摘 要：在這個信息化時代，各行各業(yè)所要管理、涉及的數據信息量切實是越來越多、越來越大。人事檔案是個人信息的重要載體，是企業(yè)發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才的窗口，也是人力資源管理中最核心的模塊之一。在新的形勢下，人事檔案管理需要我們轉變觀念，利用新的媒介強化人事檔案管理，提高其水平，進而加快效率，發(fā)揮人才的最大效用，促進企業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)；人事檔案；管理

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案是指企業(yè)人力資源部門在招聘、配置、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中直接產生的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位立卷歸檔保存起來的以備查考的文字、聲音、圖像、照片、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史的、全面的考察員工的重要依據，是企業(yè)檔案的重要組成部分。人事檔案能夠比較準確全面反映個人的成長經歷、家庭狀況、政治面貌、工作表現(xiàn)等信息，在人力資源開發(fā)、人才管理、人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。

1、查看人才信息的窗口。根據人事檔案的形成過程來看，它并不是一成不變的，而是隨著人事的不斷變化及時更新，因此我們從人事檔案管理中觀察到個人德、才、能等方面的發(fā)展，將其作為了解人才的重要渠道，企業(yè)根據人才的不同專長和特點，合理安排崗位，有助于發(fā)揮人才優(yōu)勢，調動積極性，達到人盡其用的效用；同時，人事檔案中積累著大量的各類人才信息，企業(yè)根據人事檔案，可以及時地為企業(yè)和部門開發(fā)人才、推薦優(yōu)秀人才、培養(yǎng)人才，適應企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求。

2、增強企業(yè)競爭力。人事檔案管理屬于人力資源管理重要一項。企業(yè)在現(xiàn)代激烈的競爭中明白人才的重要性，開發(fā)人力資源可以提升企業(yè)競爭力。因為人力資源的最終目的是最大限度發(fā)揮人才優(yōu)勢，實現(xiàn)人才價值，最終提高企業(yè)的經濟效益，使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。人事檔案為人力資源管理部門提供了關于人才最基本信息，通過這些數據內容，不僅了解到人才的過去現(xiàn)在，也能知曉其長處和弱點，進而知人善任。對于企業(yè)來說，重視人事檔案管理，不僅可以有效避免假檔的發(fā)生，而且可以觀測到人才的基礎信息，方便管理人才，最終促進企業(yè)的競爭力發(fā)展。

二、高速集團企業(yè)的人事檔案管理漏洞

某省高速集團是承擔該省省高速公路項目建設和運營管理兩大重要職能的大型國有獨資企業(yè)。截止2012年3月，該省高速集團擁有8家高速公路項目管理機構、10家運營公司和11家經營性公司。在建高速公路總里程189公里，建設投資額216億元，運營管理著高速公路1853公里，企業(yè)總資產達1300億元，員工達1.32萬人。企業(yè)在經濟效益上取得了巨大成效，獲得政府和社會的認可。但是縱觀其內部管理，我們還是能發(fā)現(xiàn)集團人力資源管理方面有些漏洞與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相悖，主要存在以下兩大問題：

1、人事檔案管理混亂。企業(yè)經營范圍廣、工程量大，有時需要外援，聘用臨時工，因此人事數據更新較頻繁，但企業(yè)認為這些人員不屬于正式員工，因而疏于管理，又沒有統(tǒng)一的范式存檔，直接造成基層勞資員與上面管理人員的溝通和矛盾。個人的檔案是員工自己填寫，缺乏有效的監(jiān)督和調查，很容易出現(xiàn)假檔案。有些員工為了延長工齡，虛報年齡；有些為了升職加薪，謊報學歷和經歷，面對這些虛假信息，企業(yè)人事部門并沒有察覺。

2、檔案信息化管理水平弱。上層領導對人事檔案不重視，缺乏管理人事檔案的軟件設施設施和專業(yè)技術人才。由于檔案管理人員自身素質，對檔案存儲缺乏有效認識，他們認為，只要員工有檔案就行，也就不在意存檔的格式以及檔案的真假，也不去思考如何更好地建立健全的人才信息檔案。因此，我們不僅需要信息化企業(yè)人力資源庫所需設備的企業(yè)信息化技術的硬件；更需要加強做員工的教育，發(fā)展一支熟悉信息化檔案管理操作的專門人才。

三、加強人事檔案管理有效措施

1、完善人事檔案管理制度。人事檔案涉及企業(yè)全部員工的信息，事情瑣碎而重要，如果沒有相應的管理制度，勢必會造成管理混亂，要檔時無檔，還會存在假檔的情形。人事檔案管理制度需要企業(yè)人力資源部分根據公司狀況制定。

2、健全人事檔案模塊。企業(yè)的人事檔案模塊較少，僅有正式員工的檔案信息，因此首先要增加其他管理模塊，比如新員工入職管理、異動管理、試用期轉正、合同管理等人事管理項目。員工檔案信息一定要注意格式的統(tǒng)一，包括員工姓名、性別、出生日期、籍貫、身份證號碼、民族、婚姻、生育、文化程度、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人及電話、教育經歷、培訓經歷、家庭狀況等基本信息。要按照類別方便查詢，實現(xiàn)快速統(tǒng)計和分析。

3、提升檔案管理的信息化水平。人事檔案作為個人信息的基本載體，記錄著個人成長經歷，也為企業(yè)提供重要的信息資源。近年來，互聯(lián)網的迅速發(fā)展，使得社會信息化進程逐漸加快，企業(yè)的人事檔案記錄也由原來的紙質轉移到新的水平的應用，檔案通過電子方式存檔，可以備份，保證信息的丟失。檔案的信息化管理，可以方便人們迅速建檔、查找，修改，節(jié)省了很多時間。當然，需要檔案人員一定要認真處理這些人力資源數據，不能以馬馬虎虎的態(tài)度來看待這些基礎信息，會給以后的工作帶來麻煩，造成員工利益的侵害。

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