摘 要：企業(yè)職工檔案是人才的主要信息源，是記錄職工個(gè)人基本信息、成長經(jīng)歷的文檔，是選拔人才的重要工具。管好用好職工檔案，對企業(yè)人才資源開發(fā)起著重要作用。本文對職工檔案管理中存在的問題及解決辦法做一粗淺總結(jié)，以便今后更好地做好企業(yè)職工檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：職工檔案；管理；建議

企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、提拔和聘用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、崗位技能水平、工作表現(xiàn)、工資待遇、勞動(dòng)保護(hù)以及工種變動(dòng)等情況的文件材料。是企業(yè)用人單位歷史地、全面地考核職工的依據(jù)，是企業(yè)檔案的重要組成部分。本人在從事企業(yè)職工檔案管理工作的實(shí)踐中，對職工檔案管理中存在的問題及解決辦法做一粗淺總結(jié)，以便今后更好地做好企業(yè)職工檔案管理工作。

一、企業(yè)職工檔案及管理中存在的問題。

（一）認(rèn)識不到位，重視程度不夠。

有的同志看不到這項(xiàng)工作的重要性，認(rèn)為：現(xiàn)在使用人才重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，檔案沒有多大作用；還有的同志認(rèn)為：企業(yè)職工檔案工作是企業(yè)職工、勞動(dòng)組織部門的事，與己無關(guān)。形成的材料規(guī)格、用筆書寫不規(guī)范，或有涂改現(xiàn)象，在查閱檔案資料時(shí)，利用者不辦理相關(guān)手續(xù)，甚至個(gè)別人還提出要自己查閱其本人檔案。

（二）材料收集不夠完整齊全，信息內(nèi)容不準(zhǔn)確。

在收集材料時(shí)，沒有很好地去鑒別、審查，對材料的保存價(jià)值和材料的真實(shí)性把握不準(zhǔn)，致使有些重要材料，特別是黨團(tuán)材料、考察鑒定材料、獎(jiǎng)懲材料、工資材料不齊全；對一些偽造的假學(xué)歷、假學(xué)籍缺少甄別手段，不利于在實(shí)際工作中使用。有些表的填寫時(shí)間不真實(shí)：出生年月和參加工作時(shí)間各不相同，為了不同目的，出生年月有的越填越小，有的越填越大，參加工作時(shí)間越填越早。

二、解決的辦法與思路

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

企業(yè)職工檔案管理工作是企業(yè)職工勞動(dòng)組織部門工作的重要組成內(nèi)容，對建設(shè)高素質(zhì)的職工隊(duì)伍具有重要意義。領(lǐng)導(dǎo)支持是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。具有現(xiàn)代化管理知識、熟練運(yùn)用現(xiàn)代高新科技設(shè)備的管理人員是檔案管理的組織保證。我礦成立了以礦長為組長的檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，把它放在職工隊(duì)伍建設(shè)全局的高度來對待，切實(shí)納入重要議事日程。另外，要求檔案管理人員要高素質(zhì)、高知識，先培訓(xùn)、后上崗，能夠熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用，具有檔案管理、保護(hù)知識和技能。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)教育，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

1、檔案管理人員要具備較高的素質(zhì)

要提高檔案管理工作水平，關(guān)鍵在于提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立一個(gè)高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員隊(duì)伍。①業(yè)務(wù)素質(zhì)：要具備專業(yè)基礎(chǔ)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)。②要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

2、開展多種形式的檔案文化活動(dòng)

形式多樣的檔案學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，可以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，如：利用板報(bào)、圖片、多媒體等宣傳檔案管理知識，鼓勵(lì)檔案員積極參與并提供素材，定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)班，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理工作的各種知識、操作技能，法律法規(guī)，不定期開展檔案管理知識競賽、檔案操作技術(shù)比武、檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)和論文發(fā)布會(huì)、提高檔案工作實(shí)際管理水平。

（三）充分利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案的實(shí)際效能

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理信息現(xiàn)化已勢在必行。檔案管理人員將個(gè)人檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，不僅不用頻繁查閱職工檔案原件，造成不必要的磨損，又可以提高查閱檔案的速度，節(jié)約時(shí)間，提高工作效率，也有利于檔案的保密和安全，保障檔案的完整率、準(zhǔn)確率。在實(shí)際工作中，要認(rèn)真準(zhǔn)確地將有關(guān)信息、數(shù)據(jù)等情況輸入計(jì)算機(jī)，及時(shí)準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供情況，真正發(fā)揮企業(yè)職工檔案的作用，提高現(xiàn)代化管理水平。

（四） 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè) 實(shí)現(xiàn)檔案材料的規(guī)范化

1.要精心整理檔案材料

企業(yè)職工檔案材料的整理標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)。要對收集的材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編號、填寫目錄和精心加工，直至裝訂成卷，并且還要不斷地對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和完善。在整理檔案材料過程中要按照煤炭企業(yè)檔案分類規(guī)則，對照標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)企業(yè)人事檔案材料的內(nèi)容特征分為十大類，做到準(zhǔn)確、清晰、有序且便于利用。 對不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料進(jìn)行技術(shù)加工。大于規(guī)定尺寸的材料或折疊或剪裁，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進(jìn)行了剪裁或折疊；對檔案材料上的金屬物進(jìn)行拆除等，保證了加工質(zhì)量。

2.準(zhǔn)確無誤提供檔案信息

企業(yè)職工檔案的利用是整個(gè)職工檔案的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。檔案材料規(guī)范化的最終目的是為了更好地利用檔案的實(shí)際效能，為社會(huì)生產(chǎn)和建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分利用企業(yè)職工檔案信息，千方百計(jì)地做好檔案的利用工作， 改進(jìn)管理方法，尤其要在檔案材料的鑒別上，在轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案材料上把好關(guān)口，為組織上提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息。

（五）進(jìn)一步加強(qiáng)硬件建設(shè) 提高檔案管理水平

硬件建設(shè)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。我礦在檔案管理中做到了檔案庫房、閱覽室、辦公室三室分開；檔案庫房配有防盜門、報(bào)警器、滅火器、干濕溫度表、排氣扇、防腐殺蟲劑等物品和設(shè)備，還購置了裝訂機(jī)、裁紙刀、縫紉機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)等， 這些硬件設(shè)施為我礦綜合檔案室的現(xiàn)代化管理提供了可靠的保證。

總之，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，需要我們不斷進(jìn)行研究和探索，不斷向前邁進(jìn)。只有這樣，才能更好地服務(wù)于礦山，服務(wù)于國家建設(shè)，企業(yè)職工檔案才能真正體現(xiàn)出它的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張峰，姜興美；息化對檔案工作的挑戰(zhàn)及對策[J] ；山東檔案；2000， 第06 期

作者簡介：張馨心（1988.1—），女，河南焦作人，畢業(yè)于中國人民解放局理工大學(xué)，現(xiàn)就職于平頂山天安煤業(yè)股份有限公司二礦辦公室。