文/黃見 繆菊芬 崔艷梅

改變與責(zé)任
——“6.9國際檔案日”的宣傳活動(dòng)側(cè)記

文/黃見 繆菊芬 崔艷梅

“加快檔案事業(yè)發(fā)展，服務(wù)和諧社會(huì)建設(shè)”；

“一切機(jī)關(guān)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”；

“服務(wù)是檔案工作的宗旨”；

“檔案與你的生活息息相關(guān)”；

………

在“6.9國際檔案日”的宣傳活動(dòng)期間，一條條簡潔醒目的宣傳標(biāo)語，一幅幅生動(dòng)形象的專題展板，在辦公樓前和社區(qū)廣場上展示著，新穎的形式、豐富的內(nèi)容、實(shí)效的事例吸引著眾多員工、社區(qū)居民和過往行人前來駐讀，這是檔案管理員通過條幅、展板、電子屏幕以及單位網(wǎng)頁等媒介為人們搭建起的檔案法律法規(guī)、檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)的宣傳舞臺(tái)，為檔案知識(shí)的普及營造出了濃厚的宣傳氛圍。

從2013年開始，國家檔案局確定把每年的6月9日即“國際檔案日”定為各級(jí)檔案部門的集中活動(dòng)日，這一日將會(huì)成為全社會(huì)格外關(guān)注檔案事業(yè)的焦點(diǎn)時(shí)刻——這是檔案的節(jié)日，這是所有在檔案戰(zhàn)線上默默奉獻(xiàn)者們的節(jié)日，這一日，檔案人可以用他們的聲音和行動(dòng)，來展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價(jià)值，來展示檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的特殊作用。他們無不感到驕傲與自豪，也受到前所未有的鼓舞與鞭策。

一名石油企業(yè)基層單位的檔案管理員如是說：“從我走上檔案管理這個(gè)崗位之后，我們單位的檔案管理工作的變化真的是太大了，我真切地感受著這樣的變化過程：從得不到大家重視到現(xiàn)在這樣被格外關(guān)注，從過去的檔案歸檔流程不統(tǒng)一到如今統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)……”。

我們單位是2010年由過去的3個(gè)服務(wù)性質(zhì)相同的單位合并重組而成，合并前的3個(gè)服務(wù)單位成立于90年代。在企業(yè)發(fā)展初期，由于各種原因，3個(gè)單位的檔案管理工作水平參差不齊，其中只有一個(gè)單位有專職檔案管理員，其他兩個(gè)單位都是文書崗位人員兼檔案管理工作，甚至有的單位連專門檔案庫房都沒有，更談不上具備什么檔案管理設(shè)施、檔案管理制度等。

近年來，在全公司范圍內(nèi)不遺余力地進(jìn)行《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》以及《國家保密法》等各項(xiàng)法律法規(guī)的宣貫落實(shí)，不僅使各單位主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案有了新的認(rèn)識(shí)，而且對檔案在服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)企業(yè)中心工作中的重要地位和作用有了更深刻的理解，從思想上更加重視檔案管理工作，同時(shí)，也進(jìn)一步提高了公司廣大檔案員工的檔案意識(shí)，增強(qiáng)了“依法治檔”的法制觀念。

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，優(yōu)化重組成為公司發(fā)展的一項(xiàng)戰(zhàn)略部署。作為一個(gè)重組整合后的新單位，工作內(nèi)容和工作范圍都發(fā)生了很大的變化，也給檔案管理工作帶來了新課題、新問題，原有的設(shè)備資源、技術(shù)資源、人力資源該如何最大程度地合理整合和充分的利用？檔案資源如何優(yōu)化配置？如何最大限度地調(diào)動(dòng)一切積極因素？……面對新情況新問題，領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員在認(rèn)真分析新單位檔案管理現(xiàn)狀、存在問題等實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機(jī)構(gòu)，建立以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助共抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)；對合并單位檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)、全面掌握；對檔案庫房進(jìn)行改擴(kuò)建、增加檔案保管密集架，積極改善檔案資料保管條件；細(xì)致穩(wěn)妥地做好檔案資料的移交搬遷整合工作，有效解決檔案資料分散保管的狀況；對檔案管理體系進(jìn)行充實(shí)，對檔案管理人員進(jìn)行調(diào)整，重新修訂完善檔案室職責(zé)內(nèi)容、檔案管理人員崗位責(zé)任制、檔案歸檔制度，庫房管理制度等十余項(xiàng)內(nèi)容。主管領(lǐng)導(dǎo)高度重視、檔案員工積極努力，職能部門傾力配合，檔案管理的基礎(chǔ)工作得到了較大改善，為檔案管理工作順利開展提供了堅(jiān)強(qiáng)的保證。

公司的不斷發(fā)展為基層單位的檔案管理工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，2009年，公司成為集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)試點(diǎn)單位之一，率先啟動(dòng)了統(tǒng)一的檔案信息資源管理與共享平臺(tái)，這個(gè)以局域網(wǎng)為依托，集檔案管理、查詢利用和辦公自動(dòng)化為一體的檔案系統(tǒng)對促進(jìn)公司檔案信息化建設(shè)，整合檔案信息資源，提高檔案服務(wù)功能，改進(jìn)檔案工作運(yùn)行機(jī)制，完善檔案管理體制起到重要的推動(dòng)作用。為了確保試點(diǎn)工作的正常運(yùn)行，公司按照制定的實(shí)施方案，統(tǒng)一部署，整體推進(jìn)，為各單位配置了計(jì)算機(jī)、掃描儀、條形碼打印機(jī)等信息化發(fā)展必需的硬件設(shè)備，基層單位以此為契機(jī)，貫徹精神、周密部署，狠抓落實(shí)，加快推動(dòng)本單位的檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員積極做好檔案資料整理、數(shù)字化以及共享利用等基礎(chǔ)性工作。拿基建項(xiàng)目的歸檔來說，需要檔案管理員對離線客戶端用戶進(jìn)行指導(dǎo)安裝軟件，這些軟件是為了完成離線情況下檔案數(shù)據(jù)的歸檔操作，保證檔案數(shù)據(jù)能在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下順利導(dǎo)入系統(tǒng)。可以說，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，及時(shí)傳授新方法現(xiàn)已成為公司所有檔案管理人員工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

集中統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)歸檔流程，由過去分散式的檔案系統(tǒng)管理變?yōu)榧惺降臋n案系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)了各單位檔案管理業(yè)務(wù)的統(tǒng)一，保證了檔案管理的規(guī)范性。這個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)成為歸檔人員和檔案管理人員日常工作不可缺少的基礎(chǔ)性工作平臺(tái)，為檔案資源深化利用提供了有效手段與途徑，為各單位檔案信息服務(wù)水平的提高起到了促進(jìn)作用。

（作者單位：華北油田公司華佳綜合服務(wù)處；北京石油管理干部學(xué)院）