劉艷紅

[摘 要]企業(yè)的檔案管理是企業(yè)信息資源的基礎(chǔ)形式之一，合理有效的企業(yè)檔案管理有助于企業(yè)做好信息資源的整理和規(guī)劃工作。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行分析，闡述了企業(yè)如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的工作并提高檔案管理的水平。

[關(guān)鍵詞]檔案建設(shè)；檔案管理；管理現(xiàn)狀

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，不同企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式?jīng)Q定了不同的檔案管理類(lèi)型，企業(yè)的檔案資源建設(shè)是企業(yè)資源進(jìn)一步完善的基礎(chǔ)，現(xiàn)今各個(gè)企業(yè)檔案資源建設(shè)已與企業(yè)的根本利益有著直接的關(guān)系，因此，在檔案管理的過(guò)程中實(shí)行規(guī)范化的管理方法，逐步加強(qiáng)并提高企業(yè)的檔案管理水平，讓企業(yè)的管理制度向著更科學(xué)、更完善的方向發(fā)展。

1.企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容

企業(yè)檔案管理的對(duì)象即是企業(yè)內(nèi)部各種各樣的檔案，而服務(wù)的目標(biāo)就是這些提供檔案的各類(lèi)成員，檔案管理的主要內(nèi)容包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及對(duì)其進(jìn)行利用等。檔案管理人員每天按照企業(yè)的相應(yīng)管理制度將大量的文件和檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，將一系列有相關(guān)性的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中化整理后歸檔，無(wú)相關(guān)性的文件檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，這就是企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容。

2.當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

2.1.企業(yè)檔案的收集存在的一定難度

由于我國(guó)目前的企業(yè)并沒(méi)有完全進(jìn)入到科學(xué)化管理的階段，一些中小型企業(yè)的員工并沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，檔案管理人員在檔案收集的過(guò)程中存在一定的難度。在一些生產(chǎn)制造型的企業(yè)，由于很多員工的學(xué)歷水平不高，無(wú)法上交個(gè)人檔案或檔案經(jīng)歷不全面都是企業(yè)檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題，同時(shí)在檔案的收集和管理過(guò)程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動(dòng)上交個(gè)人檔案導(dǎo)致企業(yè)不能及時(shí)對(duì)員工的檔案進(jìn)行整理，這種現(xiàn)象對(duì)企業(yè)的檔案管理水平的提升產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 企業(yè)檔案的信息缺乏系統(tǒng)管理

目前，企業(yè)的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的檔案管理方式，一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個(gè)部門(mén)、機(jī)構(gòu)之間，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理。同時(shí)由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展也使檔案管理的科學(xué)化發(fā)展出現(xiàn)了阻礙。如果不對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的變革，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展將無(wú)法滿足社會(huì)的需求。因此，面對(duì)這一現(xiàn)象，許多企業(yè)都需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行變革，以知識(shí)指導(dǎo)思想為導(dǎo)向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應(yīng)企業(yè)檔案管理的新要求，更使其滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展步伐。

2.3企業(yè)檔案管理的發(fā)展滯后于信息化的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過(guò)程中，因企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無(wú)法適應(yīng)大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時(shí)跟上信息化進(jìn)程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。

2.4企業(yè)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不高

檔案資源的建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時(shí)，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來(lái)自非檔案專(zhuān)業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)不強(qiáng)，無(wú)法及時(shí)的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前，信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識(shí)文獻(xiàn)等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長(zhǎng)久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享

對(duì)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)服務(wù)體系，企業(yè)通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享工作。而對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶(hù)資源和外部市場(chǎng)的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶(hù)可以直接訪問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶(hù)或市場(chǎng)用戶(hù)必須通過(guò)檔案管理部門(mén)的主頁(yè)或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識(shí)的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享有利于企業(yè)的知識(shí)體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門(mén)可以引進(jìn)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時(shí)管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案管理的成員進(jìn)行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對(duì)公司經(jīng)營(yíng)情況的理解，使其自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。

4.結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的發(fā)展要適應(yīng)社會(huì)的變化，企業(yè)的檔案部門(mén)為了更好地配合企業(yè)發(fā)展的需求，檔案管理工作和檔案管理人員也要不斷的進(jìn)行變革和完善，努力加大企業(yè)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)共享服務(wù)工作并不斷對(duì)檔案管理員工進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，使企業(yè)的檔案管理工作更加科學(xué)化從而提高企業(yè)的檔案管理的整體水平，讓企業(yè)更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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