文/符健

發(fā)改委檔案信息化系統(tǒng)的設(shè)計

文/符健

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前已在社會各個領(lǐng)域得到了普遍應(yīng)用，引入信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)工作方式。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)可以解決許多復(fù)雜問題，使政府部門的辦公變得輕松簡單，而且可以防止由于人工操作而出現(xiàn)大量失誤現(xiàn)象，各種數(shù)據(jù)可以有效組織和分類，使數(shù)據(jù)得到了充分利用和存儲。很明顯，在發(fā)改委檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)手段，可以促進(jìn)發(fā)改委檔案管理工作的發(fā)展，使其更加安全與高效。在傳統(tǒng)檔案管理中要求大量人工參加，檔案工作中的歸類與存儲都要求人的參與，在資料整理中很容易出現(xiàn)失誤和遺漏，人工管理檔案在查詢和調(diào)用時非常復(fù)雜。假如某個人要應(yīng)用某種檔案，那么他必須親自來到檔案室，由檔案管理人員尋找自己需要的檔案資料，既浪費(fèi)了時間又浪費(fèi)了人力物力。所以，發(fā)改委檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，建立檔案信息管理系統(tǒng)是形勢發(fā)展的需要。在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是一種先進(jìn)技術(shù)，當(dāng)前國內(nèi)很多檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)開始應(yīng)用這種管理模式。檔案管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立自己的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，可以提高檔案管理水平和服務(wù)水平。

一、目前檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用問題

以我市發(fā)改委檔案管理系統(tǒng)為例，泰興市發(fā)改委，始建于1953年。作為市政府主管全市經(jīng)濟(jì)工作的綜合部門之一，履行著計劃、規(guī)劃、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)等職能，具體工作任務(wù)涉及到全市國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的各個方面。發(fā)改委機(jī)關(guān)現(xiàn)內(nèi)設(shè)13個職能科室，掛市物價局、市旅游局、市重大項目辦公室牌子。研究擬訂并組織實(shí)施全市國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃及重點(diǎn)領(lǐng)域的專項規(guī)劃，銜接平衡各行業(yè)、專項、區(qū)域等規(guī)劃和政策；研究分析市內(nèi)外經(jīng)濟(jì)形勢和發(fā)展情況，負(fù)責(zé)全市經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展年度目標(biāo)管理工作；負(fù)責(zé)全市國民經(jīng)濟(jì)動員工作；負(fù)責(zé)匯總分析財政、金融運(yùn)行情況，對企業(yè)債券融資活動實(shí)施監(jiān)督，參與股票融資項目審核，監(jiān)督上市資金運(yùn)用，引導(dǎo)資金投向；研究全市經(jīng)濟(jì)體制改革和對外開放的重大問題，組織擬訂綜合性經(jīng)濟(jì)體制改革方案，協(xié)調(diào)有關(guān)專項經(jīng)濟(jì)體制改革方案；負(fù)責(zé)抓好三次產(chǎn)業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)全市農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化、以工代賑、高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)、服務(wù)業(yè)發(fā)展工作；研究提出全市固定資產(chǎn)投資的宏觀調(diào)控政策、投資體制改革建議方案并組織實(shí)施，負(fù)責(zé)全市重大項目的協(xié)調(diào)和管理工作；研究分析市內(nèi)外市場狀況，負(fù)責(zé)重要商品的總量平衡和宏觀調(diào)控；牽頭負(fù)責(zé)全市區(qū)域經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展工作，組織編制并實(shí)施區(qū)域規(guī)劃和政策措施；協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全市沿江開發(fā)、信息化建設(shè)工作；負(fù)責(zé)組織市際間對口支援、經(jīng)濟(jì)協(xié)作、參與東西部合作和國際合作的有關(guān)工作。

從總體看，當(dāng)前我單位在檔案管理工作中應(yīng)用信息化手段還屬于初級階段，還需要進(jìn)一步提高和應(yīng)用。所以，在應(yīng)用中將依據(jù)當(dāng)前流程利用升級，在系統(tǒng)中引入我單位的檔案管理情況、年度工作計劃、工作情況、文件記錄、日常公務(wù)等數(shù)據(jù)并使其形成邏輯關(guān)系，不但讓其完整體現(xiàn)我單位的檔案信息，而且保證檔案信息的準(zhǔn)確性，積極做到檔案信息的資源共享。

二、檔案管理系統(tǒng)性能需求

發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)是以發(fā)改委為依托設(shè)計開發(fā)的一套檔案信息管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)應(yīng)滿足如下性能要求：

(一)所有系統(tǒng)的基本原則就是實(shí)用性。開發(fā)系統(tǒng)的目的就是投入使用并很好地解決人們所面臨的問題。本系統(tǒng)同樣遵循實(shí)用性原則，目的是讓發(fā)改委的工作人員盡快地擺脫手工勞作，提高工作效率。

(二)安全可靠性是該系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵所在。由于是檔案信息管理系統(tǒng)，所有的數(shù)據(jù)都是非常重要且不可泄露的，所以系統(tǒng)必須要具備較高的安全級別，防止信息泄密和對保密信息的非法侵入。

(三)可擴(kuò)充性和易維護(hù)性。未來根據(jù)部門的變化，系統(tǒng)的需求肯定也會隨之變化，該系統(tǒng)應(yīng)該盡量地保證代碼規(guī)范性和系統(tǒng)架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)性，為以后的升級維護(hù)做好準(zhǔn)備。

(四)良好容錯性。對于用戶的錯誤操作，系統(tǒng)需給出相應(yīng)明確易辨的提示。

(五)易操作性也是系統(tǒng)必須考慮的一個問題。界面一定要友好，操作一定要方便，這樣才能很好地實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互功能。

總之，在發(fā)改委的檔案管理工作中應(yīng)用信息化系統(tǒng)，提高了檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平，使檔案資料得到了充分利用。應(yīng)用此系統(tǒng)的查詢與檢索功能，可以在極短的時間內(nèi)找到所需資源和數(shù)據(jù)。由于應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，大量降低了傳統(tǒng)檔案利用率，有效保證了傳統(tǒng)檔案資料的完整性，大大延長了傳統(tǒng)檔案資料保存時間，并且利用真空壓縮等高新技術(shù)大量減少了檔案的占用空間，從而有效降低了倉儲費(fèi)用和管理成本。在檔案信息管理過程中，資料維護(hù)、整理、統(tǒng)計、編研等都可以在計算機(jī)上順利完成，有效提高了檔案的數(shù)字化和信息化管理水平。應(yīng)用這種管理模式淘汰了人的手工操作，使檔案管理工作變得簡單和輕松，檔案管理工作得以高效運(yùn)行，解放了大量的人力和物力，從而進(jìn)行更高層次服務(wù)的研究，在提高工作效率的同時大大提高了檔案資料的利用率。

（作者單位：江蘇省泰興市發(fā)展和改革委員會）