涂淳

[摘 要]隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的招商引資規(guī)模不斷擴大。重點建設(shè)項目的不斷出現(xiàn)，促進了我國經(jīng)濟的快速發(fā)展。而這些建設(shè)項目通常會經(jīng)過大量的工作階段，如：前期工作、施工、竣工和驗收等，這些階段會留下大量的項目檔案，對這些檔案進行合理的收集與整理，是重點工程項目建設(shè)的重要內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞]重點工程；建設(shè)項目；檔案；收集管理

重點工程的建設(shè)項目檔案是對工程建設(shè)的真實記錄，并且還是進行質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)。這些檔案不僅僅是企業(yè)的寶貴資源，更是國家的重要資料。隨著我國建筑市場改革的不斷深化，以及我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，重點工程的建設(shè)項目檔案工作更加受到社會重視，并對此提出了更高的要求。因此建設(shè)項目檔案工作者應(yīng)該對檔案工作的基本狀況進行合理分析，并結(jié)合項目管理的新形勢和新要求，從而促進項目檔案管理工作的進一步提高。

隨著重點工程建設(shè)項目的不斷開展，檔案工具正在面臨著全新額挑戰(zhàn)，但這也同樣為檔案管理的地位提升和創(chuàng)新發(fā)展提供了很好的平臺。而重點工程項目的檔案工作，是對建設(shè)過和建設(shè)成果進行真實記錄，并且作為工程質(zhì)量的評價依據(jù)，也是項目投產(chǎn)后進行后續(xù)工作的主要依據(jù)，還是項目在交付使用后的必備條件。加強重點工程項目建設(shè)的檔案管理具有重要的意義。

一、重點工程建設(shè)項目檔案工作的收集

1.1健全檔案管理制度

在重點工程建設(shè)項目檔案管理的工作之中，一個科學(xué)、健全的檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)所在，并且能為重點工程項目檔案資料的完整性提供保障。因此在工程項目進行開工之前，檔案管理部門應(yīng)該和規(guī)劃部門及建設(shè)主管部門對檔案管理制度共同商定，使得檔案管理職能既能夠符合檔案管理要求。并且應(yīng)該對有關(guān)計劃及檔案管理要求進行有效宣傳，讓檔案人員在文件資料形成之前，就能對其進行把握，從而對相關(guān)資料進行及時的收集。并通過對項目檔案分類方法、等級制度、驗收辦法、收集制度等方面進行要求，從而保證項目檔案的完整性，并對文件的運轉(zhuǎn)流向有更為清楚的認(rèn)識。

1.2對檔案工作人員的要求

檔案管理工作需要保證項目檔案的真實性和完整性，因此檔案工作人員應(yīng)該再進行基建檔案管理工作時，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，與技術(shù)人員和施工單位進行交流溝通，并對歸檔要求進行宣傳和強調(diào)。還應(yīng)該向現(xiàn)場施工單位和技術(shù)人員對檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用進行有效宣傳，加強施工人員在工作中對檔案資料手機的認(rèn)識。并且檔案工作管理人員還應(yīng)該保持與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，加強合作關(guān)系，共同做好工程建設(shè)中的檔案管理工作。而在工程竣工驗收的過程之中，檔案管理工作人員應(yīng)該對施工單位和監(jiān)理部門的資料管理人員有所了解，共同對歸檔資料進行標(biāo)準(zhǔn)審查，從而保證資料的準(zhǔn)確性和完整性。

1.3科學(xué)化管理

隨著信息化進程的不斷加快，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作也應(yīng)該對現(xiàn)代化手段進行充分運用，從多層次、多角度對建設(shè)項目檔案信息資源進行獲取。重點工程項目建設(shè)是一個動態(tài)的過程，在每個工作過程之中，項目檔案管理應(yīng)該持續(xù)保持活躍的狀態(tài)。而現(xiàn)代化手段能讓這種狀態(tài)趨于穩(wěn)定，通過對工程項目活動全過程的記載，一旦工程出現(xiàn)了某些問題，檔案資料作為最寶貴的信息資源，能發(fā)揮巨大作用，因此檔案工作人員不應(yīng)該只是對具體事務(wù)進行工作，還應(yīng)該加強對信息化技術(shù)的運用，從而健全檔案管理措施。

二、重點工程建設(shè)項目檔案的整理

對重點工程建設(shè)項目檔案進行整理，應(yīng)該保持材料之間的相互聯(lián)系，從而在檔案材料形成的規(guī)律之中，遵循保管和利用的原則，加強對文件材料的整理工作。而重點工程建設(shè)項目檔案的整理工作主要包括：分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、案卷的項目、編制檢索工具這五個方面。因此對項目檔案的整理工作應(yīng)該由制度方面加以約束，并加強對檔案信息的開發(fā)利用從而促進項目檔案的整理工作。

2.1制度約束

重點工程建設(shè)項目的檔案整理工作，應(yīng)該首先將一些列規(guī)章制度下發(fā)到相關(guān)部門，從而對各部門的檔案管理工作提出相應(yīng)要求，并由部門主管領(lǐng)導(dǎo)親自負責(zé)，嚴(yán)格按照管理辦法來進行操作。并且在合同竣工驗收環(huán)節(jié)之中，也應(yīng)該對檔案工作進行嚴(yán)格審查，及時糾錯改誤，保障工程竣工驗收前有關(guān)資料的真實性和完整性。并且在工程決算和付款環(huán)節(jié)，應(yīng)該準(zhǔn)確的進行資料的整理，通過對資料進行審核和驗收，最終予以確認(rèn)，并最終決算、付款。

2.2檔案信息的開發(fā)利用

項目檔案工作的收集是為了更好對檔案信息進行開發(fā)和利用。工程技術(shù)人員和施工人員作為工程建設(shè)中的主體，也是檔案工作的主體。對工程建設(shè)情況最為了解，大量的檔案都來自于這些技術(shù)人員和施工人員的手中。因此項目建設(shè)的檔案工作人員應(yīng)該充分利用相應(yīng)的檔案信息，將這些材料轉(zhuǎn)化為信息資源。并對這些信息加以利用。比如將檔案信息及時準(zhǔn)確的提供給工程技術(shù)人員，能夠讓技術(shù)人員體會到檔案工作的重要性，從而促使他們對檔案部門的進一步配合。而檔案工作人員也應(yīng)該建立相應(yīng)的數(shù)字化管理機制，將檔案資料及時的錄入電腦，從而為工程技術(shù)人員提供信息服務(wù)。

三、結(jié)語

重點工程建設(shè)項目的檔案工作水平的提高，需要加強檔案管理的基礎(chǔ)工作，并且對檔案管理工作的制度進行健全。加強檔案工作人員在項目檔案收集與整理過程中的工作效率，加強檔案管理工作的建設(shè)，并對檔案資料進行有效的管理和開發(fā)利用，從而促進檔案管理水平的提高。

參考文獻：

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