蘇曉萌

[摘 要]伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，檔案管理在人們的生活中扮演著重要的角色。我國一些偏遠(yuǎn)地區(qū)或基層單位仍然在使用傳統(tǒng)的手工收集歸檔資料的方式，這種方式在具體實踐中暴漏出了較多問題，建立數(shù)字化、信息化的地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)是當(dāng)前亟待解決的問題。基于此，筆者通過分析檔案管理存在的問題提出了幾條可行性意見和建議，希望能夠為從事地質(zhì)勘探工作的人員提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]地質(zhì)勘探；檔案管理；弊端；發(fā)展趨勢；主要任務(wù)；解決策略

地質(zhì)勘探檔案的發(fā)展涉及到了工程、科研、交通等等方方面面，在人們的生活中扮演著重要的角色，存期越長的檔案，對地質(zhì)勘探地區(qū)的影響越深刻。如何建立地質(zhì)勘探檔案綜合管理系統(tǒng)？筆者認(rèn)為，每個地區(qū)都可以創(chuàng)建先進(jìn)實用的地質(zhì)勘探檔案管理系統(tǒng)，因為，目前我國大部分地區(qū)都實行的是手工建檔的方式，這種建檔方式查詢不方便，也比較慢，可見地質(zhì)檔案管理的落后現(xiàn)狀難以滿足地質(zhì)勘探先進(jìn)技術(shù)的要求，嚴(yán)重阻礙了地質(zhì)勘探事業(yè)的發(fā)展。因此，建立地質(zhì)勘探既能夠滿足信息技術(shù)的要求又可以促進(jìn)勘探事業(yè)的發(fā)展。

一、地勘檔案管理的弊端

為了存進(jìn)地質(zhì)勘探技術(shù)的發(fā)展，我國由傳統(tǒng)模擬地質(zhì)勘探逐漸向數(shù)字勘探技術(shù)轉(zhuǎn)化，并努力的探索信息化勘探技術(shù)向著更加全面的方向發(fā)展。但是，并不是所有地區(qū)和單位都能夠給予同樣的重視，仍然有一些偏遠(yuǎn)地區(qū)或基層單位的地質(zhì)勘探管理相對落后，筆者根據(jù)資料整理了地質(zhì)勘探檔案管理存在的弊端：

1.傳統(tǒng)的地質(zhì)勘探科技檔案仍然是依靠手工管理，建立的檔案查找非常復(fù)雜，而且收集者必須通過上門的方式才能進(jìn)行收集，耗費了大量的人力物力和財力。

2.由于手建檔導(dǎo)致歸檔的資料非常龐大，人工技術(shù)又相對較慢，長時間的惡性循環(huán)，會造成地質(zhì)勘探技術(shù)檔案的數(shù)量和種類不清晰。

3.檔案的收集與應(yīng)用都需要手工辦理這些程序。

4.因為檔案室手工錄入，因此，在查詢的時候依然需要手工查詢檢索，并且只有專門負(fù)責(zé)的工作人員才能夠清楚的檢索。

5.傳統(tǒng)手工收集檔案的統(tǒng)計方式比較落后，不能夠做到高效率、高標(biāo)準(zhǔn)的提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

6.資料在查用、檢索時仍然使用的是最初被手工歸檔的資料，資料被頻繁的利用，容易造成破損，減低了原件的儲存壽命，為檔案管理工作增加不必要的麻煩。

二、地勘檔案管理的發(fā)展趨勢

筆者認(rèn)為，未來地質(zhì)勘探檔案管理的發(fā)展趨勢更傾向于自動化。自動化主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案工作計算機(jī)化。計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理的檢索、編目、統(tǒng)計、借閱、管理等方面，如果與現(xiàn)代化通信技術(shù)相結(jié)合，可實現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息。

2.現(xiàn)代化存儲技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。隨著時代的發(fā)展、光盤、硬盤和磁盤的廣泛應(yīng)用極大方便了人們的生活，同時，我們也可以將這些存儲設(shè)備應(yīng)用到檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案全文圖像存貯、自動檢索等功能，實現(xiàn)了計算機(jī)在檔案管理中時效性和準(zhǔn)確性。

3.縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用?？s微技術(shù)因為本身具備了多種特性被廣泛應(yīng)用，這些特性是指可以真實的反映檔案文件原貌、規(guī)格統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、壽命較長、比較規(guī)范等特點。未來相當(dāng)長的時期內(nèi)，微縮技術(shù)都是檔案管理中常用的手段，因為，微縮技術(shù)能夠大容量、高效率的保存檔案資料，并且查詢檢索都比較方便。

三、檔案的收集和利用

隨著時代的發(fā)展、科技水平的提高，人們越來越適應(yīng)自動化、高效率的服務(wù)節(jié)奏，而傳統(tǒng)的地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們的需求。因此，地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)需要跟上時代的步伐，不斷的自我完善和發(fā)展，才能夠滿足勘探技術(shù)的要求，并更加高效地體現(xiàn)出地質(zhì)勘探檔案管理的存在價值。綜上所述，我國需要全面高效的建立地勘成果檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫及計算機(jī)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)快速查詢檢索，滿足用戶的需求。

四、當(dāng)前地勘檔案管理的發(fā)展目標(biāo)

當(dāng)前地質(zhì)勘探檔案管理的主要目標(biāo)和任務(wù)就是迅速建立數(shù)字化當(dāng)值勘探檔案資料室，這個目標(biāo)的達(dá)成實現(xiàn)快速檢索的需求，是地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)一次巨大的飛躍。筆者認(rèn)為，數(shù)字化檔案室應(yīng)具備如下特征：第一，檔案都應(yīng)具有模擬儲存形式和數(shù)字化存儲形式。第二，從檔案的形成、數(shù)字化到管理、提供實現(xiàn)全過程計算機(jī)管理。第三，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢及多媒體服務(wù)。概括起來包括檔案原件全數(shù)字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內(nèi)容有室藏檔案資料規(guī)范化整理組卷、數(shù)據(jù)錄入。第四，數(shù)字化檔案能夠?qū)ζ茡p圖件進(jìn)行修復(fù)。第五，研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關(guān)的地勘檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第六，全面開展室藏檔案資源數(shù)字化處理并建庫；開發(fā)數(shù)據(jù)庫查詢檢索系統(tǒng)等。

五、地勘檔案管理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型的解決策略

上文我們細(xì)致論述了傳統(tǒng)地質(zhì)勘探檔案管理存在的問題，這些問題讓我們充分認(rèn)識到了我國需要不斷的自我完善和發(fā)展，實現(xiàn)建立高效、準(zhǔn)確的歸檔技術(shù)的發(fā)展目標(biāo)?？偟哪繕?biāo)是：建設(shè)現(xiàn)代化的地勘科技檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)，改變目前地勘檔案的存儲形式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲與原件存儲并舉，改變傳統(tǒng)手工管理，實現(xiàn)動態(tài)的、智能的自動化管理，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行異地長距離信息傳輸，不受時空和地域的限制，充分發(fā)揮地勘科技檔案的功能，為各級領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)關(guān)及社會各級提供快速、準(zhǔn)確、全方位的地理信息服務(wù)。要想實現(xiàn)高效快捷的歸檔工作，筆者認(rèn)為首先要做好檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)性工作，這些基礎(chǔ)性工作是做好檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)，因為只有豐富的資料，科學(xué)合理的管理，才能為利用者提供快捷、準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；其次，應(yīng)建立健全檔案管理制度，依靠科學(xué)的管理體系進(jìn)行檔案管理工作能夠節(jié)省很多人力、物力和財力還可以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的社會服務(wù)，使檔案管理工作達(dá)到國家規(guī)定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

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