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        中小企業(yè)制度建設的工作設想

        2014-12-16 22:56:16白登飛
        企業(yè)導報 2014年21期
        關鍵詞:經(jīng)濟管理標準化制度

        白登飛

        摘? 要:制度是一種協(xié)調人際關系的工具,是人的行為的規(guī)則或方式。在任何一個社會形態(tài)中,任何個人、組織、社團,甚至政府都處在特定的制度體系中,受其束縛,受其制約。制度,大可以到治理國家,上升為國家意志;中可以到管理企業(yè),成為企業(yè)管理的依據(jù)。 制度建設是管理工作的基礎,企業(yè)管理要靠制度來延續(xù),只有建立健全完善的制度,才能有規(guī)范有效的管理。

        關鍵詞:經(jīng)濟管理;制度;標準化

        一、認識以制度管理企業(yè)的重要性

        中國有句俗話:沒有規(guī)矩,不成方圓。其意思就是說,沒有規(guī)則(即制度)的約束,人類的行為就會陷入混亂。制度管理是公司為求得最大效益,在生產管理實踐活動中制定的各種帶有強制性義務,并能保障一定權利的各項規(guī)定等,包括人事制度、生產管理制度、民主管理制度等制度及流程。管理制度是實現(xiàn)企業(yè)目標的有力措施和手段。它作為職工行為規(guī)范的模式,能使職工個人的活動得以合理進行,同時又成為維護職工共同利益的一種強制手段。因此,企業(yè)各項管理制度,是企業(yè)進行正常的生產經(jīng)營管理所必需的,它是一種強有力的保證。優(yōu)秀企業(yè)(海爾)的管理制度必然是科學、完善、實用的管理方式的體現(xiàn)。

        二、制度管理現(xiàn)狀

        以某油田氣化工科技公司目前的現(xiàn)狀來說明,制度建設中存在的問題:

        一是管理不規(guī)范,隨意性強。目前,公司正處在注冊的轉折期,管理體制不健全,沒有一套規(guī)范系統(tǒng)的管理制度,處在被動反應之中,對新問題的出現(xiàn),往往依據(jù)領導的會議發(fā)言或其他方式的口頭表示或默許,就事論事,沒有系統(tǒng)的制定程序、會簽流程和跟蹤檢查的程序,沒有對應的執(zhí)行措施,使職工茫然不知所措,形成自由主義的懶散狀態(tài);二是垂直覆蓋制度(上級的管理制度)所涉及的管理關系復雜,存在執(zhí)行的難度。制度往往涉及組織內部縱向和橫向的交叉,在目前的三級組織管理結構下,有些問題可依據(jù)上級單位的制度約束,在沒有厘清上下垂直的管理關系下,公司上級部室對公司執(zhí)能部門間傳遞的信息不對稱,使縱向管理理存在很大問題,遇事有扯皮現(xiàn)象,制約了制度的執(zhí)行;三是制度管理處在無序狀態(tài)。一部分制度的制訂由各部門自行擬定,制訂部門只是站在本部門立場或照搬主義,沒有進行深入分析,廣泛聽取各方意見,擬訂好后推廣運行,不經(jīng)制度主管部門統(tǒng)一規(guī)范“組裝”。無法律審核,無備案,沒有形成統(tǒng)一的歸口管理,是形成制度在各個部門自行管理主要原因;四是對適行的制度不宣貫。注重制度的制定,制度的理解僅限于制訂部門,忽視就制度內容對職工的培訓,得不到全體的認知,造成執(zhí)行有困難,失去制度需要大家的維護。

        因此,需要對企業(yè)過去的經(jīng)歷、經(jīng)驗、習慣等加以回顧與分析,規(guī)劃適合企業(yè)自身狀況的一個企業(yè)愿景,并以此為指導,制定出符合企業(yè)實際、適合企業(yè)發(fā)展階段、針對性強、操作性強的企業(yè)制度和流程,為規(guī)范企業(yè)管理、提升企業(yè)素質、增強員工士氣創(chuàng)造條件。

        三、開展制度建設的思路

        (一)明確制度編制的原則。其一制度建設必須依據(jù)國家法律、法規(guī)和規(guī)章,公司各項規(guī)定的制定原則。就是內容必須合法,主體必須合法,程序必須合法,不能與國家、油田公司的法規(guī)及管理辦法相違背、相沖突。其二制度建設必須堅持認真調查研究,符合公司實情的原則。每一項制度起草前需要做深入的調查分析,了解各塊的實際情況,不能脫離現(xiàn)有企業(yè)的實情。其三制度建設必須做到目的非常明確,具有系統(tǒng)性的原則。制度制訂不是因任務而制訂,而是因需要而制訂,通過一個制度達到什么要求必須心里有數(shù)。同時,職能部門要有全局觀,善于登高望遠,跳出部門的小局來看問題,使制度體現(xiàn)公司整體效能的發(fā)揮。其四制度建設必須堅持可操作性。制度建設是為了管理的規(guī)范化、流程化、科學化,但根本目的是要通過規(guī)范化、流程化、科學化來提升企業(yè)管理水平,增強企業(yè)競爭力。

        (二)制度內容的編制。在制度制訂前必須有一個愿景,是一個能夠明確企業(yè)發(fā)展目標、能夠凝聚人心的核心制度(形如企業(yè)宗旨),比如油田公司的《管理制度綱要求》,再以此核心制度為中心,制訂其輻射全局的各項制度、工作流程、生產操作標準,使所有制度都圍繞這個核心制度去編制、執(zhí)行、維護。

        (1)確定的核心制度架構。包括總則、生產與運行、計劃與投資管理、人力管理、財務管理、法律事務管理、制度管理、企業(yè)文化建設等模塊進行組織。(2)規(guī)范統(tǒng)一的的標準制度內容格式。使制度緊緊圍繞即做什么(制度或流程)、為什么做(總則)、具體做法(細則)、補充說明(附則)進行描述,而在具體做法中,又圍繞誰來做(流程責任人)、怎么做(標準、檢查監(jiān)督、獎懲)、怎么反饋(回路)進行描述。在制度內容的文字上應做到語言準確、概念清楚、文字簡練、通俗易懂。(3)編制文件時應注意的細節(jié)。企業(yè)制度必須以文件的形式予以確定,并保持穩(wěn)定。在制度文件編寫的時候,必須以企業(yè)的角度去思考,不能僅僅從不同部門的立場出發(fā)。在涉及多個部門時,制度的銜接是非常重要的,制度建設負責部門應與各個共同商討,以保證制度的有效性與可操作性。在制度的建立過程必須明確各層人員的工作權限與工作內容,制定職務說明書,避免三個和尚抬水喝。也只有明確了各自的工作權限與工作內容,各種表單的核準流程的方向才不會產生偏離,作業(yè)程序方法與流程才得以合理化、暢通化,標準作業(yè)流程才可以完善的建立。

        (三)制度的宣貫。企業(yè)規(guī)章制度管理的價值在于執(zhí)行。員工對制度內容的理解和認同是關系到制度執(zhí)行與否、執(zhí)行好壞的關鍵。在實際工作中,很多企業(yè)相關主管部門只管埋頭發(fā)制度,下發(fā)之后就不聞不問,沒有進行及時、有效宣貫、溝通,給以后的工作帶來很多不便。為更好地提高制度的執(zhí)行力,要讓員工先“知法”。保障員工對制度內容有充分的理解。因此,對規(guī)章制度的宣貫工作要形成制度化、長期化和專業(yè)化,并宣貫到制度所涉及的各個部門和員工,組織企業(yè)職工進行培訓,通過自學與集體學習相結合中,并對學習成果進行考核,確保學習達到員工掌握的目的。使新員工通過制度的學習,也可以能很快適應企業(yè),進入工作狀態(tài)。

        四、實施制度建設工作的后期運行

        (一)預期的效果評價。通過經(jīng)制訂規(guī)范的《制度匯編》,能使各項制度處在同一管理平臺,相關人員責權對等,避免了有權無責、有責無權、越級管理等現(xiàn)象的發(fā)生,做到了制度流程清晰,流程間交叉部分的內容明晰;制度執(zhí)行上達到有效的監(jiān)督和反饋機制,體現(xiàn)在企業(yè)領導人和管理層要重視企業(yè)的制度化建設和管理,并且?guī)ь^執(zhí)行,領導只有以身作則,一旦有違反行為,同樣接受處罰,果斷不搞特殊化,這樣的制度建設才能真正得以貫徹實施與有效,企業(yè)的治理才能真正的提高,以形成上行下效的效果。使員工透過各項規(guī)章制度這個標準統(tǒng)一平臺,更好地了解企業(yè),讓員工更快地找對自己的位置,可以明確自己工作需要達到的標準,能夠對自己的工作有一個明確的度量,更有利于自我培訓和集體培訓,使工作更順暢,提前進入工作狀態(tài),為企業(yè)創(chuàng)造效益,?使整個企業(yè)制度建設形成向上的力量,最終是企業(yè)文化的體現(xiàn)。

        (二)制度建設的調試。在制度實施過程中,制度建設負責應對各項制度進行維護,并成立督查小組,專門負責監(jiān)督企業(yè)制度的執(zhí)行情況。同時進行調研制度的合理性、時宜性,一旦發(fā)現(xiàn)制度存在缺陷,進行矯正,廢除過期制度,以保證制度的有效性、適宜性。及時發(fā)現(xiàn)問題,及時修訂、完善,使規(guī)章制度更加現(xiàn)實性、客觀性和人性化,使各項制度執(zhí)行上落到實處,使規(guī)范化的工作流程推動企業(yè)各項工作的順利開展,確保按時完成生產任務,形成一個融洽、競爭、有序的企業(yè)工作環(huán)境,逐步實現(xiàn)企業(yè)的減虧經(jīng)營目標。

        總之,制度建設是一項長期的、艱巨的任務。而一個制度的生命周期需要經(jīng)歷申請立項、需求分析、起草、審核、頒布、實施、監(jiān)督、評估、修訂等階段。任何制度都要經(jīng)歷一個從建立到不斷完善的過程,任何制度的內容和形式都需要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷廢止和更新,因此做好制度建設的這個PDCA,為提高企業(yè)的規(guī)范化管理水平提供一個強有力的制度保證。

        參考文獻:

        [1] 孫明強,制度勝于一切[M],新華出版社,2007

        [2] 馮立華,現(xiàn)代企業(yè)與制度建設[J],價值工程,2014(18)

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