覃健榮　李振兵　韋芳

【摘 要】隨著企業(yè)的發(fā)展以及各級管理層的決策落實(shí)，督辦事項(xiàng)時(shí)效性、實(shí)效性要求越來越高，各項(xiàng)重點(diǎn)工作管理也越來越重要，如何借助信息化手段，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的督辦管理成為一項(xiàng)實(shí)際應(yīng)用課題。該文結(jié)合任務(wù)督辦管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)踐，簡要闡述了如何通過建立便捷、暢通、協(xié)同、高效的任務(wù)督辦管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)閉環(huán)管控的信息化管理。

【關(guān)鍵字】任務(wù)督辦，管理系統(tǒng)，信息化

一、建設(shè)背景

隨著企業(yè)的發(fā)展，協(xié)同辦公等信息系統(tǒng)逐步建立，信息化在企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理模式創(chuàng)新等方面發(fā)揮了重要的作用。然而，已經(jīng)廣泛應(yīng)用的協(xié)同辦公OA，還是側(cè)重流程管理，對于“任務(wù)督辦”這樣需要跨部門、跨班組、跨崗位的協(xié)同業(yè)務(wù)管理，在現(xiàn)有協(xié)同辦公OA上的應(yīng)用還不夠貼合實(shí)際操作。在日常工作中，任務(wù)事項(xiàng)越來越多，時(shí)效性、實(shí)效性要求也越來越高，傳統(tǒng)的督辦方式、運(yùn)作機(jī)制和工作手段已難以為繼。一些重要的工作缺少督辦機(jī)制，工作的跟蹤、落實(shí)和評價(jià)管理有待規(guī)范。督辦事項(xiàng)如何保證落實(shí)、貫徹執(zhí)行、跟蹤反饋，提高重點(diǎn)工作的督辦執(zhí)行效率，實(shí)現(xiàn)信息化的督辦管理，促進(jìn)工作任務(wù)的有力執(zhí)行成為一個(gè)急需解決的實(shí)際應(yīng)用課題。

二、業(yè)務(wù)需求分析

任務(wù)督辦是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作，要做好這項(xiàng)工作必須遵循一套科學(xué)的工作程序，分為立項(xiàng)發(fā)布、接收辦理、跟蹤督辦、辦理反饋、核查考評和辦結(jié)環(huán)節(jié)。為促進(jìn)工作任務(wù)管理規(guī)范化、流程化，保證各項(xiàng)重要工作部署的具體落實(shí)，通過開發(fā)建立便捷、協(xié)同、高效的任務(wù)督辦管理系統(tǒng)，明確責(zé)任、落實(shí)措施，形成自上而下、PDCA閉環(huán)管理的任務(wù)督辦管控機(jī)制。任務(wù)督辦管理系統(tǒng)對整個(gè)工作任務(wù)流程的發(fā)布走向、分支、實(shí)時(shí)辦理狀態(tài)進(jìn)行全程的監(jiān)控和管理，解決執(zhí)行過程中任務(wù)口頭化、難以記錄、難以考核的弊端；及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，以減少工作批漏，強(qiáng)化工作執(zhí)行力，提高辦公效率，同時(shí)加強(qiáng)上級與屬下的溝通交流。

如果單純依靠人工方式進(jìn)行工作任務(wù)過程管理和督辦，不僅管理過程復(fù)雜，管控能力也相對較弱，往往會出現(xiàn)任務(wù)不清晰、督辦效率低、職責(zé)不匹配、效果評價(jià)難等問題和現(xiàn)象。如何在督辦工作越來越多、任務(wù)要求越來越高的情況下規(guī)范流程、簡化操作、增強(qiáng)手段，減少此項(xiàng)工作的復(fù)雜度、提高工作效率效果，利用信息化手段顯然是一種必然選擇。

任務(wù)督辦管理系統(tǒng)建設(shè)要能夠幫助簡化任務(wù)立項(xiàng)發(fā)布、辦理、督辦、反饋、核查考評和辦結(jié)的過程管理，提升執(zhí)行效率效果，改善工作的執(zhí)行過程控制，加強(qiáng)跟蹤反饋深化協(xié)作溝通。同時(shí)能夠向管理層提供事項(xiàng)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)控；向任務(wù)執(zhí)行者提供便捷的溝通反饋的平臺。運(yùn)用信息化手段固化任務(wù)督辦管理的管控要求，解決人工催督辦工作難題，提升工作效率，保證工作質(zhì)量，進(jìn)而提升執(zhí)行力。督辦任務(wù)可逐級分解，對子任務(wù)的管理權(quán)可逐級下放；精細(xì)化的任務(wù)日程、工作記錄、工作日、周、月報(bào)機(jī)制；對每個(gè)任務(wù)進(jìn)行辦理回顧和評價(jià)和完成情況統(tǒng)計(jì)。

三、技術(shù)選型

根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要，采用C#語言，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)分層的開發(fā)，選用了B/S模式體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的方案，通過ASP.NET技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能，采用Microsoft SQL Server 2005數(shù)據(jù)庫進(jìn)行后臺數(shù)據(jù)庫管理，對任務(wù)督辦信息處理進(jìn)行技術(shù)方面設(shè)計(jì)。

四、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案及實(shí)現(xiàn)

任務(wù)督辦管理系統(tǒng)主要由任務(wù)發(fā)起、任務(wù)承辦、任務(wù)辦理、任務(wù)復(fù)核、任務(wù)辦結(jié)及統(tǒng)計(jì)查詢等模塊組成，實(shí)現(xiàn)對任務(wù)事項(xiàng)的逐級分解下達(dá)、任務(wù)承辦、任務(wù)辦理、報(bào)告反饋、核查考評、查詢統(tǒng)計(jì)等具體功能。實(shí)現(xiàn)對督辦事項(xiàng)進(jìn)行“紅、黃、綠”燈預(yù)警監(jiān)控，從而簡化工作流程提升工作效率。通過采用任務(wù)流程控制，結(jié)合企業(yè)管理現(xiàn)狀和需要，將現(xiàn)代管理思想和信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)集成，以溝通、協(xié)調(diào)、控制為原則，建立起督辦有力、落實(shí)及時(shí)、考核明確的任務(wù)督辦體系，從而提高督辦事項(xiàng)的管理執(zhí)行效率，加強(qiáng)溝通與協(xié)作，減少工作紕漏。

系統(tǒng)功能架構(gòu)圖如下：

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)

系統(tǒng)用戶角色分為任務(wù)發(fā)起人、任務(wù)負(fù)責(zé)人、任務(wù)承辦人以及任務(wù)復(fù)核人。任務(wù)發(fā)起人發(fā)布任務(wù)，將任務(wù)導(dǎo)入系統(tǒng)，對發(fā)起的任務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督及辦結(jié)。任務(wù)負(fù)責(zé)人對負(fù)責(zé)的任務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。負(fù)責(zé)人接收任務(wù)后可承辦任務(wù)或?qū)⑷蝿?wù)交辦，每項(xiàng)任務(wù)可以交辦給多個(gè)承辦人。任務(wù)承辦人接收到任務(wù)后，進(jìn)行確認(rèn)接收辦理，在系統(tǒng)中記錄任務(wù)進(jìn)展情況、完成情況，提交至復(fù)核人進(jìn)行審核。任務(wù)復(fù)核人對任務(wù)的工作完成情況進(jìn)行評價(jià)。

（一）工作任務(wù)發(fā)起及確認(rèn)分派

任務(wù)發(fā)起人將各種需要進(jìn)行督辦的工作事項(xiàng)導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動(dòng)將任務(wù)下發(fā)至負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)分派。在任務(wù)分解下達(dá)過程中為保護(hù)相應(yīng)事項(xiàng)的信息安全，系統(tǒng)能夠?qū)Χ睫k事項(xiàng)的查看權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一的控制。

（二）任務(wù)辦理及反饋

承辦人確認(rèn)督辦事項(xiàng)后，在承辦人的界面顯示該辦理的督辦任務(wù)。承辦人在系統(tǒng)填報(bào)工作進(jìn)展情況。涉及多個(gè)協(xié)辦人的事項(xiàng)，由承辦人負(fù)責(zé)溝通、督促，并在系統(tǒng)統(tǒng)一填報(bào)協(xié)辦人工作進(jìn)展情況。

當(dāng)有新的承辦任務(wù)時(shí)，系統(tǒng)將通過企業(yè)內(nèi)部郵件向承辦人發(fā)出提醒，交辦人可以實(shí)時(shí)查看承辦人是否對承辦事項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的響應(yīng)。承辦人可在系統(tǒng)待辦事項(xiàng)中查看，操作簡便。承辦人可通過系統(tǒng)直接提交督辦交辦事項(xiàng)的階段及最終完成標(biāo)示交付物、執(zhí)行進(jìn)度情況等信息。通過任務(wù)執(zhí)行情況反饋功能大大簡化反饋繁瑣度，規(guī)范了督辦事項(xiàng)的執(zhí)行跟蹤和監(jiān)控，提高了任務(wù)管理的精細(xì)化程度，保障了各項(xiàng)任務(wù)有效的執(zhí)行。

在辦理、監(jiān)控環(huán)節(jié)，系統(tǒng)增設(shè)了“紅、黃、綠”燈預(yù)警監(jiān)控功能，逾期未辦理的事項(xiàng)顯示紅燈，即將逾期的事項(xiàng)顯示黃燈，已按期辦理的事項(xiàng)則顯綠燈。

（三）任務(wù)復(fù)核及辦結(jié)

復(fù)核人可在系統(tǒng)中查詢督辦事項(xiàng)填報(bào)情況，可按照承辦人、辦復(fù)期限、完成情況等信息查詢督辦事項(xiàng)。復(fù)核人對辦理結(jié)果進(jìn)行審核認(rèn)可，按照工作量和完成質(zhì)量維度進(jìn)行評價(jià)。辦理結(jié)果審核通過后，由發(fā)起人在系統(tǒng)中辦結(jié)督辦事項(xiàng)。對逾期未完成的任務(wù)，可由發(fā)起人調(diào)整辦復(fù)時(shí)限，轉(zhuǎn)入下一階段進(jìn)行督辦。

（四）任務(wù)辦理情況查詢統(tǒng)計(jì)

任務(wù)督辦系統(tǒng)能夠提供目前及歷史督辦事項(xiàng)的辦理情況查詢統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，系統(tǒng)能提供自定義的查詢、導(dǎo)出功能，方便用戶使用。

五、應(yīng)用價(jià)值

通過任務(wù)督辦管理系統(tǒng)的建設(shè)，對督辦事項(xiàng)的管理進(jìn)行規(guī)范，優(yōu)化管理流程、健全運(yùn)行機(jī)制、強(qiáng)化結(jié)果應(yīng)用，推動(dòng)各項(xiàng)工作的規(guī)范開展。任務(wù)督辦管理系統(tǒng)的使用，確保了被督辦的工作能及時(shí)反饋和通報(bào)，推動(dòng)了事事有落實(shí)有反饋，各項(xiàng)工作的執(zhí)行質(zhì)量和效率得到提高，形成了良好的工作機(jī)制，營造了“求創(chuàng)新、重實(shí)效、抓落實(shí)”的工作氛圍。通過將被督辦事項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)用于績效考核，強(qiáng)化了工作任務(wù)的執(zhí)行效率和效果。

六、結(jié)束語

任務(wù)督辦管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了督辦工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，保證了各項(xiàng)工作任務(wù)的具體落實(shí)。該系統(tǒng)運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的督辦管理，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)閉環(huán)管控的信息化管理，也是企業(yè)管理創(chuàng)新的具體體現(xiàn)。

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作者簡介：

覃健榮，男，助理工程師，學(xué)士，現(xiàn)從事信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理工作