張曉琳Z(yǔ)HANG Xiao-lin

（長(zhǎng)春大學(xué)旅游學(xué)院，長(zhǎng)春 130607）

（The Tourism College of Changchun University，Changchun 130607，China）

1 高校學(xué)籍管理工作的主要內(nèi)容和重要性

高校學(xué)籍管理是一個(gè)多方面、多層次、多角度的動(dòng)態(tài)過(guò)程，貫穿著學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程。

筆者認(rèn)為高校學(xué)籍管理工作包括以下內(nèi)容：①新生管理：入學(xué)資格審查、分班信息管理、新生學(xué)籍電子注冊(cè)；②在校生管理：學(xué)籍檔案的建立、學(xué)籍異動(dòng)的管理（退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留（降）級(jí)、保留學(xué)籍、轉(zhuǎn)專業(yè)等）、在校生學(xué)年電子注冊(cè)；③畢業(yè)生管理：畢業(yè)生資格審查、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)管理、學(xué)歷學(xué)位電子注冊(cè)。

學(xué)籍管理不僅是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，也是師生之間聯(lián)系溝通的紐帶和橋梁。它反映了學(xué)生在校期間的學(xué)籍變化情況，是高校了解和掌握學(xué)生基本情況的主要途徑，是對(duì)學(xué)生管理工作進(jìn)行研究和決策的重要依據(jù)，也是高校基礎(chǔ)信息分析的重要來(lái)源。學(xué)籍管理工作的好壞直接影響高校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。近年來(lái)，民辦高校發(fā)展勢(shì)頭較好，其招生人數(shù)的增加、專業(yè)數(shù)量的增多和辦學(xué)層次的復(fù)雜化，給學(xué)籍管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

2 民辦高校學(xué)籍管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 管理理念的偏差 學(xué)籍管理工作與學(xué)生的聯(lián)系非常緊密，各種學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)均需要學(xué)生本人到學(xué)籍管理部門(mén)辦理。管理理念的偏差常常會(huì)把學(xué)生作為管理的客體，強(qiáng)調(diào)管理者的權(quán)威性和管理手段的強(qiáng)制性，缺乏與被管理者的有效溝通。一是缺乏人文關(guān)懷。學(xué)籍管理人員會(huì)把自己置于“高高在上”的地位，不能從學(xué)生的角度出發(fā)為學(xué)生解決困難，對(duì)待學(xué)生態(tài)度強(qiáng)硬造成了雙方關(guān)系的緊張。二是缺少主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。對(duì)待需要幫助的學(xué)生缺少主動(dòng)性和寬容度，沒(méi)能把“管理即服務(wù)”的思想貫徹并落實(shí)到實(shí)際工作中。作為以育人為本的高校，如果沒(méi)有先進(jìn)、人本的管理理念，就不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.2 管理系統(tǒng)的落后 近年來(lái)學(xué)籍管理工作難度增強(qiáng)且任務(wù)較重，要提高工作效率必須使用功能強(qiáng)大的學(xué)籍管理系統(tǒng)。而目前大部分民辦高校存在以下問(wèn)題：一是學(xué)籍管理部門(mén)使用多套學(xué)籍管理系統(tǒng)，而校內(nèi)系統(tǒng)不能與教育部學(xué)信網(wǎng)和省教育廳學(xué)籍系統(tǒng)所要求的信息數(shù)據(jù)很好地兼容。致使學(xué)籍管理人員的工作量大，重復(fù)性勞動(dòng)多。無(wú)法實(shí)現(xiàn)校、院、系的三級(jí)管理，工作過(guò)于集中且準(zhǔn)確度低。二是管理系統(tǒng)適應(yīng)性和穩(wěn)定性不強(qiáng)。大部分文件存檔仍采用紙質(zhì)形式，辦公過(guò)程中無(wú)法準(zhǔn)確、高效地提取數(shù)據(jù)而影響辦公效率。三是管理系統(tǒng)無(wú)法對(duì)接，導(dǎo)致校內(nèi)部門(mén)之間信息無(wú)法互通，校際之間信息無(wú)法共享。

2.3 管理隊(duì)伍的不足 學(xué)籍管理工作政策性和技術(shù)性較強(qiáng)，要求管理人員具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的信息技術(shù)處理能力。而目前民辦高校學(xué)籍管理隊(duì)伍存在以下問(wèn)題：一是大部分管理人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，欠缺學(xué)籍管理專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)戰(zhàn)操作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)規(guī)章制度和相關(guān)政策文件的理解不夠深入。二是管理人員配備不足。工作量大而人員少，日常事務(wù)幾乎占滿了所有的工作時(shí)間，沒(méi)有時(shí)間提升自己，更沒(méi)有時(shí)間研究創(chuàng)新管理。三是“三心”的不足：即細(xì)心、耐心和責(zé)任心不足。學(xué)籍管理這項(xiàng)工作枯燥、乏味，工作時(shí)間幾乎都在處理大量繁雜的學(xué)生信息，萬(wàn)分之一的疏忽對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)就是百分百的錯(cuò)誤，細(xì)心使我們善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，耐心使我們竭力解決問(wèn)題，責(zé)任心使我們盡量避免問(wèn)題，可見(jiàn)“三心”的重要性。就目前的狀況而言，民辦高校學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)需在上述方面有所突破。

2.4 信息安全的薄弱 高校學(xué)籍管理工作掌握著學(xué)生錄取名單、學(xué)籍信息和學(xué)歷學(xué)位信息等，一旦信息丟失或被不法分子得知，會(huì)產(chǎn)生較大的安全隱患并對(duì)高校、學(xué)生產(chǎn)生巨大的危害。而目前民辦高校信息安全管理環(huán)節(jié)比較薄弱：一是信息保密規(guī)章制度不盡完善。由于重視程度不夠，多數(shù)民辦高校沒(méi)有嚴(yán)密的信息安全保密流程，沒(méi)有責(zé)任落實(shí)到專人。二是管理人員缺少信息安全保密意識(shí)和專業(yè)知識(shí)。對(duì)學(xué)籍進(jìn)行信息化處理后，缺少安全性檢查、與教育部（廳）不使用專線網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系、防火墻的安全級(jí)別設(shè)置存在問(wèn)題等。三是日常管理缺少加密設(shè)備。

3 民辦高校學(xué)籍管理工作相關(guān)問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 樹(shù)立創(chuàng)新理念 一是樹(shù)立以人為本的理念。要以全校學(xué)生的需求作為學(xué)籍管理工作的出發(fā)點(diǎn)，將“人文關(guān)懷”思想融入到工作中，和藹、熱情地接待學(xué)生。二是樹(shù)立服務(wù)型理念?，F(xiàn)代學(xué)籍管理是服務(wù)型的管理，不再是傳統(tǒng)上的命令和管束，而是要求管理人員為學(xué)生服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。三是樹(shù)立被監(jiān)督的理念。以理念創(chuàng)新帶動(dòng)學(xué)籍管理工作創(chuàng)新，要充分調(diào)動(dòng)全體師生、用人單位和社會(huì)各界監(jiān)督的積極性，加大監(jiān)督力度，使整個(gè)學(xué)籍管理工作處于公開(kāi)管理的局面。

3.2 強(qiáng)化系統(tǒng)功能 一是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員應(yīng)深入到學(xué)籍管理工作一線并與工作人員加強(qiáng)溝通聯(lián)系，使校內(nèi)管理系統(tǒng)必須與學(xué)信網(wǎng)和省教育廳系統(tǒng)所要求的信息數(shù)據(jù)兼容、減少整理數(shù)據(jù)的工作量。另外，使管理系統(tǒng)利于各教學(xué)部門(mén)的信息交換和校際間信息共享。二是增加物資投入，強(qiáng)化學(xué)籍管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、適應(yīng)性和特殊功能性，這樣可以很大程度地提升數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度并提高工作效率，使信息反饋迅速、及時(shí)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可靠、準(zhǔn)確。三是學(xué)校需配備專門(mén)的計(jì)算機(jī)管理人員以保證系統(tǒng)良好運(yùn)行。定期維護(hù)和升級(jí)系統(tǒng)，以便為全校各部門(mén)提供最流暢的數(shù)據(jù)支持。通過(guò)上述手段，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍的信息化管理，推動(dòng)民辦高校學(xué)籍管理工作良好發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè) 一是鼓勵(lì)進(jìn)修，擴(kuò)大對(duì)外交流。學(xué)校要鼓勵(lì)學(xué)籍管理人員進(jìn)修專業(yè)知識(shí)，以擴(kuò)展其理論基礎(chǔ)，提高管理人員的素質(zhì)和技能。此外，組織學(xué)籍管理人員赴兄弟院校參觀、學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，可以開(kāi)闊思路，拓展視野，提高管理水平。二是調(diào)整隊(duì)伍結(jié)構(gòu)并建立行之有效的人才激勵(lì)機(jī)制。建立年齡、職稱、學(xué)歷合理的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。把物質(zhì)激勵(lì)、精神激勵(lì)和成就激勵(lì)結(jié)合起來(lái)，充分調(diào)動(dòng)其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)民辦高校學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。三是加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的思想教育。使他們意識(shí)到工作中不僅要有細(xì)心、耐心和責(zé)任心，更要有奉獻(xiàn)精神、服務(wù)精神和創(chuàng)新精神，這是做好學(xué)籍管理工作的必要條件。

3.4 確保安全管理 一是要建立健全民辦高校信息安全保密制度，將責(zé)任落實(shí)到位。做到事前有預(yù)防備案、事中有控制方法，事后有補(bǔ)救措施。出現(xiàn)問(wèn)題有章可循，有法可依。二是選拔政治素養(yǎng)較好的人員擔(dān)當(dāng)重任并加強(qiáng)保密教育。使之充分認(rèn)識(shí)到崗位的重要性和職責(zé)性，面對(duì)利益誘惑時(shí)要清醒自己的頭腦，堅(jiān)定立場(chǎng)。三是注重學(xué)籍管理人員信息安全知識(shí)的培訓(xùn)。組織其參加研討會(huì)和培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)知識(shí)和操作技能，提升專業(yè)能力。四是加強(qiáng)信息安全管理的軟硬件投入。比如，使用加密設(shè)備等來(lái)保證學(xué)籍信息的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

學(xué)籍管理是教學(xué)管理工作中重要的一環(huán)，是一項(xiàng)涉及學(xué)生、高校、社會(huì)等多方面利益的服務(wù)性工作，更是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。筆者根據(jù)調(diào)研情況并結(jié)合民辦高校六年的學(xué)籍管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)民辦高校學(xué)籍管理工作中存在的問(wèn)題和解決對(duì)策進(jìn)行了分析和探討。作為學(xué)籍管理工作者，需要在今后的實(shí)踐中不斷吸取教訓(xùn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷摸索規(guī)律,優(yōu)化工作效果，改進(jìn)工作方法，為教學(xué)的順利進(jìn)行提供有力保障。

[1]孫連京.民辦高校學(xué)籍管理人員素質(zhì)之建構(gòu)[J].中國(guó)校外教育（理論），2008.

[2]崔本強(qiáng).簡(jiǎn)論普通高等學(xué)校學(xué)籍管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2009（23）.

[3]李金韋.淺談民辦高校學(xué)籍管理及應(yīng)用策略[J].林區(qū)教學(xué)，2010.