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        試論檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施

        2014-11-24 17:42:44王劍
        黑龍江史志 2014年3期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理意義

        王劍

        [摘 要]檔案作為個人和單位的重要信息資源,是單位進行人事管理的重要資源,是單位管理層科學決策的重要依據(jù),對單位的日常管理工作有重要的支持作用。因此必須使檔案管理全面實現(xiàn)現(xiàn)代化,才能滿足各企事業(yè)單位甚至國家可持續(xù)發(fā)展的需求。本文闡述了檔案管理現(xiàn)代化的意義,探索了在當前現(xiàn)代化管理進程中存在的問題,針對這些問題提出了相應策略。

        [關(guān)鍵詞]檔案管理;現(xiàn)代化;意義;措施

        1、檔案管理現(xiàn)代化的意義

        1.1檔案資源共享

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一般只是某單位內(nèi)部獨自擁有,要想共享資源就必須通過“調(diào)檔”,這一過程需要耗費大量的人力、物力和財力,導致檔案流通速度慢、利用率低。而采用現(xiàn)代化檔案管理,利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),可使檔案資源信息及時傳遞到任何需要的部門。有了檔案管理的現(xiàn)代化,檔案利用者就可以在不同的地點隨時查詢所需的檔案信息,而不必專程到檔案館查詢,大大提高了工作效率。

        1.2節(jié)省檔案存儲空間

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一般封存在檔案袋里,然后所有的檔案袋均存放在相應的檔案室內(nèi),而且檔案一般包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生、黨政工團工等種類,所以占用空間大,不易管理。隨著存儲技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)代化的檔案管理可將紙質(zhì)檔案制成電子檔案,這些電子檔案被儲存到光盤或硬盤中。光盤或硬盤的體積很小,容量卻很大,隨著科技的發(fā)展,可以預見一個幾英寸大小的硬盤即可存儲整個檔案館的資料信息,這樣,體積龐大的紙質(zhì)檔案被分類儲存到光盤或硬盤中,大大節(jié)省了存儲空間,也節(jié)省了人力資源。

        1.3方便管理和查詢

        傳統(tǒng)的手工檔案管理方法為整理、組卷、歸檔、編制檢索工具和使用,這一過程均由人工來完成,工作量極大,工作周期漫長且效率低下。在日常使用過程中查詢方式一般采用人工查找,使用者查詢耗時長。在現(xiàn)代化的檔案管理方式下,利用計算機硬件和軟件技術(shù)對檔案進行分類整理、組卷和歸檔,工作效率大大增加。利用人性化、多條件的檢索工具使檔案的檢索方便、快捷,準確率極高。

        2、檔案現(xiàn)代化建設(shè)過程存在的問題

        2.1觀念落后

        當前許多企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的觀念落后,認為檔案管理工作就是保管檔案,只需做好檔案進到檔案室后的保密工作和保險工作,防止檔案信息的泄露和丟失,因此忽視了保管前的基礎(chǔ)性工作和檔案使用過程的重要性,還有的檔案現(xiàn)代化建設(shè)只建立在局部的信息化,例如采用計算機入庫及登記技術(shù)而忽視其他環(huán)節(jié),這些觀念使檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐緩慢。

        2.2基礎(chǔ)性工作不到位

        在當前檔案現(xiàn)代化的落實過程中,由于檔案信息建設(shè)目前還沒有一個標準,導致檔案在收錄、分類、整理等過程還部分沿襲了傳統(tǒng)規(guī)定,無法全面實施計算機化和數(shù)字化,也導致了一定的管理混亂。由于檔案現(xiàn)代化建設(shè)是基于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上的,而當前網(wǎng)絡(luò)病毒種類越來越多,在檔案的傳輸過程中容易帶入網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬,容易被不法分子或黑客可以利用系統(tǒng)的漏洞對檔案數(shù)據(jù)庫進行破譯或惡意攻擊,造成無法彌補的損失,再加上檔案管理部門安全保密意識淡薄、安保軟、硬件配置不到位等情況,嚴重影響了檔案的安全保密性。

        2.3檔案管理人員素質(zhì)不高

        由于現(xiàn)代化檔案室的檔案多采用電子文件,檔案從收錄到使用均使用計算機來執(zhí)行,故其對檔案管理人員的自身素質(zhì)有較高要求,除了要熟練掌握檔案管理操作流程之外還要對辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等知識有一定的掌握。而當前的檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高,對檔案分類不精,造成操作人員的重復操作等,浪費資源和人力。另外對管理系統(tǒng)操作不規(guī)范等,可能導致檔案的混亂、丟失甚至損毀。

        3、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的策略

        3.1從思想上重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

        要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,首先就要從觀念上做出改變,只有從管理層到檔案管理人員都充分重視檔案管理現(xiàn)代化的重要性,才能從根本上推進檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。必須認識到檔案在單位管理工作中的重要作用,增加現(xiàn)代化檔案室的資金和軟、硬件投入,否則檔案管理現(xiàn)代化就僅僅是紙上談兵。

        3.2加強檔案管理基礎(chǔ)性工作

        企事業(yè)單位的檔案一般有計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生、黨政工團工、科研等,檔案部門在收集和整理檔案過程中要對其進行科學分類,對類別不同和重要程度不同的檔案要分開儲存。其次要做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作,將紙質(zhì)文檔通過掃描件的方式存儲到檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi),以供計算機終端對檔案文件的識別、搜索和瀏覽。此外,要重視檔案管理軟件的選擇,一款好的、人性化的軟件可以讓操作者的工作事半功倍,會大大提高工作效率。

        3.3確保檔案的保密性和原真性

        檔案管理現(xiàn)代化是將原紙質(zhì)文件通過電子掃描等方式存儲起來,電子文件在處理過程中有可能失去檔案原有的面貌,另外由于電子檔案文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中存在一定的風險性,所以在實際工作中要做好檔案的加密工作,為防止網(wǎng)路攻擊等對檔案解密的可能,必須運用更加先進的加密技術(shù),如采用條形碼或加密狗等。為保證特別重要文件的原真性,在將檔案掃描件儲存至數(shù)據(jù)庫之外,還應將其紙質(zhì)檔案存入檔案室,以備不時之需。

        4、結(jié)束語

        綜上所述,檔案的現(xiàn)代化管理對單位的未來發(fā)展具有重大的現(xiàn)實意義和社會效益。因此,管理層要充分了解建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化的意義,根據(jù)當前所面臨的問題,制定相應的對策。在實際工作中要發(fā)揮人的主觀能動性,不斷改進管理方法,并協(xié)調(diào)檔案管理與其他事務的關(guān)系,讓現(xiàn)代化的檔案管理為各項工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

        參考文獻:

        [1]林紅,李冬.推進檔案管理現(xiàn)代化的意義與措施[J].今日科苑,2010,(22).

        [2]王春芳.加速檔案管理現(xiàn)代化的對策[J].環(huán)球市場信息導報,2011,(3).

        [3]劉筱筠.論高校檔案管理的信息化[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2010,(9).

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