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        完善財(cái)會(huì)檔案管理工作應(yīng)采取的措施

        2014-11-24 17:49:36郭鳳艷
        黑龍江史志 2014年3期
        關(guān)鍵詞:措施管理

        郭鳳艷

        [摘 要]本文從加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)、配備專人管理會(huì)計(jì)檔案、加強(qiáng)往來(lái)款管理、加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通等方面提出了完善財(cái)會(huì)檔案管理工作的措施。

        [關(guān)鍵詞]財(cái)會(huì)檔案;管理;措施

        財(cái)會(huì)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整,直接影響到財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及事業(yè)的發(fā)展。如何管好財(cái)務(wù)檔案,以及在管理過(guò)程中如何采取相應(yīng)的措施,尋求解決的辦法,是檔案管理工作中所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。本文僅就完善財(cái)會(huì)檔案管理工作應(yīng)采取的措施做一探討。

        一、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)

        面對(duì)千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象,使用專人負(fù)責(zé),無(wú)疑是一個(gè)很好的解決問(wèn)題的方法,但在不具備人才條件的情況下,加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn),更是一個(gè)可具有操作性的方法。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人,會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度,決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此,將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會(huì)計(jì)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容,且長(zhǎng)抓不懈,使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)及操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作,提高案卷質(zhì)量。

        二、依據(jù)法規(guī),配備專人管理會(huì)計(jì)檔案,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的有效管理

        檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié),由于會(huì)計(jì)檔案工作未配備專人負(fù)責(zé),實(shí)際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職,有的環(huán)節(jié)就根本沒(méi)執(zhí)行,根本就談不上會(huì)計(jì)檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下,配備專人管理會(huì)計(jì)檔案尤顯必要。會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視,只有領(lǐng)導(dǎo)重視了,才能保證管理工作所需的人力物力,只有領(lǐng)導(dǎo)重視了,具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī),考慮實(shí)際工作需要,重視檔案工作,配備專人管理會(huì)計(jì)檔案,是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,提高管理質(zhì)量,發(fā)揮檔案價(jià)值,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的有效性的根本保證。

        三、加強(qiáng)往來(lái)款管理,及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù),減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求

        財(cái)務(wù)部門為了自身查詢的方便,使其不能及時(shí)向檔案管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。而查詢需要產(chǎn)生的一個(gè)主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理,由于債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位,報(bào)帳經(jīng)辦人主動(dòng)性不夠,致使很多往來(lái)款項(xiàng)長(zhǎng)期掛帳,沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的清理期限,從而加大了查詢需求。因此,財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理,及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù),盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清,也減少各帳務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求,使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。

        四、會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)制度體制的調(diào)整而做及時(shí)調(diào)整

        加強(qiáng)檔案管理,會(huì)計(jì)制度體制的調(diào)整不能忘了會(huì)計(jì)檔案管理制度的調(diào)整,會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)始終作為會(huì)計(jì)人員職能的一部分。加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識(shí)、檔案意識(shí)的培育,只有建立了合理及時(shí)的管理制度,及具備了充分檔案意識(shí)檔案技能的會(huì)計(jì)人員,才能打下實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)介入,加強(qiáng)同財(cái)會(huì)部門的合作,進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。

        五、加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通

        財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的交流溝通,不僅有利于檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā),而且溝通對(duì)于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用,只有溝通了,財(cái)會(huì)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料,只有溝通了,檔案管理部門才能了解財(cái)會(huì)部門的資料收集是否齊全,從而做好監(jiān)督工作。

        六、財(cái)會(huì)檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)

        加強(qiáng)人們對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理工作的重視,一個(gè)重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價(jià)值,只有當(dāng)人們認(rèn)識(shí)到檔案有用即有價(jià)值,才能提高人們對(duì)檔案的重視程度,才能加強(qiáng)人們對(duì)檔案的管理力度。其實(shí)這是一件相輔相成的事,意識(shí)決定于對(duì)價(jià)值的認(rèn)識(shí),反過(guò)來(lái)價(jià)值又增強(qiáng)了人們的意識(shí)。在現(xiàn)在在一個(gè)人們對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠的情況下,管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理人才的建設(shè),配備一只具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)檔案管理隊(duì)伍,以開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值為目的,以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo),積極開(kāi)發(fā),主動(dòng)服務(wù),讓使用者在使用中充分體會(huì)到檔案的價(jià)值,從而加強(qiáng)其對(duì)檔案的重視程度,提高檔案的管理力度。

        七、理性看待會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀

        會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié),要制定切實(shí)可行的鑒定銷毀制度,使鑒定銷毀有據(jù)可依,規(guī)范實(shí)行;嚴(yán)格往來(lái)款項(xiàng)及債權(quán)債務(wù)管理,對(duì)于超過(guò)一定期限的未能追償款項(xiàng),應(yīng)提前做好單獨(dú)立卷管理;加強(qiáng)檔案的信息收集整理,收集到的檔案信息應(yīng)作為長(zhǎng)期的資料保存;加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案管理工作力度,財(cái)會(huì)檔案管理工作應(yīng)長(zhǎng)期規(guī)范開(kāi)展,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,完善財(cái)會(huì)檔案管理工作。

        參考文獻(xiàn):

        [1]《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

        [2]徐經(jīng)艷.中國(guó)檔案,2005.06 .《會(huì)計(jì)管理體制改革后的會(huì)計(jì)檔案管理》

        [3]葛桂珍.財(cái)會(huì)月刊,2006.03.《談會(huì)計(jì)電子檔案的保管》

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