宋宇

[摘 要]伴隨著改革開放進(jìn)程的逐步加快，我國的經(jīng)濟(jì)也飛速的增長(zhǎng)。各大事業(yè)單位不斷發(fā)展壯大的同時(shí)也需要伴隨著更為頻繁的人事調(diào)動(dòng)與更替。然而各部門人員的調(diào)動(dòng)必然會(huì)給該部門的日常工作帶來一定的影響，因此對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理優(yōu)化能夠幫助各單位更加高效的進(jìn)行人事考評(píng)，進(jìn)而幫助事業(yè)單位更為合理合理的進(jìn)行部門之間的人事調(diào)動(dòng)。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化

人事檔案是各大事業(yè)單位進(jìn)行人事考評(píng)時(shí)最重要的參考指標(biāo)之一，其關(guān)系到各事業(yè)單位或部門進(jìn)行人事調(diào)整使得人員調(diào)動(dòng)與安排，因此其對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用。進(jìn)行人事檔案管理需要對(duì)部門各成員的文字信息進(jìn)行嚴(yán)格的收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計(jì)的工作，盡管我國也曾經(jīng)頒布過許多有關(guān)于人事檔案管理的制度，但效果卻不太理想，如何更好地優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理制度依舊是我國各事業(yè)單位所面臨的瓶頸。

1.我國人事檔案管理所面臨的瓶頸問題

我國雖然曾經(jīng)頒布過人事檔案管理方面的法律也制定過相應(yīng)的規(guī)章制度，但就目前而言，我國事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀依舊不容樂觀。總結(jié)起來我國人事檔案管理制度共存在一下幾點(diǎn)問題。

1.1管理意識(shí)薄弱

人事檔案管理意識(shí)薄弱是我國企事業(yè)單位人事檔案管理所面臨的首要問題，許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想上沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為人事檔案管理是可有可無的部分，只要有人在進(jìn)行檔案管理就行了。這就導(dǎo)致了事業(yè)單位職工對(duì)人事檔案管理沒有清晰的認(rèn)識(shí)，沒有很好的進(jìn)行檔案管理工作。

1.2檔案管理人員素質(zhì)不夠

目前在很多企事業(yè)單位中，進(jìn)行人事檔案管理一般屬于“閑差”，而進(jìn)行檔案管理的工作人員普遍沒有進(jìn)行過專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，在整理檔案時(shí)只能一邊實(shí)踐一邊進(jìn)行學(xué)習(xí)，因此管理檔案時(shí)也不夠?qū)I(yè)。另外，有些檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，利用職務(wù)之便修改他人檔案，進(jìn)而為自己謀取利益，這樣也給人事檔案管理的過程中帶來了很大的困難。

1.3管理方式存在弊端

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的廣泛普及，我國現(xiàn)已逐步進(jìn)入信息化社會(huì)。然而現(xiàn)如今我國企事業(yè)單位的人事檔案管理還是以手工操作紙質(zhì)版材料為主。而紙質(zhì)版的材料不僅不易存儲(chǔ)、已損壞，易丟失。另外，進(jìn)行人工操作進(jìn)行檔案管理時(shí)需要記錄大量的數(shù)據(jù)信息，這項(xiàng)工作繁瑣復(fù)雜，十分容易出錯(cuò)，并且需要耗費(fèi)大量的人力進(jìn)行整理，也給檔案管理工作帶來了很大的難度。

很多企事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人事檔案管理的安全性和全面性存在懷疑，這就在很大程度上限制了人事檔案管理電子化的迅速實(shí)現(xiàn)。既便是有些事業(yè)單位利用到了電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，也只是簡(jiǎn)單的將檔案目錄以及個(gè)人信息存放在電腦里以方便查閱，具體檔案的檢索和最終的出借都依然是憑借檔案管理人員手工操作。

2.優(yōu)化人事檔案管理制度的舉措

在深入了解到事業(yè)單位進(jìn)項(xiàng)人事檔案管理所面臨種種問題后如何對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化亟待我們思考。事業(yè)單位自身提高檔案管理意識(shí)，逐步培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在管理意識(shí)上做到與時(shí)俱進(jìn)、建立信息化人事管理檔案，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)管，這樣才能幫助事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作。以下便對(duì)這幾方面進(jìn)行展開分析。

2.1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，做好檔案管理的宣傳工作

要想進(jìn)行人事檔案管理制度的優(yōu)化改革首先就需要企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要從自身做起，深刻的了解人事檔案管理的重要性，正確、嚴(yán)肅的對(duì)待人事檔案管理工作，給下屬樹立一個(gè)好榜樣。另外，進(jìn)行人事檔案管理的工作人員也要擺正自己的觀點(diǎn)，積極對(duì)待自己的工作，在進(jìn)行檔案的收集工作時(shí)主動(dòng)向職工宣傳人事檔案管理的重要性以及對(duì)個(gè)人發(fā)展的影響，鼓勵(lì)職工主動(dòng)上報(bào)真實(shí)、可靠、全面的檔案材料，并且準(zhǔn)確讓職工了解到及時(shí)歸還檔案對(duì)自身的益處，力求做到檔案的真實(shí)可靠、無遺漏。

2.2培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案的管理人員需要熟知檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)的法律法規(guī)，才能更加合理有效的進(jìn)行檔案的整理分析。因此就需要各大企事業(yè)單位主動(dòng)對(duì)專業(yè)素質(zhì)較差檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)檔案管理工作人員自身也要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，切實(shí)掌握整理檔案的技巧，以提升專業(yè)素質(zhì)。另外，人事檔案管理工作人員還要清楚自身職責(zé)，嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，切實(shí)維護(hù)所管轄人員的檔案利益。而事業(yè)單位的管理者還要定期聽取匯報(bào)，在年度的總結(jié)報(bào)告中切實(shí)了解本機(jī)構(gòu)檔案管理工作的成績(jī)和不足，以促進(jìn)解決檔案管理中的問題，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，并且有側(cè)重性地對(duì)檔案管理人員工作業(yè)績(jī)突出的人員給予積極評(píng)價(jià)或獎(jiǎng)勵(lì)。

2.3采取檔案管理新方式，建立信息化檔案

要想更好地進(jìn)行人事檔案管理的工作還需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)具有與時(shí)俱進(jìn)的思想，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并且聘請(qǐng)相應(yīng)的電腦工作人員，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，以提高人事檔案管理的工作效率，通過使用各種終端設(shè)備，根據(jù)利用者不同的需要給予相應(yīng)的權(quán)限，提供自動(dòng)化服務(wù)。在時(shí)機(jī)和技術(shù)成熟時(shí)，可以提供更多遠(yuǎn)程數(shù)字化服務(wù)。這樣不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，更是極大方便相關(guān)人員的借閱，使檔案在更多地方發(fā)揮更大的作用。

2.4建立有效的檔案監(jiān)管機(jī)制

針對(duì)人事檔案管理過程中有些管理者修改檔案信息或者企業(yè)人員虛假瞞報(bào)的現(xiàn)象，還需要各大企事業(yè)單位建立起一套切實(shí)有效的檔案監(jiān)管機(jī)制，定期規(guī)范和考察證實(shí)相關(guān)資料的真實(shí)性，建立有效的借出和歸還的管理體系從而使整個(gè)流程更加的嚴(yán)謹(jǐn)周密，不讓某些有心人有機(jī)可乘。也只有這樣才能保證檔案的安全可靠。

3.結(jié)語

人事檔案管理關(guān)系到各事業(yè)單位或部門進(jìn)行人事調(diào)整使得人員調(diào)動(dòng)與安排，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用。準(zhǔn)確了解現(xiàn)今事業(yè)單位或部門在人事檔案管理方面存在的弊端，不斷加強(qiáng)各企事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立健全檔案監(jiān)管機(jī)制，更好地優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理制度，對(duì)我國事業(yè)單位發(fā)展具有積極地現(xiàn)實(shí)意義。

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