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        公共服務(wù)中心秘書工作與檔案管理工作探討

        2014-11-24 02:45:40于洪海
        黑龍江史志 2014年7期
        關(guān)鍵詞:研究探討檔案管理

        于洪海

        [摘 要]針對(duì)公共服務(wù)中心對(duì)檔案管理工作,介紹了秘書工作與檔案管理中的問題,主要是檔案的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、檔案的規(guī)范程序與文種利用,提出了對(duì)檔案管理的處理措施,如原稿與編號(hào)、秘書對(duì)檔案的處理措施、對(duì)檔案管理的管理意識(shí)、對(duì)檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公文檔案管理要使用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)。

        [關(guān)鍵詞]公共服務(wù)中心;秘書工作;檔案管理;工作問題研究;研究探討

        公共服務(wù)中心秘書工作也大都負(fù)責(zé)檔案管理工作,這兩項(xiàng)工作是密不可分的關(guān)系。改革開放以來,隨著高科技的發(fā)展,公共服務(wù)事業(yè)得到了發(fā)展,但也存在一些問題。為了促進(jìn)我國(guó)公共服務(wù)事業(yè)向前推進(jìn),就要求公共服務(wù)中心的秘書工作和檔案管理工作結(jié)合起來。公文也是一類檔案,它是秘書工作的重要工作之一,檔案資料也包括對(duì)公文的積累,回顧檔案管理的成長(zhǎng)過程,實(shí)際上就是由于公文資料的整理需要,才有了檔案資料的需求。因此,做好秘書工作,是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。

        1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

        改革開放之前的秘書工作,只是整理紙質(zhì)的公文檔案,伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,公文檔案的管理工作也發(fā)生了很大的發(fā)展,如今已朝“一體化”的方向發(fā)展,在公文檔案中實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化”的管理模式。什么是“文檔一體化”,實(shí)際上是從公共服務(wù)中心秘書工作和檔案管理的角度出發(fā),把公共服務(wù)中心的公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中,在公共服務(wù)中心中,實(shí)現(xiàn)文檔生成一體化,這樣就可以實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)中心信息資源的共享。

        1.1紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)與裝訂規(guī)范問題

        傳統(tǒng)的公文規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是利用紙為媒介,也可以使用印刷紙或者復(fù)印紙,一般常用紙張的型號(hào)為A4紙;但也有B5紙?jiān)诠闹谐霈F(xiàn)。在裝訂時(shí),從規(guī)范上來說是從紙的左側(cè)裝訂,在裝訂時(shí)不要出現(xiàn)漏頁、壞釘或者脫落的現(xiàn)象。對(duì)于紙張質(zhì)量一般沒有明確的規(guī)定,因此,有些公文容易出現(xiàn)質(zhì)量差、耐折度低的特點(diǎn),這樣的質(zhì)量容易使公文保存時(shí)間不長(zhǎng),就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。

        1.2公文版設(shè)計(jì)與附件要求規(guī)范問題

        公文版的設(shè)計(jì)規(guī)范,有利于促進(jìn)“公共服務(wù)中心文檔一體化”的實(shí)現(xiàn),也有利于公共服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是,在公共服務(wù)中心的日常工作中,秘書往往沒有足夠的重視。不去關(guān)心公文中存在著的文字內(nèi)容的錯(cuò)誤,也沒有秘書去關(guān)心公文的抄送內(nèi)容和抄發(fā)單位;這些問題的出現(xiàn),容易給文件的歸檔管理帶來很大的麻煩,也加大了公共服務(wù)中心對(duì)公文檔案操作的難度。雖然,在我國(guó)對(duì)于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定,但是,在公文制發(fā)過程中,在公共服務(wù)中心還需要正確處理。

        1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題

        我國(guó)的相關(guān)規(guī)范,已經(jīng)具體的規(guī)定對(duì)公文檔案的管理要求,但在實(shí)際工作中,秘書人員還是常常出現(xiàn)將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”這樣相近的詞混淆。其中,在公共服務(wù)中心的公文中,混淆率最高的是“請(qǐng)示”與“報(bào)告”,在許多場(chǎng)合中,本應(yīng)該使用“請(qǐng)示”,卻使用了“報(bào)告”;在應(yīng)該使用“報(bào)告”的情況下,卻使用了“請(qǐng)示”,出現(xiàn)最嚴(yán)重的是,還出現(xiàn)將這兩個(gè)文種互相結(jié)合的現(xiàn)象,但是在日常工作中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的狀況,就可能留下隱患。

        1.4公文原稿與規(guī)范編號(hào)問題

        在公共服務(wù)中心,對(duì)公文進(jìn)行處理的過程中,要進(jìn)行原稿的收集和整理工作。在公文辦理的過程中,還存著公文的辦理過程的規(guī)范,例如在進(jìn)行歸檔時(shí),只有公文的定稿,并沒有保留原稿或者修改稿。這從某種程度上來說,應(yīng)該說修改稿并不完善,特別是那些經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示的公文,這些公文對(duì)歷史,具有很高的存檔價(jià)值。另外,對(duì)于需要?dú)w檔的材料,要及時(shí)進(jìn)行復(fù)印,這樣會(huì)保證在公文檔案管理工作中,避免出現(xiàn)失誤。

        2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的處理措施

        針對(duì)公共服務(wù)中心秘書工作的檔案管理工作的問題,進(jìn)行分析,需要積極采取積極地的措施進(jìn)行解決。

        2.1秘書對(duì)檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識(shí)

        在公共服務(wù)中心中,為了做好秘書工作和檔案的管理工作,首先,秘書要提高對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)。只有提高了管理意識(shí),才能在對(duì)待公文檔案工作的環(huán)節(jié),管理檔案的工作人員,都要求他們要樹立穩(wěn)定的檔案管理模式上,檔案的管理質(zhì)量必須是第一觀念,同時(shí),嚴(yán)格要求自己,做好自身的檔案管理工作,對(duì)秘書崗位的責(zé)任和義務(wù)都要明確。

        2.2秘書與檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

        在秘書工作中,對(duì)檔案管理,要熟悉我國(guó)的相關(guān)法律和規(guī)范,例如,對(duì)公共服務(wù)中心的《檔案法》等的管理規(guī)范,在公共服務(wù)中心的機(jī)關(guān)公文進(jìn)行處理時(shí),常常需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。這就要求秘書要認(rèn)真的學(xué)習(xí),并熟練掌握,才能保證檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

        2.3公文檔案管理要建立組織機(jī)構(gòu)

        在公共服務(wù)中心中,要實(shí)現(xiàn)公文的全過程管理,就需要通過理順公共服務(wù)中心的管理體制,健全組織機(jī)構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊(duì)伍等方式來加強(qiáng)管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業(yè)性和技術(shù)性,使他們成為優(yōu)秀的秘書人員。

        2.4公文檔案管理與公文辦理程序

        高科技時(shí)代的公文檔案管理,要做好管理工作,就要運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù),在信息化時(shí)代,這是必不可少的基礎(chǔ),先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)得到廣泛的應(yīng)用。這樣才能改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,要利用計(jì)算機(jī)技術(shù),使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化,并配置相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備工具,對(duì)秘書工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn),能夠熟練、規(guī)范的操作設(shè)備,已成為當(dāng)前亟待解決的問題。

        3.結(jié)束語

        通過對(duì)目前秘書工作和檔案管理問題進(jìn)行分析,在文中提出搞好檔案工作的對(duì)策和方法,旨在促進(jìn)公共服務(wù)中心秘書工作的良好發(fā)展,通過公共服務(wù)中心秘書,將編制委員會(huì)的檔案管理工作。以科學(xué)性和規(guī)范性的方向發(fā)展,使檔案工作,在城鎮(zhèn)公共服務(wù)中心工作中,為人才流動(dòng)做好服務(wù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]劉美娟.基于當(dāng)前文秘工作的檔案管理關(guān)鍵問題研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2013(11):242-

        [2]胡霞.企業(yè)干部人事檔案管理工作問題探[J].人力資源管理.2013(3):16-17.

        [3]陳雪濱.新形勢(shì)下檔案管理工作問題探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者.2012(2):9-10.

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