燕海榮

[摘 要]預(yù)立卷制度是上世紀(jì)50年代為加強(qiáng)國(guó)家檔案工作，由國(guó)務(wù)院予以明確，并要求全面推行，由文書(shū)處理部門(mén)率先進(jìn)行立卷的一種部門(mén)歸檔制度。正視職業(yè)院校推行預(yù)立卷制度的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并對(duì)其進(jìn)行理性思考，探討解決這些問(wèn)題的對(duì)策是本文的主旨，以期對(duì)職業(yè)院校檔案歸檔乃至管理工作整體推進(jìn)發(fā)揮助推作用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；預(yù)立卷制度；問(wèn)題分析；對(duì)策研究

預(yù)立卷制度是上世紀(jì)50年代，為加強(qiáng)國(guó)家檔案工作，由國(guó)務(wù)院予以明確，要求全面推行的、由文書(shū)處理部門(mén)率先進(jìn)行立卷的一種部門(mén)歸檔制度。正視職業(yè)院校推行預(yù)立卷制度的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并對(duì)其進(jìn)行理性思考，探討解決這些問(wèn)題的對(duì)策是本文的主旨，以期對(duì)職業(yè)院校檔案歸檔乃至管理工作整體推進(jìn)發(fā)揮助推作用。

一、問(wèn)題匯總評(píng)估

我們以選擇具有區(qū)域或行業(yè)代表性、以陜西省內(nèi)高職院校為主體，兼及本科院校與中職學(xué)校為原則，以各院校專兼職檔案人員為對(duì)象，以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，通過(guò)文獻(xiàn)查閱、問(wèn)卷調(diào)查、系統(tǒng)分析等方式，對(duì)實(shí)施預(yù)立卷制度的態(tài)度認(rèn)識(shí)、推行狀況、團(tuán)隊(duì)建設(shè)諸方面進(jìn)行了調(diào)查、分析和匯總。其結(jié)果如下：

1.多數(shù)歸檔單位對(duì)預(yù)立卷工作責(zé)任意識(shí)不夠。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接影響到工作的落實(shí)，我們主要從思想認(rèn)識(shí)、策略制定、行為落實(shí)等方面進(jìn)行問(wèn)卷設(shè)計(jì)。調(diào)查結(jié)果顯示：歸檔部門(mén)涉及檔案工作的記載內(nèi)容寥寥無(wú)幾，有的甚至從未提及。很多單位認(rèn)為檔案工作是檔案部門(mén)的專職工作，與本部門(mén)關(guān)系不大。部分部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“預(yù)立卷工作的責(zé)任主體是檔案的形成與歸檔部門(mén)、各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為部門(mén)預(yù)立卷工作創(chuàng)造一定的條件，并給予一定的關(guān)心支持”的認(rèn)識(shí)很不到位，抱著應(yīng)付的心態(tài)，搪塞敷衍，預(yù)立卷工作的氛圍還沒(méi)有完全形成，尚需完善。

2.部分歸檔單位檔案工作體制不到位。具體表現(xiàn)在：歸檔單位歸檔類目不清；歸檔范圍不準(zhǔn)，特別是業(yè)務(wù)發(fā)生交叉的部門(mén)，檔案材料立卷歸檔常?；ハ嗤普?；檔案管理相關(guān)人員職責(zé)不明。調(diào)查顯示：60%以上的職校都不同程度存在以上問(wèn)題。部分中職、個(gè)別高職院校歸檔類目不清，歸檔范圍不準(zhǔn)，60%左右的職校對(duì)聲像檔案的整理移交還很不完善，甚至出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象。

3.大部分兼職檔案員對(duì)檔案工作的積極性、主動(dòng)性不高。部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員大都分擔(dān)著多項(xiàng)工作，檔案工作只是其中一小部分。兼職檔案員隊(duì)伍本來(lái)就“先天不足”，加之頻繁更換。導(dǎo)致消極應(yīng)付，責(zé)任心不強(qiáng)，積極性不高等現(xiàn)象。調(diào)查結(jié)果顯示：80%以上的歸檔部門(mén)兼職檔案員的人員構(gòu)成矛盾凸顯多：其一，多數(shù)年輕化、學(xué)歷較高；其二，檔案工齡時(shí)間短、經(jīng)驗(yàn)不足；其三，專業(yè)不對(duì)口，檔案工作甚至還無(wú)從下手；其四，檔案工作僅是兼職而已，工作穩(wěn)定性不強(qiáng)，有隨時(shí)調(diào)整它處的傾向。

4.一些單位的檔案員對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟。不明白本單位歸檔范圍，歸檔材料收集不齊全，整理也不規(guī)范。如歸檔材料和一般性資料區(qū)分不清；卷內(nèi)無(wú)歸檔目錄；案卷編目、保管期限不準(zhǔn)和檢索工具不規(guī)范等。

5.一些單位歸檔意識(shí)不強(qiáng)。有的認(rèn)為是自己的東西，就干脆不交，放在個(gè)人手中或者本單位內(nèi)，影響學(xué)校檔案整體移交進(jìn)展大局。

綜合以上問(wèn)題，我們認(rèn)為：

1.本科類院校推行狀況相對(duì)良好，且較為順暢。由于辦學(xué)歷史悠久、人員素質(zhì)強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)重視，制度推行的體制機(jī)制健全保障到位等原因，使預(yù)立卷制度推行起來(lái)幾乎水到渠成，較為自覺(jué)，有制度有落實(shí)。

2.高職大專類院校大多開(kāi)始實(shí)施，但效果不很理想。高職院校多為合并轉(zhuǎn)軌而成，雖說(shuō)能緊跟政策要求，積極開(kāi)展相關(guān)工作，但仍存在許多實(shí)際困難，如校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，歸檔部門(mén)認(rèn)識(shí)不足，檔案工作人員專業(yè)不對(duì)口，業(yè)務(wù)水平不高，積極性缺乏，工作制度不完善，執(zhí)行措施不力，落實(shí)不到位等。

3.中職類學(xué)校基本尚未開(kāi)始，一片空白。絕大多數(shù)學(xué)校仍為檔案室立卷，認(rèn)為檔案工作就是檔案員的事情，與其他人員沒(méi)有關(guān)系。好多學(xué)校仍為檔案工作人員苦口婆心地上門(mén)討要，偶有個(gè)別部門(mén)勉強(qiáng)上交，也多是眉毛胡子一把抓。

二、對(duì)策措施研究

預(yù)立卷工作既然是學(xué)校檔案的基礎(chǔ)性工作之一，也是控好檔案管理的前端、前沿。那么，各職業(yè)院校就應(yīng)結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》，根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際，制定切實(shí)可行、操作性強(qiáng)的運(yùn)行方案。中、高職院校應(yīng)向本科院校尤其是重點(diǎn)高校學(xué)習(xí)，不斷完善細(xì)化預(yù)立卷程序，為預(yù)立卷工作創(chuàng)造良好氛圍與條件，盡快行動(dòng)，迎頭趕上。

1.加大宣傳力度，指導(dǎo)歸檔單位增強(qiáng)檔案意識(shí)。加大檔案法規(guī)條例宣力度傳，營(yíng)造“檔案工作人人有責(zé)”氛圍。每學(xué)期至少召開(kāi)一次全校檔案工作會(huì)議，至少向校黨委做一次檔案工作專題匯報(bào)。定期安排工作人員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解檔案工作動(dòng)態(tài)，借鑒立卷經(jīng)驗(yàn)；利用時(shí)事形勢(shì)政策教育、重要人物檔案的收集移交機(jī)會(huì)，借船出海，乘勢(shì)而上。將檔案工作納入部門(mén)整體發(fā)展規(guī)劃，納入歸檔部門(mén)年度考核范圍，適度提高檔案工作權(quán)重系數(shù)，使“檔案工作納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃”真正落到實(shí)處。

2.健全組織網(wǎng)絡(luò)，形成檔案三級(jí)管理體制格局。校內(nèi)各歸檔單位應(yīng)該配備相關(guān)檔案管理人員，包括分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員和立卷員，并將檔案工作納入其崗位職責(zé)范圍。高職院校立卷歸檔部門(mén)可分為兩大類，即教學(xué)院系和職能部門(mén)。教學(xué)院系在確定一名兼職檔案員的基礎(chǔ)上，再分設(shè)教學(xué)辦、學(xué)工辦和綜合辦三個(gè)立卷點(diǎn)，各立卷點(diǎn)根據(jù)本部門(mén)的工作職責(zé)、歸檔范圍，將資料進(jìn)行初步立卷后交兼職檔案員進(jìn)行初驗(yàn)，根據(jù)初驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行再次調(diào)整后由兼職檔案員統(tǒng)一向檔案部門(mén)進(jìn)行移交。職能部門(mén)兼職檔案員與立卷員可集于一身，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理、歸檔及移交工作。這種檔案工作機(jī)制建立后，檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔起來(lái)就很順利了。

3.明確崗位職責(zé)，推動(dòng)立卷工作進(jìn)展和諧有序。檔案館（室）應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定各部門(mén)及檔案工作人員在部門(mén)立卷歸檔制度中的工作職責(zé)，包括分管領(lǐng)導(dǎo)和專（兼）職檔案員，特別是歸檔單位專（兼）職檔案員的工作職責(zé)，把他們的工作職責(zé)具體化、明確化。比如一些本科院校就將檔案員職責(zé)在校園網(wǎng)站制度職責(zé)欄予以公布。對(duì)于各歸檔部門(mén)也應(yīng)做到任務(wù)明確，不留空白，消除死角，特別是業(yè)務(wù)交叉的部門(mén)。比如，學(xué)校的的收文除了明確規(guī)定由黨辦、校辦立卷以外，一律由承辦部門(mén)立卷；校內(nèi)以部門(mén)名義的發(fā)文，由承辦部門(mén)立卷；幾個(gè)部門(mén)共同起草的文件由主辦部門(mén)立卷；學(xué)校各部門(mén)互送的文件，由制成部門(mén)立卷等。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍。職校檔案館（室）應(yīng)切實(shí)把抓好加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍等視為人力資源培訓(xùn)、提高立卷歸檔質(zhì)量的重要舉措。

4.1努力穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍。在兼職檔案員的確定方面，歸檔部門(mén)應(yīng)優(yōu)先考慮專業(yè)對(duì)口或接近、年富力強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作的人員；學(xué)校在職稱評(píng)審、行政晉級(jí)等方面應(yīng)給予相應(yīng)的政策考慮，如兼職檔案員的檔案工齡可與輔導(dǎo)員輔導(dǎo)工齡一視同仁等。如此，既能調(diào)動(dòng)兼職檔案員工作積極性、主動(dòng)性，增強(qiáng)兼職檔案員工作業(yè)務(wù)能力，還可一定程度上穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍。

4.2編印《檔案工作手冊(cè)》，普及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。《檔案工作手冊(cè)》可包括三大部分：一是國(guó)家、?。ㄊ校╆P(guān)于檔案工作的各類法規(guī)；二是本校結(jié)合自身實(shí)際出臺(tái)的檔案工作法規(guī)；三是各立卷歸檔單位的職責(zé)分工、歸檔范圍、檔案整理的規(guī)范程序，也就是具體工作流程等?！稒n案工作手冊(cè)》要做到各類檔案工作人員人手一冊(cè)，并定期組織相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和探討交流，使相關(guān)人員熟悉檔案工作的全部流程和各個(gè)環(huán)節(jié)。

4.3合理編制各歸檔部門(mén)預(yù)立卷類目。預(yù)立卷類目是指導(dǎo)預(yù)立卷工作的工具，也是做好預(yù)立卷工作的重要依據(jù)，其編寫(xiě)原則既要反映部門(mén)基本與常規(guī)工作，又要突出部門(mén)年度重點(diǎn)工作，一般應(yīng)根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)實(shí)際與《單位檔案歸檔范圍與保管期限》等指導(dǎo)性文件進(jìn)行編寫(xiě)。類目要簡(jiǎn)明概括地反映文件的作者、內(nèi)容與文種，并依次設(shè)置條款編號(hào)。

4.4切實(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)指導(dǎo)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是做好歸檔部門(mén)預(yù)立卷工作的保障措施。定期不定期對(duì)部門(mén)檔案工作人員實(shí)施規(guī)范化的崗位培訓(xùn)，不厭其煩地深入各單位宣講檔案工作，手把手地指導(dǎo)幫助進(jìn)行做好歸檔部門(mén)預(yù)立卷類目設(shè)計(jì)及檔案分類編目、價(jià)值判定、歸卷檢查等逐項(xiàng)規(guī)范性的立卷工作，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，熟練掌握計(jì)算機(jī)和其他有關(guān)方面的知識(shí)技能。使其動(dòng)作規(guī)范、業(yè)務(wù)熟練、技術(shù)精湛。在這一方面，一些高校的做法值得我們借鑒：檔案管理部門(mén)工作人員經(jīng)常聯(lián)系基層、聯(lián)系歸檔部門(mén)，多調(diào)查多了解基層檔案工作之所需，或個(gè)別交流、或集體培訓(xùn)，并對(duì)聯(lián)系情況、培訓(xùn)情況進(jìn)行如實(shí)記載，年末、或階段性進(jìn)行評(píng)比。這些評(píng)比既有聯(lián)系、培訓(xùn)、交流的次數(shù)等量化指標(biāo)，也有聯(lián)系后的改進(jìn)性的剛性指標(biāo)。對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員聯(lián)系情況的綜合評(píng)比，也是對(duì)歸檔部門(mén)兼職檔案員檔案工作促進(jìn)的最好反饋。

4.5有選擇地組織校際考察學(xué)習(xí)。鼓勵(lì)歸檔部門(mén)兼職檔案員與學(xué)校檔案管理人員同樣看待，一并出校參加檔案立卷工作各類培訓(xùn)、交流活動(dòng)。這樣，既讓兼職檔案員增強(qiáng)了業(yè)務(wù)素質(zhì)，也了解了檔案動(dòng)態(tài)。兼職檔案員每次外出學(xué)習(xí)或培訓(xùn)后都必須撰寫(xiě)心得體會(huì)或論文，在部門(mén)網(wǎng)站、學(xué)院網(wǎng)站，或公開(kāi)發(fā)表。檔案館及時(shí)做好兼職檔案員論文匯集交流工作，為他們職稱晉升創(chuàng)造條件。

5.敦促部門(mén)移交，加大立卷進(jìn)館工作督辦力度。立卷歸檔是為了豐富檔案館館藏和提高進(jìn)館檔案材料質(zhì)量的重要保證。歸檔單位凡是該移交進(jìn)館的檔案材料，根據(jù)工作完成情況，檔案館列出清單進(jìn)行及時(shí)催交，并把落實(shí)情況進(jìn)行學(xué)院網(wǎng)站或文件通報(bào)。在年末單位年度考評(píng)時(shí)，檔案工作完成情況應(yīng)有一定的分值。這些都能有效改善移交進(jìn)館不及時(shí)的狀況。

6.完善考評(píng)機(jī)制，提高檔案工作人員積極性。建立操作性強(qiáng)的檔案立卷工作考評(píng)制度，如《歸檔單位立卷歸檔工作考核標(biāo)準(zhǔn)》。每1—2年對(duì)各歸檔單位進(jìn)行一次立卷工作考核評(píng)比?？己丝梢詮奈募|(zhì)量、書(shū)寫(xiě)質(zhì)量、歸檔質(zhì)量三個(gè)方面入手，考核標(biāo)準(zhǔn)分優(yōu)秀、合格、不合格三檔。學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行嚴(yán)格考核，實(shí)事求是，量化得分，評(píng)比結(jié)果與部門(mén)年度考核、個(gè)人評(píng)優(yōu)樹(shù)模、職稱職務(wù)評(píng)審等掛鉤。以期提高檔案工作人員的積極性，促進(jìn)歸檔單位立卷歸檔工作。

職業(yè)院校推行的部門(mén)預(yù)立卷、立卷歸檔制度，是檔案收集的基礎(chǔ)和立足點(diǎn)，更是檔案收集的依據(jù)和準(zhǔn)繩。它是職校自身檔案建設(shè)的前提，是做好學(xué)校檔案的根本。只有創(chuàng)造優(yōu)良條件、營(yíng)造良好氛圍；積聚人力資源、穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍；理順各種關(guān)系、完善體制機(jī)制，長(zhǎng)期堅(jiān)持檔案預(yù)立卷制度、堅(jiān)持部門(mén)立卷平時(shí)立卷，才能保證職校檔案材料的齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)，保證檔案館（室）進(jìn)館材料的質(zhì)量和館藏；充分發(fā)揮歸檔部門(mén)的優(yōu)越性，最大限度地實(shí)現(xiàn)歸檔部門(mén)預(yù)立卷工作責(zé)任主體的作用。愿以上之對(duì)策措施能對(duì)職校預(yù)立卷制度順利推行乃至學(xué)校整體檔案管理工作發(fā)揮助推作用。

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