白靜

[摘 要]檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化建設(shè)則成了檔案信息化建設(shè)中一個重要的內(nèi)容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行研究具有十分重要的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化；建設(shè)

21世紀(jì)隨著數(shù)字化信息時代的到來，數(shù)字技術(shù)已廣泛實(shí)施到各個領(lǐng)域之中，也成為一個國度知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要標(biāo)志和建設(shè)信息化社會的基礎(chǔ)。在數(shù)字化時代，隨著數(shù)字文件的大量產(chǎn)生，近年來，檔案數(shù)字化管理引起了國內(nèi)學(xué)者的廣泛關(guān)注，數(shù)字化檔案將逐漸取代傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案也是未來發(fā)展的主要趨勢，在一定程度上造成了檔案工作人員的觀念也發(fā)生了較大變化。當(dāng)前，信息化社會格局已經(jīng)形成，正確地判斷檔案工作發(fā)展形勢，牢牢把握檔案數(shù)字化建設(shè)這一刻不容緩的中心任務(wù)，利用目前大好的戰(zhàn)略機(jī)遇期，通過市場運(yùn)作、政府扶持和挖掘自身潛在優(yōu)勢來攻克難點(diǎn)、化解矛盾是檔案部門開創(chuàng)檔案工作新局面有效手段。

1、檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序的檔案信息庫。經(jīng)過數(shù)字化處理后，檔案信息提高了計算機(jī)檢索速度；節(jié)省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強(qiáng)檔信息資源的開發(fā)與利用，為檔案館開展特色服務(wù)創(chuàng)造條件。

2、檔案數(shù)字化的特點(diǎn)

檔案數(shù)字化是通過現(xiàn)代技術(shù)對國家或社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等進(jìn)行數(shù)字化記錄，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：（1）信息的非人工識讀性。也就是說檔案的數(shù)字化使用是以數(shù)字代碼的形式做記錄，并通過計算機(jī)軟件的程序解碼，并回復(fù)到初始狀態(tài)，才能識讀；（2）系統(tǒng)依賴性。檔案數(shù)字化管理需要借助計算機(jī)軟件系統(tǒng)，在計算機(jī)軟件系統(tǒng)與原系統(tǒng)不兼容的情況下，則需要進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當(dāng)新的計算機(jī)系統(tǒng)和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數(shù)字化建設(shè)的其他特征還包括信息的可流動性、信息儲存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。

3、對我國檔案數(shù)字化建設(shè)的分析

由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)還處于試點(diǎn)階段，故在現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設(shè)還存在不少問題：如技術(shù)上的問題、合作問題、數(shù)字化對象問題、標(biāo)準(zhǔn)化問題等。因此，檔案部門在積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過程中，不能不顧實(shí)際條件，一哄而上，必須進(jìn)行可行性分析，通過分析數(shù)字化建設(shè)的可行性，結(jié)合本部門的實(shí)際，提出可行性方案，這樣檔案數(shù)字化建設(shè)才能健康發(fā)展。

3.1法律效力問題

電子檔案數(shù)字化是把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲存、輸入的過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵?jǐn)_、人為破壞等等，這些不安全因素往往會造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會出現(xiàn)“信任危機(jī)”，這樣檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實(shí)意義，制定相應(yīng)的法律條款，以保障檔案數(shù)字化的可操作性。

3.2網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施問題

要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用就需要一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施為前提，如局域網(wǎng)的建設(shè)、信息資源網(wǎng)站的建設(shè)等。而網(wǎng)站建設(shè)一般包括域名申請、服務(wù)器配置、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁設(shè)計、系統(tǒng)配置、主頁發(fā)布、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)站宣傳等內(nèi)容。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況關(guān)系著能否把數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布。

3.3檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，任務(wù)艱巨而復(fù)雜，因此在建設(shè)過程中，必須積極面對各種困難，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案。一份完整的實(shí)施方案應(yīng)該包括四部分內(nèi)容：現(xiàn)狀分析、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施要素和保障系統(tǒng)。為此，在制定檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案時，要進(jìn)行以下的工作：檔案部門在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)之前，應(yīng)該進(jìn)行調(diào)查研究，對本部門的現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析與把握；理制度方面的調(diào)查研究。硬件方面的調(diào)查研究，技術(shù)方面的調(diào)查研究，人才方面的調(diào)查研究。

3.4檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)確認(rèn)

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認(rèn)清檔案的著作權(quán)。因?yàn)?，所有?quán)與著作權(quán)是兩個不同的概念，擁有著作權(quán)而不一定具有所有權(quán)，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。

4、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)

4.1完善檔案數(shù)字化管理體系

建立、完善檔案數(shù)字化建設(shè)工作的管理體系，促進(jìn)新時期檔案工作新格局趨于成熟和穩(wěn)定。檔案數(shù)字化建設(shè)管理體系主要包括管理體系、標(biāo)準(zhǔn)化體系和研究體系在內(nèi)的支撐體系。

4.2加強(qiáng)與信息管理部門的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合

盡快將檔案數(shù)字化建設(shè)融入國家信息資源建設(shè)范疇。檔案數(shù)字化建設(shè)工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產(chǎn)業(yè)范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)過程中相互協(xié)調(diào)、互相促進(jìn)已成為大勢所趨。

4.3豐富數(shù)字檔案的采集途徑

建立海量檔案信息資源庫，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息價值利用的最大化。在整個社會建設(shè)的進(jìn)程中，檔案部門應(yīng)全方位拓展工作領(lǐng)域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數(shù)字信息采集途徑，而且要輔助有關(guān)部門切實(shí)開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，生成巨大的數(shù)字檔案信息資源

5、結(jié)語

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。因此，對于檔案數(shù)字化建設(shè)理論的研究也是一個十分復(fù)雜的課題，所以，要從人員安全管理制度，文檔管理制度，系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度，不斷建立健全管理制度體系，進(jìn)而推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)不斷趨于完善。

參考文獻(xiàn)：

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