文/陸覺(jué)明

高校二級(jí)學(xué)院辦公室主任“五位一體”工作思路探討

文/陸覺(jué)明

高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院辦公室承擔(dān)著學(xué)院的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、人事、物資、經(jīng)費(fèi)使用等日常管理工作，是處于承上啟下、綜合協(xié)調(diào)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。在日常工作中，與學(xué)校各職能部門及學(xué)院師生有著廣泛的工作聯(lián)系。辦公室的主要職能是圍繞高等學(xué)?！叭瞬排囵B(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承”的中心工作，做好服務(wù)、管理、信息處理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等。辦公室有黨政辦公室、教務(wù)辦公室、科研辦公室、研究生辦公室等管理機(jī)構(gòu)。辦公室人員由行政秘書、人事秘書、教學(xué)秘書、研究生秘書、科研秘書等人員組成，每位秘書均有一定的專業(yè)知識(shí)，又有一定參與日常事務(wù)管理的能力。辦公室主任肩負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)“五大秘書”的責(zé)任，工作性質(zhì)要求具備較高的人文修養(yǎng)、創(chuàng)新意識(shí)、工作方法、工作能力，其個(gè)人行為將直接影響辦公室人員的工作作風(fēng)和效率，直接影響到學(xué)院的教學(xué)、科研等管理工作的正常展開(kāi)和整體形象。辦公室主任樹(shù)立“服務(wù)、管理、危機(jī)、創(chuàng)新、發(fā)展”等“五位一體”思想意識(shí)顯得尤為重要，以適應(yīng)學(xué)校事業(yè)科學(xué)發(fā)展的新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)學(xué)院辦公室工作新局面。

一、樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化“以人為本”

服務(wù)，是指為別人、為集體的利益而工作或?yàn)槟撤N事業(yè)而工作，搞好服務(wù)工作是辦公室人員的一項(xiàng)基本職責(zé)。學(xué)院的教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)、文化活動(dòng)、計(jì)劃執(zhí)行等行政管理工作都是通過(guò)學(xué)院辦公室具體組織實(shí)施。意識(shí)決定行動(dòng)，要把服務(wù)意識(shí)放在首位，辦公室是一個(gè)服務(wù)窗口，學(xué)院辦公室服務(wù)的對(duì)象分為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生。首先要樹(shù)立“以人為本”的教育理念，服務(wù)于師生教學(xué)，提高師生滿意度，有利于實(shí)施教育方案。辦公室人員要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)的主觀能動(dòng)性，要換位思考，將心比心；以領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生為本，想領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之所想，急領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之所急；做到以“教學(xué)為中心”，圍繞大局，不斷提高服務(wù)水平；既要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，又要服務(wù)好老師；既要服務(wù)好校級(jí)職能部門，又要服務(wù)好系級(jí)等基層單位。學(xué)院辦公室主任肩負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)職能，無(wú)論對(duì)上對(duì)下，對(duì)外對(duì)內(nèi)，都要以“服務(wù)”為理念，從自己做起，從小事做起，發(fā)揮表率和引領(lǐng)作用；要講究工作方法，切實(shí)做好辦公室人員的思想工作，互相溝通、互相探討問(wèn)題，培養(yǎng)辦公室人員服務(wù)觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平。

二、樹(shù)立管理意識(shí)，強(qiáng)化節(jié)約廉儉

管理，是主體（人）通過(guò)客體（對(duì)象）來(lái)實(shí)現(xiàn)個(gè)人目的的一種活動(dòng)。學(xué)院辦公室管理工作有教學(xué)、科研、人事、設(shè)備、財(cái)務(wù)、信息、制度等帶多方面的管理，實(shí)施管理目的是為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等創(chuàng)造條件，提高工作效率。二級(jí)學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)院的人、財(cái)、物、信息等方面進(jìn)行具體管理工作，可細(xì)化到每一事物或每一個(gè)人。辦公室主任作為一個(gè)基本教育單位具體組織實(shí)施者開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)管理職能，在“服務(wù)意識(shí)”基礎(chǔ)之上，必須建立“管理意識(shí)”理念，以科學(xué)的管理理念指導(dǎo)實(shí)際工作，為學(xué)院培養(yǎng)高層次、高質(zhì)量的人才做好優(yōu)質(zhì)保障。學(xué)院辦公室管理主要是針對(duì)辦公室內(nèi)部而言，具體要做好三方面工作，一要宏觀上把握辦公室全局，對(duì)外要主動(dòng)密切配合學(xué)校各職能部門和學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)，做好教育改革與發(fā)展等重大事項(xiàng)的具體協(xié)調(diào)及有關(guān)政策實(shí)施的管理工作。二要主動(dòng)加強(qiáng)辦公室人員思想教育管理，提高從人為主觀意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙匀藶楸尽笨茖W(xué)管理的理念，提升責(zé)任意識(shí)，規(guī)范工作程序。三要加強(qiáng)學(xué)院人、財(cái)、物管理等制度建設(shè)與績(jī)效考核，將日常工作納入科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理，合理安排各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支出，杜絕浪費(fèi)，降低各種使用和管理成本，提高辦公室的整體管理水平，為學(xué)院發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證，具體做好方案設(shè)計(jì)、組織實(shí)施和工作總結(jié)。

三、樹(shù)立危機(jī)意識(shí)，強(qiáng)化知識(shí)學(xué)習(xí)

危機(jī)是對(duì)組織的基本價(jià)值和行為架構(gòu)產(chǎn)生重要威脅，要求組織在時(shí)間緊迫的情況下作出決策的情境狀態(tài)。危機(jī)具有突發(fā)性、不確定性、緊迫性、破壞性、無(wú)序性、隱蔽性、擴(kuò)散性等特征。《左傳》曰：“居安思危，思則有備，有備無(wú)患”?！熬影菜嘉＃从昃I繆”，是一種超前的危機(jī)意識(shí)。危機(jī)意識(shí)是清醒劑，能讓人在危機(jī)來(lái)臨之前保持清醒。眾所周知的“溫水煮青蛙”的故事，曾經(jīng)的輝煌并不意味著現(xiàn)在的成功，人最好的時(shí)候可能是最不好的開(kāi)始——“危機(jī)往往就是這時(shí)悄悄來(lái)臨的。美國(guó)未來(lái)學(xué)家阿爾文托夫勒認(rèn)為：生存的第一定律是：沒(méi)有什么比以往的成功更加危險(xiǎn)。因此，我們不能陶醉于以往的成功經(jīng)驗(yàn)，必須永遠(yuǎn)保持如履薄冰的危機(jī)意識(shí)。不滿足現(xiàn)狀，持續(xù)不斷地挑戰(zhàn)自我，向更高的目標(biāo)邁進(jìn)。

隨著社會(huì)發(fā)展，知識(shí)更新越快，知識(shí)折舊率越來(lái)越高。教育服務(wù)的對(duì)象都是具有較高的專業(yè)水準(zhǔn)、文化層次和學(xué)科多樣性，這就要求辦公室主任能適

應(yīng)深層次、全方位和不斷改革發(fā)展的形勢(shì)，深感知識(shí)匱乏危機(jī)；要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，加強(qiáng)理論及實(shí)踐方面的學(xué)習(xí)與總結(jié)，不斷拓寬知識(shí)。辦公室主任應(yīng)博學(xué)多識(shí)、做善于學(xué)習(xí)和善于創(chuàng)新的表率。

要努力學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)教育方面的政策和科學(xué)發(fā)展觀的理論知識(shí)，增強(qiáng)貫徹執(zhí)行黨的教育路線政策的自覺(jué)性和堅(jiān)定性，在學(xué)習(xí)中提高理論水平，提高科學(xué)判斷形勢(shì)的能力，駕馭辦公室的管理能力，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件處理的能力。

要面對(duì)教育發(fā)展的新情況、新問(wèn)題，掌握新知識(shí)、提高新能力。只有不斷學(xué)習(xí)、更新知識(shí)，在實(shí)踐中鍛煉自己，使自己真正適應(yīng)新的形勢(shì)和新的要求，提高辦文、辦會(huì)、辦事方面的能力，努力成為辦公室工作的“通才。

要根據(jù)履行工作崗位職責(zé)的要求，深入了解不同學(xué)科背景，系統(tǒng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，拓寬、完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，幫助提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力提升領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)發(fā)展與組織實(shí)施的能力。

四、樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展

創(chuàng)新是個(gè)人在工作中保持蓬勃朝氣和昂揚(yáng)銳氣的力量源泉。創(chuàng)新是一種銳意進(jìn)取的精神面貌，是一種勇于探索的工作態(tài)度，是一種不斷追求卓越、追求進(jìn)步、追求發(fā)展的理念。

觀念的創(chuàng)新是基礎(chǔ)。思想是行動(dòng)的指南，觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)。思想觀念的創(chuàng)新應(yīng)滲透于工作、學(xué)習(xí)、生活和一切社會(huì)事務(wù)中，使創(chuàng)新成為自覺(jué)行動(dòng)和永恒主題。當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)參謀的前提下，要進(jìn)一步圍繞高等學(xué)?！叭瞬排囵B(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)、文化傳承與創(chuàng)新”的中心任務(wù)，順應(yīng)高校改革發(fā)展形勢(shì)，不斷促使思想觀念創(chuàng)新，沖破一切妨礙發(fā)展的思想觀念，突破思想的保守性、思維的陳舊性、思路的局限性，走出因循守舊、墨守成規(guī)，滿足現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，順其自然、溫飽即安的思維模式，用新觀念、新思維研究新情況，用新舉措、新辦法解決新問(wèn)題。敢于競(jìng)爭(zhēng)，奮力拼搏，勇攀高峰，不斷創(chuàng)造新業(yè)績(jī)。

方法的創(chuàng)新是關(guān)鍵。辦公室管理工作明確目標(biāo)，找準(zhǔn)方向，要下大力不折不扣地一以貫之。更多地深入進(jìn)行調(diào)查研究，充分運(yùn)用會(huì)議協(xié)調(diào)、組織協(xié)調(diào)，信息協(xié)調(diào) 、逐個(gè)溝通等多種方式，協(xié)助反映、分析和解決改革和發(fā)展中遇到的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)、師生提供更多更好的服務(wù)。因此要全力推行求真務(wù)實(shí)、注重實(shí)效的工作方法；要大力提倡工作方式、工作手段的創(chuàng)新；通過(guò)創(chuàng)新方式方法，大力提高整體合力和凝聚力，從而提高工作效率；要注重在工作中邊實(shí)踐、邊探索、邊總結(jié)，不斷豐富創(chuàng)新內(nèi)容，完善創(chuàng)新措施，要加大創(chuàng)新力度，推動(dòng)創(chuàng)新工作上水平、上臺(tái)階。

制度的創(chuàng)新是靈魂。創(chuàng)新就是一股氣，一股不甘落后的志氣、奮起直追的勇氣、后來(lái)居上的豪氣；一股勇于探索的氣勢(shì)、敢為人先的氣概、尊重個(gè)性的氣量；一股鼓勵(lì)創(chuàng)新的氣氛、崇尚創(chuàng)新的氣魄、競(jìng)相創(chuàng)新的氣象。發(fā)展創(chuàng)新文化、培育創(chuàng)新精神，需要觀念的支撐。在強(qiáng)調(diào)工作規(guī)范的同時(shí)，更應(yīng)強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新，開(kāi)創(chuàng)工作新局面；方法的執(zhí)行，更呼喚制度的保障。制度創(chuàng)新的靈魂，是尊重人、服務(wù)于人、平等待人。既要建章立制，要根據(jù)學(xué)院辦公室人員的不同崗位，明確工作職責(zé)，規(guī)范具體工作行事規(guī)程；要培養(yǎng)辦公室人員不斷更新工作理念和方法，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀理論，不斷完善規(guī)章制度，規(guī)范工作思路和辦事規(guī)則，以創(chuàng)新型管理方式，提高學(xué)院的辦學(xué)水平。

學(xué)院辦公室作為學(xué)院的綜合部門，面對(duì)新形勢(shì)，管理工作要適應(yīng)教育形勢(shì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，作為辦公室的領(lǐng)導(dǎo)者，要不斷吸收借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，尋找工作規(guī)律，注重工作觀念、方法、制度的創(chuàng)新，既要發(fā)揚(yáng)務(wù)實(shí)精神，更要有開(kāi)拓進(jìn)取精神，真正做到科學(xué)管理辦公室工作，在辦公室工作創(chuàng)新中發(fā)展事業(yè)。

五、樹(shù)立發(fā)展意識(shí)，強(qiáng)化能力培養(yǎng)

發(fā)展是指人或事物由小到大、由簡(jiǎn)單到復(fù)雜、由低級(jí)到高級(jí)的變化或指變化的趨勢(shì)。二級(jí)學(xué)院辦公室主任既是一個(gè)基層服務(wù)工作者，又是一個(gè)具有一定專業(yè)知識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)者。在實(shí)際工作中，既要有責(zé)任與擔(dān)當(dāng)?shù)臍馄牵忠凶晕野l(fā)展的意識(shí)；科學(xué)發(fā)展觀的第一要義是發(fā)展。學(xué)院教育事業(yè)要發(fā)展，辦公室主任事業(yè)也要發(fā)展，辦公室主任發(fā)展的前提是要有良好的素質(zhì)和工作能力，所以要準(zhǔn)確定位，身體力行，加強(qiáng)自身修養(yǎng)和素質(zhì)的培養(yǎng)和提升。一要篤學(xué)尚行，在知識(shí)海洋的游弋中，提高自身的素質(zhì)能力。要向書本學(xué)習(xí)、向周圍學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)。既要學(xué)習(xí)管理知識(shí)、學(xué)科專業(yè)知識(shí)，特別要多學(xué)習(xí)國(guó)學(xué)經(jīng)典，吸取精華，從經(jīng)典中擴(kuò)展與提升思維。《大學(xué)》中提到篤學(xué)尚行，止于至善；宋代著名詩(shī)人蘇軾的《題西林壁》“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同。不識(shí)廬山真面目，只緣身在此山中。”要學(xué)會(huì)站在不同的角度、高度看問(wèn)題，形成觀點(diǎn)不同、尋找不同的解決方法，只有努力學(xué)習(xí)，才能達(dá)到最高境界。二要善于處世，學(xué)會(huì)理解，在營(yíng)造和諧的人際環(huán)境中，提高自身的素質(zhì)能力。既要做到寬宏大度、淡泊名利；又要學(xué)會(huì)換位思考，針對(duì)學(xué)生、教師和領(lǐng)導(dǎo)等不同對(duì)象，解決問(wèn)題要扮演不同角色，采用不同的方法達(dá)到解決同題的目的。三要修身養(yǎng)性，在人格的塑造中，提高自身的素質(zhì)能力。堅(jiān)定信念，完美自我人格，注重錘煉，努力具備堅(jiān)定不移的信念、誠(chéng)實(shí)守信的品格、求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)、堅(jiān)定果斷的魄力、堅(jiān)韌不拔的精神。

高等學(xué)校是實(shí)施“人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新”的基地， 同時(shí)也是一個(gè)高級(jí)人才集聚的高地。隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院的師生人數(shù)劇增，而二級(jí)學(xué)院辦公室人員編制受限，且工作涉及面廣、難度大、節(jié)奏快。學(xué)院辦公室主任職位是一個(gè)錘煉和造就人才的工作崗位，辦公室主任既是一個(gè)服務(wù)者，又是一個(gè)管理者，要求具有全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)和較好的工作理念、方法與辦事能力。辦公室主任要在工作中學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中學(xué)會(huì)工作，主動(dòng)樹(shù)立“服務(wù)、管理、危機(jī)、創(chuàng)新、發(fā)展”等“五位一體”的指導(dǎo)思想，并將有機(jī)結(jié)合付諸實(shí)施，不斷完善自我人格，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，提升管理工作水平，促進(jìn)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：江南大學(xué)人文學(xué)院）