摘 要：本文以辦公室的特點(diǎn)綜合性、協(xié)調(diào)性與服務(wù)性為切入點(diǎn)，對(duì)文秘人員的政治素質(zhì)、能力素質(zhì)及道德素質(zhì)的需求進(jìn)行深入分析。

關(guān)鍵詞：辦公室工作特點(diǎn)；文秘人員的素質(zhì)需求；分析

0.引言

辦公室是上級(jí)與下級(jí)間信息傳遞的窗口，是協(xié)調(diào)內(nèi)部與外部工作的紐帶。主要負(fù)責(zé)日常行政工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，監(jiān)督與檢查員工的工作情況，對(duì)外采集綜合信息、管理服務(wù)接待等工作。辦公室的工作尤為重要，不僅要掌握工作的綜合性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性與機(jī)密性，還要具有較高的優(yōu)良素質(zhì)。高度認(rèn)識(shí)辦公室的工作特點(diǎn)是提升文秘人員整體素質(zhì)的重要前提，應(yīng)引起足夠的重視。

1.辦公室工作特點(diǎn)

1.1辦公室工作的綜合性

辦公室的工作人員應(yīng)充分根據(jù)辦公室的綜合情況，處理好行政管理工作[1]。首先，辦公室是整個(gè)公司重要工作的連接點(diǎn)，在公司內(nèi)部，辦公室緊扣公司的業(yè)務(wù)銷售、產(chǎn)品的研發(fā)、服務(wù)接待及行政管理工作，與領(lǐng)導(dǎo)、部門、職工間具有直接聯(lián)系；在公司外部，辦公室需要建立廣泛的人際關(guān)系資源，處理好公司的外聯(lián)工作。另外，辦公室的工作性質(zhì)比較廣，不僅要協(xié)調(diào)公司和組織行政會(huì)務(wù)、對(duì)信息進(jìn)行反饋，還要起草文件、復(fù)印文檔、接待來(lái)訪客人、整理檔案等。而且對(duì)辦公室人員的要求也比較高，必須要做到協(xié)調(diào)有序、消息可靠、控制全局，維持公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。最后，在管理工作上，辦公室既是連上啟下的參謀者，又是活動(dòng)的決定者，也是處理各項(xiàng)事物的綜合部門。因此，辦公室應(yīng)全面發(fā)揮工作的綜合職能，提升工作中的辦事效率。

1.2辦公室工作的協(xié)調(diào)性

由于公司的部門及人員的分配層次較復(fù)雜，其負(fù)責(zé)的專業(yè)事項(xiàng)也不同，在工作中很難達(dá)到次序一致的工作態(tài)度。因此，辦公室的協(xié)調(diào)工作顯得尤為重要。首先，辦公室要保證信息的傳達(dá)及時(shí)，下級(jí)的反饋準(zhǔn)確，處理問(wèn)題的方式要一致，根據(jù)矛盾的原因相對(duì)的協(xié)調(diào)解決， 合理控制矛盾的延伸。其二，辦公室要保證信息量的準(zhǔn)確，全力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作上的問(wèn)題，安排和處理上下的工作任務(wù)。只有科學(xué)的進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，解決公司的業(yè)務(wù)與管理之間的矛盾，使公司全體人員的思想得到統(tǒng)一，才能促進(jìn)員工積極配合工作，完成工作目標(biāo)。

1.3辦公室工作的服務(wù)性

辦公室不是獨(dú)立存在的，它的一切工作都為公司的發(fā)展服務(wù)，聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，全力配合領(lǐng)導(dǎo)的步伐。首先，為上級(jí)吩咐的業(yè)務(wù)工作服務(wù)，如組織會(huì)議的開展、上下級(jí)間文件的傳閱等，并且服務(wù)要具有高效性，必須以工作的效率出發(fā)。另外，為來(lái)訪客人做好決定性的服務(wù)，如帶領(lǐng)客人到貴賓廳，泡茶介紹公司的基本情況等，要具有高度的禮儀意識(shí)，以最好的形象呈現(xiàn)在客人面前。因?yàn)橐龑?dǎo)人員代表著公司的門面，必須要以公司的形象出發(fā)。在為上下級(jí)服務(wù)的過(guò)程中，通過(guò)結(jié)合實(shí)際信息，及時(shí)完成交代的人物，要具有實(shí)效性。最后，為公司的職能部門服務(wù)，通過(guò)協(xié)調(diào)和溝通，將部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為部門制作文檔，資料分發(fā)等工作，提供便利的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.文秘人員的素質(zhì)需求

2.1政治素質(zhì)

文秘人員在工作中，要始終保持清晰的政治理念，堅(jiān)持學(xué)習(xí)毛澤東思想、鄧小平理論與馬克思主義，通過(guò)科學(xué)的理論知識(shí)豐富自己的工作能力。辦公室作為企業(yè)的綜合管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)的政治決策要求極高。文秘人員政治覺(jué)悟的高低直接影響企業(yè)的形象和信譽(yù)[2]。因此，文秘人員應(yīng)具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)，通過(guò)深入理解黨的政策方針和學(xué)習(xí)黨的政治精神，熟悉企業(yè)發(fā)展的傾向，將合政治理念與辦公室工作結(jié)合起來(lái)，以敏捷的思維綜合考慮工作的突破性；通過(guò)堅(jiān)持黨的思想法則，與黨性修養(yǎng)站在同一高度，自覺(jué)抵制工作作風(fēng)問(wèn)題。

2.2能力素質(zhì)

文秘人員的基本技能是要能說(shuō)會(huì)寫，并且辦公室的事物較繁瑣，綜合性強(qiáng)，對(duì)文秘人員的辦事能力具有一定的要求。首先，文字功底要強(qiáng)，精煉的語(yǔ)言文字是文件起草的前提。其二，辦公軟件運(yùn)用的高程度，并善于利用網(wǎng)絡(luò)收集資料，做好稿件編輯等工作。其三，辦事效率高，處理領(lǐng)導(dǎo)交代的事物，準(zhǔn)時(shí)完成，應(yīng)變能力強(qiáng)，對(duì)工作中臨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題以靈活的方式解決。在工作中，文秘人員應(yīng)準(zhǔn)確細(xì)致，及時(shí)果斷，提高辦事效率，需要不斷的提升自己，豐富工作經(jīng)驗(yàn)。

2.3道德素質(zhì)

文秘人員作為服務(wù)人員，應(yīng)圍繞公司中心樹立道德旗幟，提高自身的服務(wù)水平與品質(zhì)意識(shí)。首先，始終以道德素質(zhì)作為首要任務(wù)。其二，誠(chéng)實(shí)守信，謙虛謹(jǐn)慎。最后處理端正，干凈做人。文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的直接下屬，具備較高的道德素質(zhì)，能贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任。提高自身道德修養(yǎng)，需要文秘人員堅(jiān)定自己的道德思想，認(rèn)真的對(duì)待工作，樹立正確的人生觀，不受外界的擾，不受金錢誘惑，不動(dòng)搖，不含糊，與群眾路線保持一致。

3.結(jié)語(yǔ)

辦公室處于整個(gè)公司行政決策和服務(wù)中心的重要位置，是配合領(lǐng)導(dǎo)參謀內(nèi)部事務(wù)的小助手，應(yīng)具有辦事效率高，綜合素質(zhì)強(qiáng)、服務(wù)態(tài)度熱情等工作職責(zé)，同時(shí)還要認(rèn)真落實(shí)黨的方針政策，處理好公司辦事部門的綜合事物?？傊?，文秘人員應(yīng)根據(jù)辦公室的工作特點(diǎn)，全面提高自身的綜合素質(zhì)需求，積極發(fā)揮自身的工作能力。

參考文獻(xiàn)：

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[2]沈惠芳.高校辦公室工作特點(diǎn)與文秘人員素質(zhì)[J].福建教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，24（02）：19-20.