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        人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性策略研究

        2014-11-24 05:44:47吳道國
        黑龍江史志 2014年13期
        關(guān)鍵詞:一體化管理管理軟件人事檔案管理

        吳道國

        [摘 要]加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展的要求,是保證檔案安全的重要策略,是提高檔案管理水平的重要方式,也是發(fā)揮檔案作用的重要手段。今后在實際工作中,需要采取相應(yīng)的措施推動人事檔案管理信息化建設(shè),堅持信息化建設(shè)思想、創(chuàng)造良好的建設(shè)氛圍、實現(xiàn)人事檔案一體化管理,并重視管理軟件的研究與開發(fā),建立專業(yè)的人事檔案管理隊伍。

        [關(guān)鍵詞]人事檔案管理;信息化建設(shè);一體化管理;管理軟件

        1.引言

        人事檔案管理是每個單位不可忽視的一項重要策略。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步,推動人事檔案管理的信息化建設(shè)成了一種趨勢,這樣不僅有利于確保檔案資料的完整性和安全性,還有利于檔案信息的查詢和資源共享,對提高整個人事檔案管理水平,充分發(fā)揮人事檔案的重要作用具有現(xiàn)實意義。下面將探討分析人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性,并提出相應(yīng)的建設(shè)策略,希望能夠為實際工作提供指導(dǎo)與參考。

        2.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

        人事檔案管理信息化是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的趨勢,在現(xiàn)代社會,推動人事檔案管理信息化建設(shè)是十分必要的,具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

        2.1順應(yīng)時代發(fā)展的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步,它在人們?nèi)粘I畹倪\(yùn)用越來越廣泛,在人事檔案管理的運(yùn)用也不例外,這樣能夠更為有效的進(jìn)行人事檔案管理,還能夠推動管理工作的開放化、社會化進(jìn)程,為人事檔案管理提供技術(shù)支持。因此,加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是時代的要求,是整個社會發(fā)展的趨勢,必須重視該項工作。

        2.2保證檔案安全的策略。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的管理方式盡管能夠起到一定的作用,但不利于保證檔案資料的安全性,容易受到火災(zāi)、水災(zāi)、病蟲害的影響。并且一旦出現(xiàn)丟失或者燒毀現(xiàn)象,則無法恢復(fù)。而運(yùn)用信息化管理手段,將人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,能夠確保人事檔案信息資料的安全,方便以后的查閱和使用。

        2.3提高管理水平的方式。利用信息技術(shù)的支持,能夠?qū)⑷耸聶n案信息資料進(jìn)行數(shù)字化處理,有利于對檔案資料進(jìn)行查閱和管理。同時也方便人事檔案信息資料的共享,推動人事檔案管理方式的不斷完善。還可以簡化工作流程,方便人事檔案信息的查詢,減少管理人員的工作量,加快人事檔案信息更新速度,節(jié)約資源,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高.

        2.4發(fā)揮檔案作用的手段。在人事檔案管理過程中,通過運(yùn)用信息化管理方式,對資料的查詢、更新、修改都可以在電腦上進(jìn)行,有利于確保信息資料的完整性,使人事檔案更有價值,為單位考查工作人員的綜合情況提供相應(yīng)的依據(jù),從而促進(jìn)檔案更好的發(fā)揮作用。

        3.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

        正因為加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)具有上述重要作用,因而今后應(yīng)該重視該項工作,采取相應(yīng)的措施,推動信息化建設(shè)進(jìn)程,具體來說,筆者認(rèn)為可以采取以下策略。

        3.1堅持運(yùn)用信息化建設(shè)的思想。在人事檔案信息化建設(shè)趨勢的影響下,檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念,堅持運(yùn)用信息化建設(shè)的方針指導(dǎo)人事檔案管理工作。注重對信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用,管理人員應(yīng)該具有創(chuàng)新思想,注重管理手段和方式的創(chuàng)新,注重對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用;堅持從本單位的實際情況出發(fā),在管理實踐中逐步提高對信息化技術(shù)的應(yīng)用水平,堅持循序漸進(jìn)原則,加強(qiáng)技術(shù)研究,完善管理內(nèi)容和管理系統(tǒng),對存在的問題及時采取措施改進(jìn),推動人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

        3.2創(chuàng)造良好的信息化建設(shè)氛圍。完善管理規(guī)章制度,健全獎懲激勵機(jī)制,引進(jìn)高素質(zhì)的管理人員,營造良好的工作氛圍,調(diào)動廣大工作人員的積極性和主動性,掌握相應(yīng)的技術(shù)措施。同時注重對管理人員的培訓(xùn),提升他們的管理技能,推動信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

        3.3實現(xiàn)人事檔案的一體化管理。推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中,需要重視對整個過程的管理,對人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化,進(jìn)行存儲和備份,確保檔案信息資料的安全,做好對檔案信息的備份與管理,運(yùn)用科學(xué)的管理手段加強(qiáng)電子檔案管理水平。同時,要重視利用信息技術(shù)加強(qiáng)人事檔案整個過程的管理,包括建檔、歸檔、查詢、借閱、盤點、處理、轉(zhuǎn)出等程序,實現(xiàn)對檔案信息接收、傳送、傳輸、使用的一體化管理方式,提高檔案管理工作水平,促進(jìn)人事檔案作用的充分發(fā)揮。

        3.4重視管理軟件的研究與開發(fā)。人事檔案管理信息化建設(shè)必須以信息化平臺為依托,將其作為管理的操作平臺。因此,管理人員和技術(shù)人員需要加強(qiáng)研究工作,重視對管理軟件的研究與開發(fā),為信息化管理的順利推進(jìn)創(chuàng)造良好的條件。同時注重對管理軟件的更新,不斷完善管理系統(tǒng)。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作,做好檔案信息資料的存儲,為查閱和調(diào)取提供方便。另外還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的安全水平,建立完善的安全管理制度,采用相應(yīng)的安全技術(shù),提高檔案信息服務(wù)水平,不斷促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

        3.5建立專業(yè)人事檔案管理隊伍。注重對高素質(zhì)管理人員的引進(jìn)工作,加強(qiáng)管理隊伍建設(shè),人事檔案管理人員不僅需要掌握管理程序和規(guī)章制度,還應(yīng)該熟練的掌握管理技術(shù)的應(yīng)用,能夠勝任信息化建設(shè)的節(jié)能要求。同時,單位要注重對管理人員的培訓(xùn),不斷提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì),通過訪問、進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方式學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù),推動信息化建設(shè)進(jìn)程。同時,管理人員還需要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,樹立良好的職業(yè)道德,避免出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生,推動人事檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行,提高人事檔案管理水平。

        4.結(jié)束語

        綜上所述,加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用,今后在實際工作中,應(yīng)該以信息化建設(shè)為指導(dǎo)方針,并采取相應(yīng)的措施,推動人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程,確保檔案信息資料的完整和安全,使其在實際工作中更好的發(fā)揮作用。

        參考文獻(xiàn):

        [1]譚淑文.基于人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].檔案時空,2013(5)

        [2]李雪波.淺談人事檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(1)

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