文/高峰

高校學(xué)院的辦公室是對外聯(lián)絡(luò)的窗口，也是對內(nèi)管理和溝通的重要紐帶，它面對的不僅是校與院之間的聯(lián)絡(luò)，而且是學(xué)院與學(xué)院之間的橋梁，同時，還面對學(xué)院內(nèi)部全體師生之間的協(xié)調(diào)和溝通，能否處理好這些關(guān)系直接關(guān)系到學(xué)院工作的順利完成和健康發(fā)展。在這里，筆者將把這些關(guān)系的協(xié)調(diào)溝通做簡單的梳理，僅供大家參考。

一、學(xué)院辦公室工作是對外聯(lián)絡(luò)的重要窗口

對外聯(lián)絡(luò)是學(xué)院辦公室的一項重要任務(wù)，它關(guān)系到學(xué)院的發(fā)展前途。學(xué)院辦公室必須具備以下幾種意識：一是具有服務(wù)大局的意識。樹立服務(wù)大局的意識是學(xué)院工作的一個重要環(huán)節(jié)，它關(guān)系到學(xué)院各個部門的協(xié)作與協(xié)調(diào)，是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要部門，對于保證各部門的正常運轉(zhuǎn)，及時傳達決策、執(zhí)行政令、檢查監(jiān)督、及時反饋成為必經(jīng)途徑，這是服務(wù)大局的關(guān)鍵。在辦公室的管理工作中，服務(wù)意識是一個首要的任務(wù)，樹立服務(wù)意識，服務(wù)學(xué)院的各個部門是職責(zé)所在，更好地為教學(xué)、科研和管理各個部門服務(wù)，為廣大師生服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)院辦公室的職能作用。二是具有決策和輿論導(dǎo)向意識。學(xué)院辦公室面向的不僅是學(xué)院內(nèi)部，而且還面對學(xué)院的外部，它的功能是多層次、全方位的，涉及的范圍廣大，是學(xué)校和學(xué)院的喉舌和傳話筒。對學(xué)校來說，它不僅要領(lǐng)會學(xué)校傳達的精神，及時轉(zhuǎn)達到學(xué)院，而學(xué)院的精神要及時地傳達到每個師生當(dāng)中，學(xué)院辦公室工作既是載體，又是大眾傳媒。在某種意義上，學(xué)院的工作具有決策導(dǎo)向和輿論導(dǎo)向的作用。三是具有崗位責(zé)任意識。履行崗位職責(zé)，增強責(zé)任意識，是辦公室工作的基本要求。在每個部門、每個崗位的工作中，都是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的。這就要求我們每個職工應(yīng)該富有高度的責(zé)任心和團隊精神，在工作中，只有不斷地創(chuàng)新，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)和師生們的好評，在工作崗位上體現(xiàn)出自己的工作能力，不斷提高工作效率，為學(xué)院做出成績。四是公關(guān)創(chuàng)新意識。作為學(xué)院辦公室，是對外聯(lián)絡(luò)的重要窗口，涉及到外聯(lián)的很多重要部門，這樣，在處理事情的時候，不免會出現(xiàn)各種各樣的問題，如果處理不當(dāng)會影響到學(xué)院的聲譽和效益。公關(guān)創(chuàng)新意識即是我們所具備的素質(zhì)，在這方面，我們應(yīng)該廣開思路，集思廣益，強化我們的公關(guān)意識，必要時可以通過公關(guān)培訓(xùn)掌握一些技能，以期解決一些問題。

二、學(xué)院辦公室工作是學(xué)院與學(xué)院之間相互協(xié)調(diào)的橋梁

處理好學(xué)院與學(xué)院的關(guān)系是辦公室工作的一個重要的環(huán)節(jié)。一是相互交流經(jīng)驗。在工作室工作也需要相互學(xué)習(xí)，相互交流，相互促進。學(xué)習(xí)的渠道很多，可以走出去，還可以引進來。同時，要把內(nèi)部學(xué)習(xí)和外部學(xué)習(xí)相互結(jié)合起來，借鑒別人經(jīng)驗，為我所用。相互交流經(jīng)驗，在相互學(xué)習(xí)的同時，可以相互交流，取長補短，吸取別人的長處，彌補自己的不足，這是我們工作中長期的經(jīng)驗總結(jié)。在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上可以相互促進，增長才干，不斷進步，豐富自我，才能進一步增進院與院之間的協(xié)調(diào)與溝通。二是相互傳遞信息。信息是當(dāng)前社會必不可少的資源，充分利用信息資源可以增進院與院之間的友誼。信息的傳遞有多種渠道，首先是人與人之間的交流傳遞，其次是傳統(tǒng)的院與院之間的傳遞，還有利用電腦網(wǎng)絡(luò)的傳遞。在人與人之間的交流傳遞中，對于有利于院與院健康發(fā)展，并且在互惠互利原則的基礎(chǔ)上，相互交流信息、經(jīng)驗，不斷為學(xué)院與學(xué)院之間付出努力。院與院之間的信息交流主要靠搭建一個平臺，在一個平臺上相互傳遞信息。這就需要他們之間相互信任，相互傳播，互通有無。在利用電腦網(wǎng)絡(luò)傳遞信息過程中，要避免虛假信息的傳播，增強有效性和實效性，把各自的優(yōu)勢展現(xiàn)出來，以其優(yōu)勢增進學(xué)院與學(xué)院之間的協(xié)同合作，不斷取得成績。三是相互取長補短。取他人之長，補自己之短，這是我們在辦公室工作的一個重要任務(wù)，如何將自己的辦公室工作搞好，提高工作效率，盡善盡美地完成自己的工作任務(wù)，這不是單方面的努力所達到的。因為在辦公室工作，有很多因素所限，這就需要不斷地改造自己的世界觀，不斷地努力學(xué)習(xí)，提高自己的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該走出去，學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗，改造自己的客觀世界，進一步增強自己的綜合能力，在院與院的相互協(xié)調(diào)中取長補短，這是我們所必須具備的知識。

三、學(xué)院辦公室工作是內(nèi)部管理和協(xié)調(diào)的重要紐帶

學(xué)院的內(nèi)部管理和協(xié)調(diào)是辦公室工作的一個重要紐帶。一是辦公室人員之間的溝通與協(xié)調(diào)。作為辦公室人員，做好辦公室的溝通與協(xié)調(diào)是一門藝術(shù)，它涉及的范圍較廣，必須做到以下三點：第一，與上級之間的溝通與協(xié)調(diào)。第二，與辦公室同事之間的溝通與協(xié)調(diào)。第三，與師生之間的溝通與協(xié)調(diào)。這是我們辦公室工作人員所具備的基本要求，那么，如何才能做好這項工作？這就要求我們每個工作人員具備良好的協(xié)調(diào)技能，掌握高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)，加強政治理論素養(yǎng)，提高綜合文化素質(zhì)，不斷地進行創(chuàng)新工作，才能把辦公室工作保障好，改變我們學(xué)院的工作面貌，出色地完成學(xué)院交給的各項任務(wù)。二是教師對辦公室工作的信任度和誠信度。提高教師對辦公室工作的信任度和誠信度是衡量我們辦公室工作好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)和尺度，這就要求我們辦公室工作人員必須以什么樣的態(tài)度對待我們每一個老師，這給我們提出了一個課題，不僅需要我們有耐心細致的服務(wù)意識和服務(wù)態(tài)度，還要有高度的責(zé)任心和事業(yè)感。在對待我們老師的時候要以飽滿的熱情和謙和的態(tài)度，細致認真地為我們的老師服務(wù)，這是我們義不容辭的責(zé)任，也是對我們工作好壞的一個考量。同時，如何取得各位老師對我們的信任，更值得我們深思，這就要看我們以什么樣的服務(wù)意識對待我們每一個老師，這就要以誠信為原則，在老師們對我們提出要求時，我們以什么樣的方式，采取什么樣的行之有效的方法去解決各種問題，最終以老師的滿意度衡量我們的信任度和誠信度。三是學(xué)生對辦公室工作的適應(yīng)度和滿意度。辦公室工作的好壞直接影響到學(xué)生聲譽，學(xué)生對辦公室工作人員評價的好壞能夠看出學(xué)院師生的整體素質(zhì)。辦公室代表著學(xué)院的整體性工作，學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活與辦公室工作的好壞關(guān)系極大。每個學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活不離不開辦公室的工作，直接關(guān)系到辦公室的每一個工作人員，尤其是學(xué)院的輔導(dǎo)員，他們要對每個學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活負責(zé)，可針對學(xué)生來說，他們所處的年代不同，學(xué)習(xí)和生活環(huán)境也不相同，而心理作用也不同，這樣，每個學(xué)生對辦公室工作的環(huán)境有一個適應(yīng)度的過渡期，有的學(xué)生適應(yīng)能力強，他們對辦公室的滿意度評價要好，但有些學(xué)生從小嬌生慣養(yǎng)，他們對于一個新環(huán)境的適應(yīng)度可能要稍差一些，這樣，他們對辦公室工作的評價有可能就差。鑒于這兩種情況，我們的辦公工作人員也應(yīng)換位思考，對于他們的一言一行或他們的心理狀況，應(yīng)做到心里有數(shù)，針對不同情況應(yīng)給予分析，進而對他們進行人文關(guān)懷，使他們對辦公室工作的適應(yīng)度和滿意度有較多的好評。

總之，高校學(xué)院辦公室工作的好壞會直接關(guān)系到學(xué)院的發(fā)展，關(guān)系到學(xué)院的經(jīng)濟效益和社會效益，以至于在社會上關(guān)系到學(xué)校的整體利益，這樣，我們學(xué)院辦公室工作牽涉到整個的整體發(fā)展。因此，我們應(yīng)不斷加強辦公室的管理工作，不斷完善，不斷創(chuàng)新，改革自我，完善自我。