牟文華

【摘 要】 實施會計“綠色檔案”發(fā)展策略，亦即全面開展會計檔案電子化管理工作，一方面可以減少大量紙質(zhì)憑證的打印、傳遞、整理、保管等工作;另一方面，也可以節(jié)約人力資源，使會計人員將更多的精力放在更加重要的工作崗位上，全面促進整個社會的資源節(jié)約。同時，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，整個社會的檔案管理都將面臨機遇與挑戰(zhàn)，而會計檔案的管理要在大數(shù)據(jù)時代成功轉(zhuǎn)型，離不開會計“綠色檔案”的發(fā)展和實施。但是，要想保證會計電子檔案長期的安全性，還應該積極探索安全性保障措施，建立數(shù)據(jù)格式、存儲保管、數(shù)據(jù)災備等方面的安全保障機制。

【關(guān)鍵詞】 綠色檔案; 會計檔案電子化; 信息系統(tǒng); 系統(tǒng)安全; 大數(shù)據(jù)時代

中圖分類號：F230 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1004-5937（2014）35-0058-03

新世紀到來之后，網(wǎng)絡信息技術(shù)給我們的生產(chǎn)、生活帶來了極大的便利，社會生活的方方面面都發(fā)生了巨大的變化，大量的行業(yè)開始引入電子化的管理方式，大量的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生，因此，會計“綠色檔案”也應運而生。所謂會計“綠色檔案”，即在會計檔案的打印、整理、傳遞、存儲、保管等過程全面實行電子化管理，擯棄紙質(zhì)會計檔案，實現(xiàn)“綠色、低碳發(fā)展理念”，充分節(jié)約社會資源。

一、紙質(zhì)會計檔案存在的缺陷

自造紙術(shù)發(fā)明以來，紙張作為信息載體一直受到使用者的青睞。但是，新世紀到來之后，隨著會計電算化的迅猛發(fā)展，紙質(zhì)會計檔案的缺陷也就一一顯現(xiàn)了出來。

（一）帶來了大量的資源浪費

首先，造成人力資源的消耗。使用紙質(zhì)會計檔案時，需要大量的會計人員進行整理、裝訂、保管等工作。例如，會計憑證、賬簿封面封底的填制，會計資料的調(diào)整次序、擺放整齊、裝訂成冊，各種資料加蓋印章、登記入冊等，這些工作都需要專門的會計人員進行處理。紙質(zhì)會計檔案所帶來的大量的工作，一方面，消耗了會計人員的寶貴時間和精力，人為地造成了人力資源的浪費;另一方面，占用了會計人員認真分析和研究日常工作中問題的時間，無形中增加了會計風險。

其次，造成大量紙張消耗。會計處理過程需要用到的紙張非常多，從原始憑證開始，到記賬憑證、各種賬簿、各種報表等各個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都需要至少三四張，甚至更多的紙張，這樣算下來，每個工作日所涉及的會計處理事項，就需成百上千張紙，這顯然不符合“節(jié)約資源”、“低碳環(huán)保”的基本要求。以一個中型企業(yè)為例，會計檔案所使用的紙張成本，每年估計超過十萬元，如果將這些費用節(jié)省下來，每年能建設一所希望小學。

再次，造成設備損耗嚴重。打印機、復印機、裝訂機等辦公設備，都是易耗品，長期大量的使用，以致磨損嚴重，更換頻繁。

（二）不方便進行查詢和調(diào)閱

紙質(zhì)檔案存儲時，需要編制相應的目錄，記錄清楚各項檔案的位置和基本內(nèi)容，因此，調(diào)閱紙質(zhì)檔案需要專人對照目錄查找翻閱。即使一切存儲正常，查閱檔案也需要耗費大量的人力和時間，造成一定的資源浪費。如果發(fā)生意外，存在歸檔不及時、不完整、不清楚、不方便等情況，查閱會計檔案將會更加耗時耗力。而且，目前部分公司由于辦公場所限制，一些要求保管年限較長的會計檔案都已委托檔案管理公司進行專業(yè)管理，這樣使得查詢調(diào)閱工作不能當場完成，更加影響了工作的及時性。另外，對于保管期限屆滿的紙質(zhì)會計檔案，按照財經(jīng)法規(guī)的要求，在銷毀時，需要多級部門派人共同監(jiān)銷，并且建造多種銷毀名冊，由此可見，清理和銷毀流程非常繁瑣、復雜，一旦哪些人員時間上不能夠配合的話，就將影響到銷毀工作的及時性，增加了檔案保管的風險。

（三）存在一定的風險隱患

現(xiàn)行大部分會計檔案的保管期限都要求時間比較長，因此對檔案保管地點的要求比較高，不但要有足夠的空間，還必須要防盜、防火、防災、防潮、防塵、防日光、防有害生物等。同時，對于打印機的要求也比較高，像激光打印機所出的會計資料大多墨粉穩(wěn)定性較差，因此，不利于長期保管。此外，紙質(zhì)會計檔案在交接的過程中，要求必須多人監(jiān)督、簽字、蓋章，所有的環(huán)節(jié)，都有可能存在丟失、篡改、毀損等現(xiàn)象，并且要想真正區(qū)分相關(guān)人員的責任是非常難的。因此，紙質(zhì)會計檔案在保管地點、存儲、交接等環(huán)節(jié)都存在著較大的風險隱患。

二、實施會計“綠色檔案”的可行性探討

隨著各行業(yè)信息系統(tǒng)的不斷應用，全社會已基本進入到了計算機處理階段，為會計檔案的電子化管理提供了可能性。

（一）優(yōu)化外部憑證，使其適應會計“綠色檔案”的發(fā)展需要

會計檔案的電子化，要求涉及社會生產(chǎn)運行的各個環(huán)節(jié)的信息電子化。為了建立會計“綠色檔案”管理的長效機制，應以電子化為契機，全面推進網(wǎng)絡發(fā)票、銀行回單等憑證的電子化發(fā)展，從而更大程度地實現(xiàn)全社會生產(chǎn)運行的電子化發(fā)展，使得資源節(jié)約在全社會范圍開展起來。

但是，外部憑證的優(yōu)化，不是一朝一夕，或者一紙命令就可以實現(xiàn)的。在這一點上，可以采用漸進式的處理方式，先擬定相應的策略，在部分憑證和部分企業(yè)中進行試點。例如，可以選擇電子發(fā)票或者電子商務企業(yè)進行試點。電子發(fā)票替代紙質(zhì)發(fā)票在國際上已不鮮見，它可以在網(wǎng)絡上實現(xiàn)領(lǐng)購、開具、傳遞等功能，不但杜絕了紙質(zhì)發(fā)票的資源浪費，還能夠節(jié)約相應的時間。另外，電子商務企業(yè)本身做著電子化的發(fā)展業(yè)務，以他們?yōu)樵圏c，進行外部憑證的電子化有著天然的優(yōu)勢。當試點企業(yè)取得相當?shù)某尚е?，整個社會就可以全面進行推廣了，但是推廣時，還是要考慮到個別企業(yè)的特殊性，進行有區(qū)分的推廣。

（二）結(jié)合實際，開發(fā)切實可行的會計檔案電子化管理系統(tǒng)

目前，我國實行的會計信息系統(tǒng)，并不是完全意義上的會計檔案電子化管理系統(tǒng)。因為現(xiàn)行的系統(tǒng)尚不能完全囊括會計處理過程中包含的所有的檔案信息，尤其是尚未包含大量使用的外部憑證檔案，因此，專家學者們正在積極探討如何改進現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)，使其適應會計“綠色檔案”的發(fā)展需要。

（三）實施會計“綠色檔案”必須做到安全至上

如何在安全問題上保證會計“綠色檔案”策略的順利實施呢？這就要求設計一個能夠使會計電子檔案的數(shù)據(jù)從產(chǎn)生開始，到深度加工和利用等過程都安全的系統(tǒng)，該系統(tǒng)要求一方面能夠保證所有電子數(shù)據(jù)的輸入輸出以及修改都經(jīng)過嚴格的程序，另一方面對所有數(shù)據(jù)都設置保密等級，并要求與企業(yè)的安全管理體系聯(lián)系在一起。具體來說，企業(yè)可以從會計檔案的使用安全和計算機系統(tǒng)安全這兩個方面來進行保障。

1.會計檔案的安全性

首先，對所有會計檔案建立保密等級，并設置相應的權(quán)限。企業(yè)可以為會計電子化檔案建立三到五級的保密等級，規(guī)定相關(guān)人員只能使用與自己身份相符的等級權(quán)限。例如，當接收到新的會計檔案之后，必須先由具備檔案管理員權(quán)限的用戶進行整理，然后“交接”（系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)移）給具備檔案查詢、修改權(quán)限的用戶進行編輯，然后再“交接”給具備檔案檢查與核對權(quán)限的用戶進行編輯，一直按照這樣的順序往下“交接”，每一次“交接”都需要有不同權(quán)限的用戶進行。另外，在進行權(quán)限設置時，如果想控制用戶修改權(quán)限（防止篡改），可以在用戶打開查閱時，系統(tǒng)自動將各類會計檔案電子文件轉(zhuǎn)換成SWF文件，這樣的設置可以使用戶只能瀏覽而不能修改會計檔案電子文件。另外，對于源文件來說，必須設置防篡改校驗，并且要定期檢查和更改校驗碼，以保證源文件的安全性。

其次，從源頭保證歸檔數(shù)據(jù)的真實性。為保障會計電子檔案數(shù)據(jù)的真實性，企業(yè)可以利用影像電子化技術(shù)，針對外部取得的相關(guān)憑證掃描和驗證，并進行多層管理復核，在源頭上保證歸檔的會計電子檔案的真實性。另外，還要從源頭上杜絕人為干預的可能性。例如，實現(xiàn)會計電子檔案管理平臺的直接對接，使得相關(guān)系統(tǒng)從外部直接輸入到內(nèi)部的管理平臺上，這樣個人就難以對系統(tǒng)進行影響，一定程度上保證了會計電子檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)與源系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。

再次，保證會計電子檔案的長期有效性。會計電子檔案要想長期存儲，必須開發(fā)和利用相應的計算機語言、程序和存儲介質(zhì)。例如企業(yè)可以利用XML數(shù)據(jù)格式解決外部源系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和會計電子檔案數(shù)據(jù)的永久存儲、檢索等問題，使用PDF或圖片作為檔案信息載體統(tǒng)一存儲在磁盤陣列。另外，為防止發(fā)生意外，企業(yè)還應建立異地災備機制，從數(shù)據(jù)格式、存儲保管、數(shù)據(jù)災備等方面保證會計電子檔案數(shù)據(jù)的長期有效性。

2.計算機系統(tǒng)的安全性

首先，保證計算機硬件和備份管理方面的安全性。在計算機系統(tǒng)安全方面，企業(yè)應考慮將會計電子檔案系統(tǒng)與整個企業(yè)的ERP系統(tǒng)進行統(tǒng)一用戶與認證管理，并重點解決所有數(shù)據(jù)資料的備份和恢復等各種技術(shù)。例如，可以采用目前比較流行的雙熱設備、負載均衡、安全控制列表、冗余存儲、組合數(shù)據(jù)備份等計算機系統(tǒng)安全保障技術(shù)來保證系統(tǒng)的安全性。

其次，保證系統(tǒng)的業(yè)務安全性和應用安全性。在業(yè)務安全性方面，系統(tǒng)應設置完善的控制標準，每一項業(yè)務的流程都要進行仔細規(guī)劃，在系統(tǒng)里面進行確認， 對于一些不可以反向操作的地方，要進行嚴格的控制。例如，在單據(jù)的修改方面，系統(tǒng)就應該自動進行設置，要求單據(jù)在審批確認后不允許修改，或者確實需要進行修改時，必須先“反審批”（即將原有的審批程序撤銷），然后再重新進行審批，但是“反審批”的操作記錄必須要顯示在系統(tǒng)中，方便相關(guān)人員進行后續(xù)的查詢和調(diào)閱。另外，在應用安全性方面，企業(yè)可以參照ERP系統(tǒng)的設計思路，將用戶管理、認證管理等權(quán)限進行統(tǒng)一，并且在登錄方面，也可以實現(xiàn)實時統(tǒng)一單點登錄，更加保證授權(quán)用戶的規(guī)范化操作。

再次，企業(yè)還應重視內(nèi)網(wǎng)信息安全。在內(nèi)網(wǎng)的管理方面，企業(yè)需要更加深入的研究和設計，因為內(nèi)網(wǎng)可以為會計檔案電子化工作奠定良好的信息安全基礎，也可以在技術(shù)方面對其形成強有力的支持。

（四）修訂完善現(xiàn)行會計檔案管理制度

現(xiàn)行的會計檔案管理制度，在電子化檔案管理上，提到內(nèi)容很少，即使有個別提到的地方，也難以適應全面實施會計“綠色檔案”的要求。因此，相關(guān)部門應順應形勢，修改完善會計檔案管理制度，一方面，應當針對會計檔案電子化管理系統(tǒng)，制定相關(guān)的內(nèi)部控制制度、系統(tǒng)的操作流程以及突發(fā)情況的應急預案等;另一方面，全社會也需要新的完善的會計檔案管理制度來約束會計人員的相關(guān)工作，以確保會計“綠色檔案”的順利實施。

（五）大數(shù)據(jù)時代推進了會計“綠色檔案”的實施

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革新，總是以驚人的速度帶給我們巨大的震撼。在我們還剛剛了解到移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)之后，大數(shù)據(jù)時代竟然再一次顛覆了我們的想象，以前所未有的速度帶我們迎來了信息量暴增的嶄新時代。那到底什么是“大數(shù)據(jù)”呢？通俗地說，就是指巨量的資料，而這個資料規(guī)模的巨大，已經(jīng)超出了我們的想象，我們通過獲取、管理、處理這些資料，可以為整個社會的各項決策提供全面、系統(tǒng)的資訊。那么，如此巨大的信息量，會給我們的會計檔案管理工作帶來什么樣的影響呢？

1.大數(shù)據(jù)時代，為會計“綠色檔案”的信息資源管理帶來了機遇

大數(shù)據(jù)時代，會計檔案將會以“字節(jié)”、“數(shù)據(jù)庫”為單位進行管理和規(guī)范，大部分數(shù)據(jù)都是以“推送”的方式自動進行存儲、整理和編輯，因此，檔案管理人員的工作，將要逐步地轉(zhuǎn)變?yōu)橐员O(jiān)控電子檔案的生成，以及保障電子檔案的可讀性和安全性為首要任務，實時保障電子檔案的動態(tài)擴展。

2.大數(shù)據(jù)時代，為會計“綠色檔案”的信息數(shù)據(jù)挖掘帶來了機遇

大數(shù)據(jù)時代，會計電子檔案系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)間的聯(lián)系更為緊密，因此，檔案管理人員可以利用這種緊密的聯(lián)系，建立各種數(shù)據(jù)模型，對海量數(shù)據(jù)進行分析、辨別、整理、歸納。一方面，可以增加這些檔案的可利用價值，將這些“死檔案”盤活;另一方面，可以利用這些信息，為決策提供服務，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的服務職能。

在整個社會大數(shù)據(jù)發(fā)展的推動下，會計“綠色檔案”已經(jīng)作為整個社會檔案管理的一部分，逐漸地融入到整個數(shù)據(jù)體系中，為相關(guān)的決策提供服務、提供支持。

（六）會計人員應進行相關(guān)培訓，以適應實施會計“綠色檔案”的要求

目前，我國的會計專業(yè)人員大多對計算機基礎知識有簡單的了解，但是對其中的系統(tǒng)知識、安全性知識等方面，還只是一知半解。這就需要企業(yè)花費大量的精力對員工進行相關(guān)的培訓，并且必須在保證會計人員能夠確實通過考核之后，才能夠讓其擔任相應的崗位。

三、結(jié)束語

推進會計“綠色檔案”的實施，這是一件利國利民的大事，將會給企業(yè)乃至國家?guī)砹己玫慕?jīng)濟效益和社會效益。一方面，企業(yè)會計全業(yè)務流程的電子化，提高了財務處理的效率，促進了財務信息化的深入改革，解放了大量的人力，節(jié)約了大量的社會資源;另一方面，實現(xiàn)會計檔案電子化之后，為全社會的各行各業(yè)提供了模板，加快了全社會的信息系統(tǒng)處理進程，為全面進入大數(shù)據(jù)時代提供了契機?！?/p>

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