摘 要：信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)活動(dòng)的所有方面，作為現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。而檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。檔案工作者應(yīng)適應(yīng)信息時(shí)代新的節(jié)拍，加快檔案信息化管理的步伐。

關(guān)鍵詞： 檔案；檔案信息化；管理

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復(fù)雜，需靠手工查詢紙張?jiān)?，響?yīng)速度慢。由于檔案量巨大，當(dāng)需要查詢檔案時(shí)，需花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)，甚至一天的時(shí)間在檔案室查找。耗時(shí)、耗力。由于檔案需長期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。 由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

處于信息化社會(huì)的今天，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路。

二、檔案信息化管理存在的幾個(gè)問題

1、檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)及規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理信息化不僅要使用先進(jìn)設(shè)備技術(shù)，還是一個(gè)系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標(biāo)，需要各方面的大力支持和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變?cè)杏^念，通力合作，與時(shí)俱進(jìn)。

2、檔案管理信息化的意識(shí)不強(qiáng)。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息滿足社會(huì)各界的需求。當(dāng)前，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的信息化認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化進(jìn)程。

3、信息化人才不足。檔案管理信息化的前提是人才現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少信息化管理的基本知識(shí)，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此要從硬件上及時(shí)配備檔案信息化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，提高檔案信息化水平。

2、增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、封閉保守等思想觀念，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

3、加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面，能否與各項(xiàng)檔案的全面管理工作相融合，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，整體推進(jìn)。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)的全面提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

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作者簡(jiǎn)介：宋真（1992.2—），女，河南平頂山人，畢業(yè)于平頂山職業(yè)技術(shù)學(xué)院，現(xiàn)就職于平頂山天安煤業(yè)股份有限公司二礦辦公室。