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        檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)比較研究*

        2014-12-28 02:45:48包海峰徐濼燚
        檔案與建設(shè) 2014年2期
        關(guān)鍵詞:著錄檢索規(guī)則

        包海峰 彭 楨 徐濼燚 陳 剛

        (南京大學(xué)檔案館,南京,210093)

        隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及,利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理成為檔案管理部門和檔案學(xué)術(shù)領(lǐng)域共同關(guān)注的問題,而檔案元數(shù)據(jù)是對(duì)傳統(tǒng)檔案和電子檔案實(shí)現(xiàn)有序管理的基礎(chǔ)。

        元數(shù)據(jù)(Metadata)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。ISO/IEC 11179-3:2003(E)對(duì)元數(shù)據(jù)的定義為:元數(shù)據(jù)是描述數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。它描述了數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和意義,是連接數(shù)據(jù)和用戶之間的橋梁。元數(shù)據(jù)具有一些基本特征:元數(shù)據(jù)一經(jīng)建立,便可以共享;元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和完整性依賴于信息資源的價(jià)值和使用環(huán)境;元數(shù)據(jù)形式靈活;元數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用環(huán)境是變化的分布式環(huán)境;任何一種格式都不能滿足不同組織的不同需要。檔案元數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ),江薇認(rèn)為檔案元數(shù)據(jù)是用來描述數(shù)字檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景特征的數(shù)據(jù),它是一個(gè)結(jié)構(gòu)化的標(biāo)準(zhǔn)體系。其目的是對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織、管理、發(fā)現(xiàn)、識(shí)別、選擇、定位、開發(fā)利用和評(píng)價(jià),追蹤檔案在管理和使用過程中的變化,有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的憑證價(jià)值、集成整合與長(zhǎng)期保存。數(shù)字環(huán)境下的檔案元數(shù)據(jù)是描述數(shù)字檔案信息的一種數(shù)據(jù)格式,利用它可促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)信息資源的組織和發(fā)現(xiàn)。楊杰認(rèn)為對(duì)于檔案管理部門元數(shù)據(jù)具有四個(gè)方面的職能,即:揭示職能、檢索職能、管理職能和憑證職能。隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn),檔案信息資源的整合研究及實(shí)踐的深入,檔案元數(shù)據(jù)作為檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)勢(shì)必要跟上。

        1.檔案元數(shù)據(jù)研究現(xiàn)狀

        從研究文獻(xiàn)上來看,截至2012年底,在中文CNKI數(shù)據(jù)庫中用以“題名=元數(shù)據(jù)”為檢索式進(jìn)行檢索,檢索結(jié)果的時(shí)間跨度從1989年到2012年底,共2594篇,可以看出(見表1),從2000年左右,研究文獻(xiàn)開始明顯增加,至2012年底,每年關(guān)于元數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)數(shù)量基本穩(wěn)定在200-300篇左右,其中(見表2)約50%集中在計(jì)算機(jī)軟件及應(yīng)用領(lǐng)域,圖書情報(bào)領(lǐng)域的文獻(xiàn)占18%,檔案館及博物館領(lǐng)域的文獻(xiàn)僅占5%。這說明除了計(jì)算機(jī)軟件及應(yīng)用領(lǐng)域,圖書情報(bào)領(lǐng)域?qū)υ獢?shù)據(jù)的研究是最深入的,檔案館及博物館領(lǐng)域僅占5%,相對(duì)較少。實(shí)際上,圖書情報(bào)領(lǐng)域?qū)υ獢?shù)據(jù)的理論研究起步是比較早的,實(shí)踐方面的探索和應(yīng)用也取得了大量的成果。

        如果以“題名=檔案元*數(shù)據(jù)”為檢索式進(jìn)行檢索,截至2012年底,共檢索到140篇文獻(xiàn)(見表1),每年的文獻(xiàn)在10篇左右。從學(xué)科分布來看(見表2),除了計(jì)算機(jī)軟件及應(yīng)用領(lǐng)域外,主要集中在檔案館及博物館領(lǐng)域,盡管如此,也僅有51篇。一定程度上可以看出國內(nèi)在檔案元數(shù)據(jù)研究和實(shí)踐方面起步還比較晚,根據(jù)檢索出來的論文可以看出檔案元數(shù)據(jù)的研究成果相對(duì)比較零碎,多涉及基礎(chǔ)框架的研究和介紹,研究缺乏系統(tǒng)性,研究特定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或特定技術(shù)下元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)較多,關(guān)注元數(shù)據(jù)之間關(guān)系的較少。檔案元數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理部門的重要意義不言而喻,缺少成熟的檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系的支持,數(shù)字檔案館建設(shè)必然會(huì)受到一定程度的影響。誠然,圖書情報(bào)和檔案有很多相通之處,檔案領(lǐng)域可以借鑒圖書情報(bào)及計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用領(lǐng)域的許多成熟的研究和實(shí)踐成果,但是檔案管理與圖書情報(bào)的管理對(duì)象有所不同,檔案有其自身的特點(diǎn),如檔案的真實(shí)性、完整性問題,檔案的憑據(jù)作用和檔案訪問權(quán)限等,解決這些問題需要根據(jù)檔案的特點(diǎn),在充分借鑒其他領(lǐng)域研究成果的基礎(chǔ)上,針對(duì)檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行深入研究和實(shí)踐,這樣才能進(jìn)一步推動(dòng)檔案元數(shù)據(jù)的理論研究,從而更好地服務(wù)于數(shù)字檔案館的實(shí)踐應(yīng)用。

        表1 文獻(xiàn)年代分布表

        表2 文獻(xiàn)研究領(lǐng)域分布表

        2.國內(nèi)外常用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

        目前國際上常用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)有:都柏林核心元數(shù)據(jù)集合(DC)、CDWA、VRA、FGDC、GILS、TEI、EAD、《國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)(總則 )》ISAD(G)。 其 中 ,DC是Sherman和Price在2003年引入的作為數(shù)據(jù)提供方的最低限度映射要求的目標(biāo)元數(shù)據(jù),是一種跨領(lǐng)域的信息資源描述標(biāo)準(zhǔn),DC以其簡(jiǎn)便高效的特點(diǎn)獲得了廣泛的認(rèn)可和應(yīng)用;CDWA用于數(shù)字圖像及藝術(shù)品資源的描述;VRA用于藝術(shù)、建筑、史前文物、民間文化等藝術(shù)類的三維實(shí)體可視化資源的描述;FGDC用于空間地理數(shù)據(jù)內(nèi)容的描述;GILS用于政府公共信息資源的描述;TEI用于電子文本的描述;EAD用于檔案館博物館的檔案手稿資料的描述;ISAD(G)是根據(jù)國際檔案理事會(huì)與聯(lián)合國教科文組織達(dá)成的協(xié)議,由1990年成立的國際檔案理事會(huì)ICA(International Council on Archives)著錄標(biāo)準(zhǔn)特別委員會(huì)制定的,指導(dǎo)和規(guī)范檔案著錄描述的通則性標(biāo)準(zhǔn),此標(biāo)準(zhǔn)適用于各種形式和載體的檔案資料。

        國內(nèi)現(xiàn)行的檔案行業(yè)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)《DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》)是由我國國家檔案局于1999年5月31日批準(zhǔn)執(zhí)行的檔案行業(yè)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)??偟膩碚f,EAD、ISAD(G)、《規(guī)則》是目前檔案界應(yīng)用最廣泛的幾種檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案界元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化起到了重要作用?!兑?guī)則》于1983年10月擬定完成,再征求各檔案部門的意見,集思廣益,經(jīng)過修改后,于1985年成為國家標(biāo)準(zhǔn)?,F(xiàn)行的《規(guī)則》是1999年是由安徽省檔案局起草,國家檔案局批準(zhǔn)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。《規(guī)則》所引用的標(biāo)準(zhǔn)有B/T3792.1-1983文獻(xiàn)著錄總則、GBT7156一1987文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼、GB/T9704-1988國家機(jī)關(guān)公文格式、GB/T15418-1994檔案分類標(biāo)引規(guī)則、GB/T3860一1995文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則、DDA/T1一1992檔案工作基本術(shù)語與DDA/T19一1992檔案主題標(biāo)引規(guī)則。

        ISAD(G)從嚴(yán)格意義上來說,并不完全是元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),而是為編制元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提供的總則性指南,它對(duì)于現(xiàn)在大部分通行的檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)如EAD,都有著及其重要的指導(dǎo)和參考作用。國際檔案理事會(huì)這樣制定標(biāo)準(zhǔn)的初衷是盡可能地以檔案資料的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化來建立檔案信息智能控制與存取體系,協(xié)助以傳統(tǒng)和電子方式進(jìn)行檔案資料的著錄和這些著錄間的轉(zhuǎn)換。

        EAD是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館、圖書館、博物館處理檔案與手稿資料最常用的元數(shù)據(jù),采用SGML(ISO8879)作為編碼標(biāo)準(zhǔn)。EAD正式文本的結(jié)構(gòu)由EAD DTD(EAD Document Type Definition,EAD文檔類型定義)、EAD標(biāo)簽庫、標(biāo)簽使用范例及應(yīng)用指南構(gòu)成。其中,EAD DTD是主體部分,是EAD主要功能得以實(shí)現(xiàn)的結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)。目前,許多國家和地區(qū)已經(jīng)針對(duì)EAD進(jìn)行了實(shí)踐,其中影響較大項(xiàng)目的包括:美國加州遺產(chǎn)項(xiàng)目(California Heritage Project)、加 利福尼亞博物館和聯(lián)機(jī)檔案計(jì)劃(MOAC)、英國皇家委員會(huì)發(fā)起的核心執(zhí)行項(xiàng)目(Core Executive Pilot Project)、臺(tái)灣“中央研究院歷史語言研究所”采用EAD1.0版本對(duì)其所收藏的內(nèi)閣大庫明清檔案進(jìn)行著錄轉(zhuǎn)化。通過對(duì)EAD應(yīng)用機(jī)構(gòu)的調(diào)查與統(tǒng)計(jì),截至2013年2月,已有90個(gè)機(jī)構(gòu)開展了EAD項(xiàng)目。其中檔案館占了大多數(shù),解決了檔案信息遠(yuǎn)程利用服務(wù)的問題。其次為圖書館,國外一些大學(xué)的圖書館設(shè)有特殊館藏室,如芝加哥大學(xué)圖書館的特殊館藏部,就進(jìn)行了檢索工具的EAD格式轉(zhuǎn)換項(xiàng)目。還有些特殊館藏機(jī)構(gòu)和博物館等,如歐盟手稿及信函網(wǎng)絡(luò)存檔項(xiàng)目,制作了EAD格式檢索工具也應(yīng)用EAD來制作檢索工具,這些機(jī)構(gòu)的比例較少。目前,這三類在所有機(jī)構(gòu)中的所占份額分別為:54.44%、25.56%、20%。

        3.檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的比較分析

        EAD、ISAD(G)、《規(guī)則》作為在檔案界最為普及的幾種元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),為檔案信息化建設(shè)做出了重要貢獻(xiàn),得到了檔案學(xué)術(shù)界和檔案管理部門的充分肯定。但是由于它們制定的背景不盡相同,每種標(biāo)準(zhǔn)各有優(yōu)勢(shì),同時(shí)也存在一些不足之處。本文對(duì)上述三種檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較分析,通過比較分析為今后檔案元數(shù)據(jù)研究提供一定的參考。

        總體來說,ISAD(G)很好地實(shí)現(xiàn)了如下基本功能:如實(shí)地記錄和反映檔案形成、保管和利用過程以及控制信息;為檔案信息的組織和共享創(chuàng)造條件;滿足數(shù)據(jù)交換需求;為整合來源于不同保管機(jī)構(gòu)的檔案信息提供便利。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,使用ISAD(G)可以規(guī)范檔案的著錄,對(duì)檔案進(jìn)行全周期標(biāo)準(zhǔn)化控制,從而實(shí)現(xiàn)檔案信息高效利用。ISAD(G)基于多維控制的視角,對(duì)檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息都進(jìn)行了完整的著錄,建立了著錄條目與檔案實(shí)體之間的準(zhǔn)確映射關(guān)系,實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案整個(gè)生命周期的實(shí)時(shí)著錄,保障了檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。ISAD(G)具有以下特點(diǎn):

        (1)ISAD(G)有著深厚的實(shí)踐基礎(chǔ),依循了需求導(dǎo)向原則。特別委員會(huì)在擬定初稿后,多次征求意見并修訂完善,并不斷參考各種新技術(shù)手段和利用工具。

        (2)ISAD(G)訂制的專家將檔案工作中的前沿理論充分體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)之中,對(duì)全宗理論、多級(jí)著錄原則的體現(xiàn),使得該標(biāo)準(zhǔn)能夠歷經(jīng)十?dāng)?shù)年而不落后。

        (3)ISAD(G)具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性,標(biāo)準(zhǔn)中既有對(duì)規(guī)則的詳細(xì)描述,又有應(yīng)用實(shí)例,從檔案信息著錄到實(shí)現(xiàn)機(jī)器可理解的形式化表述,均有較好的適應(yīng)性,因而具有很強(qiáng)的應(yīng)用性。

        EAD是目前全球檔案界最有影響的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)之一,其具有以下幾方面的特點(diǎn):

        (1)廣泛適用性。EAD可以提供詳細(xì)的全文描述和存取,除了能適應(yīng)不同內(nèi)容長(zhǎng)度的著錄對(duì)象,也能描述不同載體上的不同類型的檔案,如電子文件、多媒體文件等。

        (2)易用性和兼容性。EAD基于XML和SGML,該解決方案具有直觀、易用、靈活,不依賴于任何軟、硬件平臺(tái)的特點(diǎn),因此EAD具有易用性和很強(qiáng)的可移植性,并且可以簡(jiǎn)易地同現(xiàn)在許多其他基于XML 的元數(shù)據(jù)(如:DC、MARC、ISAD(G))相互轉(zhuǎn)化,其良好的通用性大大降低了在實(shí)際工作中文件信息共享的成本。

        (3)良好的可擴(kuò)展性。各檔案機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身的工作需求,在給定的規(guī)則之下選擇相應(yīng)的元素組合和標(biāo)識(shí)層次,在部分中按實(shí)際要求的順序排列元素。

        (4)便于檢索。EAD的元素是結(jié)構(gòu)化、層次化的,除了支持對(duì)字段和全文一般的檢索如布爾邏輯檢索、截詞檢索、近似檢索之外,還可以在目錄中查找單個(gè)項(xiàng)目和離散的數(shù)據(jù)項(xiàng),便于滿足用戶的具體需要。

        我國現(xiàn)行的《DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則》,是一定時(shí)期內(nèi)檔案著錄工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié),對(duì)檔案著錄工作具有全局的規(guī)范指導(dǎo)作用。《規(guī)則》初步實(shí)現(xiàn)對(duì)國內(nèi)檔案文獻(xiàn)的管理和利用,能夠簡(jiǎn)便易行地實(shí)現(xiàn)與全球其他編目規(guī)則的檔案文獻(xiàn)的元數(shù)據(jù)交流和共享,滿足了不同內(nèi)容的檔案的著錄的要求。與《規(guī)則》相配套的各種標(biāo)準(zhǔn)和輔助工具不斷涌現(xiàn),對(duì)《規(guī)則》的施行提供幫助,以減輕使用難度,提高現(xiàn)實(shí)的適用能力。

        隨著這些檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理行業(yè)的普及以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,這些標(biāo)準(zhǔn)在研究和實(shí)際應(yīng)用中逐漸暴露出一些問題:

        EAD是目前全球最有影響力的檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)之一,但是在長(zhǎng)期實(shí)踐使用過程中也存在一些不適應(yīng):

        (1)軟件的選擇問題。源代碼開放軟件是一種允許他人運(yùn)用、修改和重新編碼的軟件。目前還沒有商業(yè)性軟件用以支持源代碼開放的EAD工具,很多機(jī)構(gòu)會(huì)選擇商業(yè)性軟件,因?yàn)槠湓谫|(zhì)量及后續(xù)升級(jí)等方面更有保障。

        (2)如何向網(wǎng)絡(luò)用戶提供EAD編碼檢索工具是影響EAD發(fā)展的主要瓶頸。

        (3)EAD本身的復(fù)雜性。檔案機(jī)構(gòu)在選擇標(biāo)準(zhǔn)時(shí)也必須評(píng)估軟件開發(fā)的復(fù)雜程度,而EAD本身的復(fù)雜性導(dǎo)致了部分檔案機(jī)構(gòu)的望而卻步。

        新《規(guī)則》是根據(jù)老版實(shí)行十多年中發(fā)現(xiàn)的問題和實(shí)際的需求情況進(jìn)行了修改,雖是用行標(biāo)頒發(fā)的,但在本質(zhì)上是對(duì)老《規(guī)則》國標(biāo)的修訂本?!兑?guī)則》在元素設(shè)置方面的存在一些先天的缺陷。該標(biāo)準(zhǔn)分的元素分為題名與責(zé)任說明項(xiàng)、稿本和文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)7個(gè)大項(xiàng),共計(jì)22個(gè)。但是相比ISAD(G)等元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),99版本的《規(guī)則》的元素設(shè)置存在一些問題,因此存在著諸多的缺陷,主要有以下三點(diǎn):

        (1)題名相關(guān)元數(shù)據(jù)不完善。題名本身的復(fù)雜性,以及在檢索時(shí)的重要性,使得在題名著錄時(shí)需要完善的元數(shù)據(jù)加以描述?!兑?guī)則》在題名項(xiàng)中只有正題名、并列題名和副題名及說明題名文字,這在實(shí)際應(yīng)用中是不完善的,如在著錄叢書時(shí)不能體現(xiàn)總題名、分題名以及這兩者的關(guān)系,以及不能著錄別名,如不能揭示《紅樓夢(mèng)》和《石頭記》的內(nèi)在關(guān)系。

        (2)在附件元數(shù)據(jù)過于簡(jiǎn)單。附件是指文件正文后的附加材料,《規(guī)則》對(duì)于附件規(guī)定“只著錄附件題名”,其他要素則全部省略,同時(shí)補(bǔ)充規(guī)定“若附件題名具有獨(dú)立檢索意義時(shí)亦可另行著錄條目”,但“亦可”使得該條款不具備必要性和強(qiáng)制性,從而導(dǎo)致在實(shí)踐中流于形式。同時(shí),“另行著錄條目”的檔號(hào)和正文檔號(hào)(主要是件號(hào))沒有明顯的區(qū)別,因此由于“檔號(hào)重復(fù)”,計(jì)算機(jī)無法對(duì)附件進(jìn)行著錄。在實(shí)際工作中造成的后果是,出現(xiàn)對(duì)附件不著錄,或著錄不全面、不準(zhǔn)確,以及未將附件納入檢索體系,最終造成在檔案利用工作中的“死檔”現(xiàn)象,影響了查檔效果,也損害檔案本身的利用價(jià)值。

        (3)著錄元素不全。在《規(guī)則》中,著錄的定義為“在編檔案目錄時(shí),對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程”,這個(gè)定義仍然是基于手工整理檔案編目和相應(yīng)的管理過程,因而對(duì)于利用方式、相關(guān)背景以及獲取著錄信息的來源等方面相比傳統(tǒng)檔案發(fā)生了巨大變化的電子文件來說就過于狹隘了。如果按照上面的定義對(duì)電子文件進(jìn)行著錄,連如何讀取該電子文件都未注明,信息技術(shù)更新?lián)Q代之后,利用時(shí)的后續(xù)工作是很難展開的。除此以外《規(guī)則》沒有對(duì)檔案原始性方面的進(jìn)行控制,這對(duì)傳統(tǒng)檔案(一般為紙質(zhì)的文書)并沒有很大影響,但在確保電子文件的真實(shí)性、完整性等方面缺少必要的描述。在電子文件著錄方面缺失的元素有該電子檔案的處理軟件及相關(guān)版本、文件大?。ㄗ止?jié)數(shù))、文件格式(后綴名)、加密格式以及載體相關(guān)等,這些對(duì)于電子檔案的利用和真實(shí)性、完整性的保證是不可或缺的。除此以外,該標(biāo)準(zhǔn)也缺少檔案層級(jí)著錄相關(guān)的元素,無法實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化的全宗細(xì)化到文件級(jí)別的著錄。

        (4)缺少規(guī)范控制。早在20世紀(jì)初,美國圖書館學(xué)家卡特(Cutter CA)就在《印刷本字典式目錄規(guī)則》一書中首次提出了“規(guī)范控制(Authority Control)”的概念。規(guī)范控制又稱權(quán)威控制,是為確保標(biāo)目在檢索目錄系統(tǒng)中的惟一性和穩(wěn)定性而建立、維護(hù)、使用規(guī)范款目和規(guī)范文檔的工作過程?!兑?guī)則》在檔案規(guī)范控制方面還有欠缺,這會(huì)影響到檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化。

        作為通則性標(biāo)準(zhǔn),ISAD(G)更強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)易性和互通性,而EAD則更注重語義和語法的細(xì)致化。EAD作為更具操作性的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于實(shí)踐領(lǐng)域,而ISAD(G)則作為指導(dǎo)性的原則為EAD等具體的檔案著錄規(guī)則提供指南和參照。

        《規(guī)則》和ISAD(G)相比,還存在諸多差距,具體區(qū)別如下:

        (1)ISAD(G)定義著錄范圍比《規(guī)則》更全面,能更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子文件著錄要求。

        (2)ISAD(G)定義包涵了檔案整個(gè)生命周期,而不僅僅是在歸檔之后的進(jìn)行分析、選擇和記錄,它在文件生成之初甚至在之前就開始了著錄工作,并持續(xù)至整個(gè)文件生命周期結(jié)束,可靠性、真實(shí)性、完整性得到了保證。它的定義中明確了檔案著錄是動(dòng)態(tài)的過程,檔案的特征信息在檔案管理的每一階段(包括文件的形成、鑒定、收藏)都要不斷補(bǔ)充完善。而《規(guī)則》只是在保管期內(nèi)進(jìn)行一定范圍內(nèi)的控制。

        (3)ISAD(G)能夠?qū)崿F(xiàn)多級(jí)著錄,《規(guī)則》最多只能進(jìn)行案卷與文件這樣低級(jí)別的著錄,對(duì)全宗與類別這樣高級(jí)別的則是空白。因此,需要增加從全宗到所屬部分的著錄項(xiàng),以便使檔案著錄能夠完整地體現(xiàn)檔案的各個(gè)級(jí)別層次。同時(shí),多級(jí)著錄需要基于公認(rèn)的理論原則,如由總到分的檔案著錄原則,就是“尊重全宗”原則的實(shí)踐結(jié)果。

        4.檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展展望

        每種檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定都有不同的側(cè)重,隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入,檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也需要做出相應(yīng)的調(diào)整以適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理理論和實(shí)踐的要求??傮w而言,在今后檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展過程中需要進(jìn)一步拓展以下幾個(gè)方面的研究:

        第一,多層次和多功能的結(jié)合。這里的層次除了著錄級(jí)別的多層次外,還包括元數(shù)據(jù)的選擇和組合可以根據(jù)實(shí)際的需要細(xì)化到不同的層次。選擇的層次不同,能實(shí)現(xiàn)的具體功能也不同。同時(shí),元數(shù)據(jù)功能的整體趨勢(shì)由保管查詢擴(kuò)展到了檔案的管理和利用規(guī)則方面,能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

        第二,時(shí)間跨度由保管期延伸到整個(gè)生命周期。在當(dāng)今這個(gè)信息社會(huì),電子文件所占的比重不斷增加,如果不能保留必要的電子文件背景信息,則電子文件的真實(shí)性、可靠性及可用性就會(huì)大打折扣。

        第三,滿足個(gè)性化需求。電子文件是一種新的檔案形式,有多種載體形態(tài)和記錄方式。如果不去關(guān)注電子文件的特點(diǎn)并對(duì)相應(yīng)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?,那么?biāo)準(zhǔn)很快就會(huì)落后于實(shí)際需求。同時(shí),根據(jù)對(duì)象的特點(diǎn)做好元數(shù)據(jù)的個(gè)性化,就能更好地實(shí)現(xiàn)不同類型檔案管理和利用。總的來說,元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的修改和制訂要以具體的應(yīng)用為背景,針對(duì)某一特定類型的資源或?qū)嶓w的特點(diǎn),不求標(biāo)準(zhǔn)可以包羅萬象,滿足具體需要即可。

        第四,元數(shù)據(jù)的互操作。信息的交流和共享是大勢(shì)所趨,為了向用戶提供更為全面優(yōu)質(zhì)的檢索利用服務(wù),必須實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的互操作。

        [1]張正強(qiáng).論中國電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展方向.圖書情報(bào)知識(shí),2004(5):35-38.

        [2]陳彩紅.國內(nèi)外元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)宏觀比較研究.河北科技圖苑,2011(1):65-67.

        [3]江薇.關(guān)于我國檔案元數(shù)據(jù)格式的建議.蘭臺(tái)世界,2008(4):24-25.

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