敬琦

[摘 要]隨著科學技術的快速發(fā)展，電子技術開始引入到檔案管理過程中，電子文檔逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位。但是電子文檔與紙質(zhì)檔案之間存在哪些差異？兩種文檔在管理和保護過程中存在哪些不同？本文立足文件檔案管理實踐探討在檔案管理過程中如何差別管理電子文件和紙質(zhì)檔案。

[關鍵詞]電子文件；紙質(zhì)檔案；管理技術；差異

為了進一步滿足我國經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，我國檔案事業(yè)也得到了極大的發(fā)展。隨著新技術的運用，檔案管理方式也發(fā)生了極大的變化，出現(xiàn)了電子文件等新型檔案形式。但是在管理過程中必須要探討電子文件和紙質(zhì)檔案之間的差別，合理規(guī)劃檔案管理方式，取長補短，這樣才能真正提高我國檔案管理水平。

一、存在載體壽命上的差別

紙質(zhì)檔案與電子檔案之間存在極大差異，特別是在載體的壽命方面。決定紙張壽命長短的主要是纖維素的性質(zhì)。在一定條件下，纖維素會發(fā)生變化，比如在高溫、氧化劑、酸、高濕等環(huán)境下字跡會出現(xiàn)擴散問題。所以在保護紙質(zhì)文件時需要防止這兩種化學問題，這樣就可以延長紙質(zhì)檔案的使用時間。

與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的主要載體是光盤和磁性物質(zhì)。而這兩種載體的主要支持體是由聚酯底基構(gòu)成的，這種物質(zhì)會產(chǎn)生靜電，導致光盤出現(xiàn)卷曲或者變形。在電子文件的磁粉與底基之間由粘合劑連接，這種物質(zhì)很容易出現(xiàn)脫落、熱脹冷縮、發(fā)霉等問題，這就會使得信息受到損害，使檔案信息消失。

二、環(huán)境條件對其影響的差別

1、溫度和濕度對文檔管理影響的差別

無論是電子文件還是紙質(zhì)檔案都會受到溫度與濕度的影響。一般在高溫高濕的情況下，紙質(zhì)文檔很容易出現(xiàn)氧化現(xiàn)象或者是水解現(xiàn)象，這就會大大降低紙張的強度，導致自己出現(xiàn)擴散問題。這種環(huán)境很容易縮短紙質(zhì)檔案的使用時間，降低文件使用壽命。但是與紙質(zhì)文件相比，高溫高濕對電子文件的影響卻是不同的。如果電子文件所處的環(huán)境溫度過高或者濕度過高，很容易造成聚酯底基出現(xiàn)膨脹或者變形問題。

2、灰塵對文檔管理影響的差別

在管理紙質(zhì)檔案時，灰塵是破壞文檔質(zhì)量的重要因素，灰塵過多會造成紙張破損，在紙張上出現(xiàn)霉斑或者是色斑。雖然這些問題會損害文檔信息，但是只要通過相應的方式進行修復，就可以恢復信息，延長紙張壽命。但是在電子文檔管理過程中，一旦電子文檔載體受到灰塵的影響，就很難將損壞的文件進行修復。在灰塵中含有有機酸和霉菌分泌的酶，這些物質(zhì)會導致信息丟失，不能正常在計算機中讀取。所以，在管理電子文件時，要對灰塵管理起到足夠的重視，并且要采取有效措施防止灰塵對文檔的影響。

3、外來磁場和機械震動對文檔管理影響的差別

在紙質(zhì)檔案過程中機械振動和磁場不會影響檔案管理，但是這兩個因素卻對電子文檔管理產(chǎn)生重要影響，會破壞電子文檔，導致其出現(xiàn)消磁或者是磁化現(xiàn)象。一般情況下，電子文件是以光盤、磁性物質(zhì)為載體的，其中磁性物質(zhì)會受到外界磁場的影響，很容易出現(xiàn)磁化、消磁現(xiàn)象，從而破壞文檔中所記錄的信息。因此，在管理電子文檔時要盡量避免外界磁場和機械震動的影響。

4、光線以及有害氣體對文檔管理影響的差別

在文檔管理過程中，光線和有害氣體會產(chǎn)生重要影響。對于紙質(zhì)文檔，在管理過程中很容易發(fā)生氧化或者是水解現(xiàn)象，這就會大大降低紙張的強度，縮短檔案使用時間。而對于電子文件，有害氣體和光線會產(chǎn)生更嚴重的影響，尤其是紫外線會對電子文件產(chǎn)生巨大的破壞。在一定環(huán)境下，會導致電子文件出現(xiàn)腐蝕、基帶老化、磁粉脫離等現(xiàn)象，從而使文件丟失。所以在管理檔案時，要有效防止光線和有害氣體對文檔的危害。

三、技術壽命上存在的的差別

在管理紙質(zhì)檔案時，只要將檔案信息記錄到載體上就可以脫離技術手段和書寫方式，新技術的發(fā)展對紙質(zhì)檔案的使用壽命影響較小，影響紙質(zhì)檔案壽命的主要是媒介因素和環(huán)境因素。在管理紙質(zhì)檔案時，只要注意環(huán)境條件，控制溫度和濕度，防止化學反應影響，避免天災人禍就可以長期保存，延長檔案壽命。

但是電子文件在管理過程中始終都不能離開技術，技術發(fā)展直接關系著電子文檔的使用壽命。因為電子文件對計算機有較高的依賴性，計算機技術的發(fā)展直接關系著電子文檔的使用。所以一旦技術發(fā)生變化，就可能導致載體上的信息無法獲取，導致檔案信息丟失。所以對于電子檔案來說，技術過時也是危害檔案管理的重要因素。

四、信息保護過程存在的差別

在保護紙質(zhì)檔案時，最主要的目標就是盡可能延長紙張的使用壽命。因為紙質(zhì)檔案是將載體和信息結(jié)合在一起的方式，只有保護好紙張的形態(tài)，才能保存好文字信息。但是在管理電子文件時，電子文件的信息和載體可以分離，即使載體完好，信息也可能遭到破壞，比如電腦病毒等問題就會對檔案信息造成極大的破壞。所以在保護電子文檔時不僅要保護載體的安全性，還要盡可能避免其他因素對信息的危害。

所以在電腦上應該按照防火墻技術、數(shù)字水印法、數(shù)據(jù)加密法以及數(shù)字時間印章法等技術，這樣才能防止病毒對電子文檔的損害，有效保障電子信息不受損害，確保電子信息的真實性。隨著技術的快速發(fā)展，電子信息的保護力度逐漸增強，電子信息安全性得到了進一步的提高。這對電子檔案管理工作的開展起到了重要的促進作用。

五、總結(jié)

隨著技術的快速發(fā)展，越來越多新材料和新技術應用到檔案管理過程中。盡管這些新材料在檔案管理過程中發(fā)揮了重要作用，但是對于新材料檔案管理工作也提出了更高要求。在管理過程中要全面區(qū)分電子文件與紙質(zhì)檔案之間存在的差異，了解電子檔案存在的缺點，確定相應的檔案管理方法。這樣才能真正保證檔案信息的安全性，延長檔案信息使用時間，提高檔案管理水平，滿足我國經(jīng)濟和社會發(fā)展對檔案管理的需求。

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