胡春麗

[摘 要]檔案作為社會(huì)文明發(fā)展的產(chǎn)物，有著深刻的社會(huì)影響，是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的標(biāo)志之一。人事檔案的有效管理是人事工作的基礎(chǔ)，提高人事檔案的管理效率對(duì)人事工作的開(kāi)展有著重要意義。所有我們要用科學(xué)的眼光來(lái)分析人事檔案的問(wèn)題，逐步提升人事檔案管理的效能。在現(xiàn)階段中人事檔案管理工作有著許多新問(wèn)題，新情況，關(guān)系到未來(lái)人事制度的深化和改革，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)人事檔案管理中的問(wèn)題并對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有效的處理，從而大大提高人事檔案管理的效能。本文主要分析了人事檔案管理的重要性，人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題，提升人事檔案管理效能的途徑等內(nèi)容，希望有一定的借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；工作探析

一、提升人事檔案管理效能的重要性

隨著改革開(kāi)放的不斷發(fā)展，人事檔案管理不僅在國(guó)家機(jī)關(guān)中發(fā)揮的重要的作用，在其他社會(huì)組織中也有著重要的作用和影響。企業(yè)的快速發(fā)展，帶動(dòng)著人事檔案管理的進(jìn)步，對(duì)其提出了更好的要求。管理專家西蒙曾說(shuō)過(guò)，管理就是決策。不管是在國(guó)家機(jī)關(guān)還是社會(huì)上其他的組織，在進(jìn)行決策的時(shí)候都要依據(jù)人事檔案中的個(gè)人工作生活及工作經(jīng)歷，日常工作情況和生活思想作風(fēng)等方面進(jìn)行抉擇。在進(jìn)行人事決策的時(shí)候，人事檔案就提供了大量客觀，真實(shí)，可靠的信息。特別在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的過(guò)程里，由于企業(yè)的迅猛發(fā)展，人事檔案管理的效能逐漸得到重視和認(rèn)可，成為企業(yè)不斷發(fā)展的動(dòng)力之一。提高人事檔案管理的效能有助于減少企業(yè)發(fā)展的阻力，促進(jìn)企業(yè)決策的優(yōu)化選擇，提高企業(yè)的管理績(jī)效。同時(shí)，人事檔案管理水平的提升也有助于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)效率，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)人事資源管理的發(fā)展也有著深刻的影響，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)秀的服務(wù)。所以不管是國(guó)家機(jī)關(guān)還是企業(yè)，都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事管理工作的重視，加強(qiáng)人事檔案管理的效能，做到科學(xué)的進(jìn)行人事管理。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）缺乏檔案規(guī)范指導(dǎo)性。要提高人事檔案管理的效能，首先應(yīng)提高人事檔案的規(guī)范管理水平。目前主要缺乏對(duì)人事檔案管理工作的檢查指導(dǎo)，并沒(méi)有形成科學(xué)有效的規(guī)范管理方法。此外，也沒(méi)有建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組，存在業(yè)務(wù)不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的宏觀指導(dǎo)。加上一些單位缺乏對(duì)于人事檔案管理人員的重視，沒(méi)有給這些員工進(jìn)行有效的工作培訓(xùn)，也是導(dǎo)致人事檔案管理工作低效，滯后的原因。

（二）檔案管理意識(shí)淡薄。企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)活動(dòng)中最基本的工作之一，但許多基礎(chǔ)事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視不夠，存在落實(shí)不到位，應(yīng)付了事，檢查隨意，監(jiān)督不及時(shí)等現(xiàn)象。還有一些工作人員認(rèn)為現(xiàn)在提升干部只重視能力的德行，至于人事檔案沒(méi)什么用處。這些都顯示現(xiàn)在許多企業(yè)單位缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈。此外還有許多畢業(yè)生對(duì)人事檔案管理的地位，性質(zhì)，作用了解不清，意識(shí)比較單薄，棄檔的現(xiàn)象非常多，導(dǎo)致人事檔案管理工作一直處在被動(dòng)的狀態(tài)，很難高效的開(kāi)展人事工作。

（三）檔案管理手段和方式落后。人事檔案管理是一項(xiàng)需要耐心，細(xì)心的專業(yè)人事來(lái)負(fù)責(zé)的工作，有著機(jī)密性，政治性，專業(yè)性等特點(diǎn)。人事檔案管理需要專門人員進(jìn)行管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數(shù)職，有些還是半路出家，沒(méi)參加過(guò)任何人事檔案管理的培訓(xùn)。還有很多單位存在手工整理檔案資料，即使是在這個(gè)計(jì)算機(jī)十分普及的時(shí)代，許多查閱檔案的方式還是以人工為主，無(wú)紙化辦公還沒(méi)實(shí)現(xiàn)，缺少適合人事管理檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。就是因?yàn)槿耸聶n案管理信息化低下導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理水平和行業(yè)要求相差甚遠(yuǎn)，與科學(xué)的管理要求也不符合。

（四）人事檔案管理缺乏時(shí)效性。在目前很多企業(yè)的人事檔案管理過(guò)程中，存在許多檔案資料過(guò)于陳舊，記錄事件久遠(yuǎn)等情況。由于長(zhǎng)期擱置，歸入人事檔案內(nèi)的很多資料沒(méi)有得到有效的鑒定，常出現(xiàn)信息過(guò)時(shí)的情況。同時(shí)，還有很多人事檔案資料只是走個(gè)過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有進(jìn)行真正有效的管理，對(duì)真實(shí)人事現(xiàn)狀和工作情況反映較少，阻礙了人力資源部門的工作進(jìn)展。

三、提升人事檔案管理效能的辦法

（一）建立規(guī)范化、信息化的人事檔案管理制度。高質(zhì)量、高水平的人事檔案管理需要科學(xué)的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實(shí)際情況，所以迎合時(shí)代的趨勢(shì)，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化，信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的效能。

（二）充實(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理的內(nèi)容。從企業(yè)科學(xué)用人的角度來(lái)看，企業(yè)為了能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下脫穎而出，需要對(duì)自身員工有充分的了解，知人善任，才能有針對(duì)性，更有效的給員工安排適合的工作。為了提高企業(yè)人力資源部門的工作質(zhì)量，在編寫和記錄人事檔案內(nèi)容的時(shí)候就要盡量把個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，工作經(jīng)歷，專業(yè)特長(zhǎng)，性格優(yōu)勢(shì)，道德水平等都記錄在檔案內(nèi)，提高人事檔案的價(jià)值，為企業(yè)用人決策提供可靠的依據(jù)，也可以適當(dāng)加一些更具個(gè)人特色的內(nèi)容在里面，作為參考。

（三）完善監(jiān)督機(jī)制。人事檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴(yán)格依照人事檔案管理的制度來(lái)辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來(lái)維護(hù)，用管理來(lái)保證工作質(zhì)量，需要定期對(duì)人事管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，成立人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出相應(yīng)的工作計(jì)劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實(shí)情況，提出有效的改進(jìn)建議，進(jìn)一步提升檔案工作的管理效能。

除了制度手段上的改進(jìn)，企業(yè)檔案管理人員也應(yīng)不斷增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力，不斷適應(yīng)新的行業(yè)要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。在信息化的時(shí)代中，計(jì)算機(jī)軟件已經(jīng)逐漸深入到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應(yīng)擅于利用新技術(shù)，有效提高人事檔案管理的效能，為企業(yè)更好的發(fā)展鋪平道路。

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