于洪海

[摘 要]針對公共服務中心對檔案管理工作，介紹了秘書工作與檔案管理中的問題，主要是檔案的標準與規(guī)范、檔案的規(guī)范程序與文種利用，提出了對檔案管理的處理措施，如原稿與編號、秘書對檔案的處理措施、對檔案管理的管理意識、對檔案管理的質(zhì)量標準和公文檔案管理要使用先進的設備技術(shù)。

[關(guān)鍵詞]公共服務中心；秘書工作；檔案管理；工作問題研究；研究探討

公共服務中心秘書工作也大都負責檔案管理工作，這兩項工作是密不可分的關(guān)系。改革開放以來，隨著高科技的發(fā)展，公共服務事業(yè)得到了發(fā)展，但也存在一些問題。為了促進我國公共服務事業(yè)向前推進，就要求公共服務中心的秘書工作和檔案管理工作結(jié)合起來。公文也是一類檔案，它是秘書工作的重要工作之一，檔案資料也包括對公文的積累，回顧檔案管理的成長過程，實際上就是由于公文資料的整理需要，才有了檔案資料的需求。因此，做好秘書工作，是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。

1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

改革開放之前的秘書工作，只是整理紙質(zhì)的公文檔案，伴隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，公文檔案的管理工作也發(fā)生了很大的發(fā)展，如今已朝“一體化”的方向發(fā)展，在公文檔案中實現(xiàn)了“文檔一體化”的管理模式。什么是“文檔一體化”，實際上是從公共服務中心秘書工作和檔案管理的角度出發(fā)，把公共服務中心的公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，在公共服務中心中，實現(xiàn)文檔生成一體化，這樣就可以實現(xiàn)公共服務中心信息資源的共享。

1.1紙質(zhì)檔案的標準與裝訂規(guī)范問題

傳統(tǒng)的公文規(guī)范標準是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復印紙，一般常用紙張的型號為A4紙；但也有B5紙在公文中出現(xiàn)。在裝訂時，從規(guī)范上來說是從紙的左側(cè)裝訂，在裝訂時不要出現(xiàn)漏頁、壞釘或者脫落的現(xiàn)象。對于紙張質(zhì)量一般沒有明確的規(guī)定，因此，有些公文容易出現(xiàn)質(zhì)量差、耐折度低的特點，這樣的質(zhì)量容易使公文保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。

1.2公文版設計與附件要求規(guī)范問題

公文版的設計規(guī)范，有利于促進“公共服務中心文檔一體化”的實現(xiàn)，也有利于公共服務中心實現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共服務中心的日常工作中，秘書往往沒有足夠的重視。不去關(guān)心公文中存在著的文字內(nèi)容的錯誤，也沒有秘書去關(guān)心公文的抄送內(nèi)容和抄發(fā)單位；這些問題的出現(xiàn)，容易給文件的歸檔管理帶來很大的麻煩，也加大了公共服務中心對公文檔案操作的難度。雖然，在我國對于公文的附件也做出了相應的規(guī)定，但是，在公文制發(fā)過程中，在公共服務中心還需要正確處理。

1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題

我國的相關(guān)規(guī)范，已經(jīng)具體的規(guī)定對公文檔案的管理要求，但在實際工作中，秘書人員還是常常出現(xiàn)將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”這樣相近的詞混淆。其中，在公共服務中心的公文中，混淆率最高的是“請示”與“報告”，在許多場合中，本應該使用“請示”，卻使用了“報告”；在應該使用“報告”的情況下，卻使用了“請示”，出現(xiàn)最嚴重的是，還出現(xiàn)將這兩個文種互相結(jié)合的現(xiàn)象，但是在日常工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的狀況，就可能留下隱患。

1.4公文原稿與規(guī)范編號問題

在公共服務中心，對公文進行處理的過程中，要進行原稿的收集和整理工作。在公文辦理的過程中，還存著公文的辦理過程的規(guī)范，例如在進行歸檔時，只有公文的定稿，并沒有保留原稿或者修改稿。這從某種程度上來說，應該說修改稿并不完善，特別是那些經(jīng)過領(lǐng)導批示的公文，這些公文對歷史，具有很高的存檔價值。另外，對于需要歸檔的材料，要及時進行復印，這樣會保證在公文檔案管理工作中，避免出現(xiàn)失誤。

2.加強對檔案管理的處理措施

針對公共服務中心秘書工作的檔案管理工作的問題，進行分析，需要積極采取積極地的措施進行解決。

2.1秘書對檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識

在公共服務中心中，為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要提高對檔案管理工作的管理意識。只有提高了管理意識，才能在對待公文檔案工作的環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹立穩(wěn)定的檔案管理模式上，檔案的管理質(zhì)量必須是第一觀念，同時，嚴格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對秘書崗位的責任和義務都要明確。

2.2秘書與檔案管理的規(guī)范標準

在秘書工作中，對檔案管理，要熟悉我國的相關(guān)法律和規(guī)范，例如，對公共服務中心的《檔案法》等的管理規(guī)范，在公共服務中心的機關(guān)公文進行處理時，常常需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。這就要求秘書要認真的學習，并熟練掌握，才能保證檔案管理工作的規(guī)范標準。

2.3公文檔案管理要建立組織機構(gòu)

在公共服務中心中，要實現(xiàn)公文的全過程管理，就需要通過理順公共服務中心的管理體制，健全組織機構(gòu)以及建設優(yōu)秀的隊伍等方式來加強管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，使他們成為優(yōu)秀的秘書人員。

2.4公文檔案管理與公文辦理程序

高科技時代的公文檔案管理，要做好管理工作，就要運用先進的設備技術(shù)，在信息化時代，這是必不可少的基礎(chǔ)，先進的科學技術(shù)應得到廣泛的應用。這樣才能改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，要利用計算機技術(shù)，使檔案管理實現(xiàn)電子化，并配置相應的先進設備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓，能夠熟練、規(guī)范的操作設備，已成為當前亟待解決的問題。

3.結(jié)束語

通過對目前秘書工作和檔案管理問題進行分析，在文中提出搞好檔案工作的對策和方法，旨在促進公共服務中心秘書工作的良好發(fā)展，通過公共服務中心秘書，將編制委員會的檔案管理工作。以科學性和規(guī)范性的方向發(fā)展，使檔案工作，在城鎮(zhèn)公共服務中心工作中，為人才流動做好服務。

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