賴麗芳

[摘 要]檔案管理是一個動態(tài)的過程，隨著社會技術(shù)的發(fā)展必然呈現(xiàn)不同的管理方式，21世紀(jì)最大的技術(shù)發(fā)展莫過于信息化革命，筆者將以信息化為背景，研究信息化環(huán)境給高校檔案館（室）帶來的影響。

[關(guān)鍵詞]信息化；高校檔案；服務(wù)

進(jìn)入21世紀(jì)，計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及，不僅為人類社會帶來了史無前例的信息化革命，也大大提高了人類社會的信息生產(chǎn)能力，各種不同載體類型的檔案層出不窮，信息的存儲方式不斷變化，傳輸利用要求不斷提高，使得不僅信息成為了管理的內(nèi)容，同時也為檔案利用提供了新手段新方法，信息化已給檔案工作帶來了極大的變化，甚至根本性的變革。

高校檔案是高校活動的主要記錄載體，是高校教學(xué)和科研及其它日常管理活動的資源儲備和信息來源，是高校歷史及文化的直接傳承者，為高校事業(yè)的發(fā)展起到了非常重要的作用。同時，高校作為科學(xué)技術(shù)的主要研究基地，是社會技術(shù)發(fā)展的主要推動者和實踐者，而反過來，高校也是比較徹底地能受到技術(shù)影響的社會組織，全球范圍內(nèi)掀起的信息化革命，必然對高校組織各個方面的影響都是巨大的，在信息化環(huán)境下，高校的檔案事業(yè)必然跟高校其他工作一樣顯示出信息化的烙印，而呈現(xiàn)出與以往極大不同的特點，甚至出現(xiàn)服務(wù)理念、服務(wù)方式的轉(zhuǎn)型。作為高校檔案管理者，怎樣認(rèn)識信息化給檔案工作帶來的影響，是我們做好檔案服務(wù)的基礎(chǔ)工作。

一、信息化環(huán)境對傳統(tǒng)檔案管理和服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)高校檔案基本以紙質(zhì)檔案為主，輔之以一定的照片檔案和實物檔案，這些實體檔案由檔案室集中管理，檔案管理者的工作主要是收集檔案材料，按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行編碼和歸檔，檔案利用服務(wù)在工作中所占的比重不會太大，而在檔案利用服務(wù)工作中，檔案管理者也是被動者，檔案管理者只有在利用者有需求了找上門了，才會為其提供檔案利用服務(wù)，基本不會主動提供檔案利用服務(wù)。同時，檔案利用服務(wù)對象基本以高校所有基層部門為主，對象單一狹窄，利用目的非常明確，而在信息化環(huán)境下，檔案載體不再是以單純的紙質(zhì)為主，出現(xiàn)了視頻、音頻、電子文件等諸多檔案類型，使得檔案管理所體現(xiàn)的技術(shù)性大大增強(qiáng)，檔案工作者不僅需要熟悉信息化環(huán)境下的各種操作平臺，甚至也需要能對這些檔案材料進(jìn)行二次加工，這就對檔案管理者的技術(shù)能力和知識架構(gòu)提出了非常大的要求，甚至需要專門的信息化技術(shù)人才。

而在檔案利用方面，傳統(tǒng)的檔案以手編目錄為主，20世紀(jì)90年代末開始嘗試錄入機(jī)讀目錄，所以這個時期的檔案利用主要是以利用者提出利用要求，檔案館（室）才會提供檔案利用服務(wù)，這就要求檔案利用者必須知道自己需要什么，甚至需要利用者給出相應(yīng)的文號或者題名，最低要求也必須提供準(zhǔn)確的關(guān)鍵字，再由檔案管理者進(jìn)行手工查找或者進(jìn)行機(jī)讀目錄檢索查找，找出相應(yīng)的檔號后進(jìn)入庫房調(diào)出檔案材料進(jìn)行查閱利用，這種查閱方式對于只有紙質(zhì)跟實物等實體檔案的傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境里雖然也會存在一些不方便，但總體還是跟當(dāng)時的環(huán)境適應(yīng)的，但在信息化環(huán)境下，大量電子文件產(chǎn)生，各種載體形式的檔案層出不窮，數(shù)字化的檔案已經(jīng)基本取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。在這種形式下，傳統(tǒng)的檔案利用模式肯定不能適應(yīng)多層次的檔案利用要求。

二、信息化環(huán)境下高校檔案館的服務(wù)特征

21世紀(jì)的信息化革命帶來的改變是徹底的，對社會很多方面的影響基本都是顛覆性的，就高校檔案事業(yè)來講，受到的影響也是非常之大，它顛覆了傳統(tǒng)的檔案利用模式，帶來了檔案利用服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，下面筆者將嘗試分析信息化對檔案利用服務(wù)模式帶來的轉(zhuǎn)變。

主動型。傳統(tǒng)的檔案工作主要提供憑證作用，是一種被動的管理模式，檔案管理人員坐在辦公室等著檔案利用者上門，有上門才有服務(wù)，沒有上門則不提供服務(wù)，檔案管理者不會主動關(guān)心檔案利用需求，更不會主動提出沒有要求的服務(wù)，這在之前相對封閉的高校體系里基本算是合適的。但隨著信息化時代的到來，信息成為最重要的資源，誰最先掌握準(zhǔn)確信息，誰將在激烈的競爭中取得優(yōu)勢，企業(yè)如此，高校也如此。因此各高校各部門都非常重視信息的準(zhǔn)確度，對信息提供的速度要求越來越高，此種環(huán)境之下，高校檔案館（室）必須改變被動的服務(wù)模式，改變坐等上門的服務(wù)理念，主動關(guān)心利用者的需求，創(chuàng)造快速便捷的檔案利用條件，為檔案利用者提供最方便最快捷的檔案利用服務(wù)。

服務(wù)性。傳統(tǒng)的高校檔案利用模式，還采用機(jī)械式的檔案管理模式，檔案工作的最主要關(guān)注點是對檔案的管理，而不是服務(wù)，檔案館（室）關(guān)注自己有什么，關(guān)注檔案館（室）對檔案材料起到怎樣的保護(hù)作用，而不大關(guān)注利用者需要什么，較少關(guān)注檔案的利用效果，檔案提供者和利用者之間缺乏回饋性的交流，這跟被動式的工作方式有關(guān)，但隨著社會要求政府等機(jī)構(gòu)向服務(wù)性機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變的大環(huán)境，高校也只能加入向服務(wù)性高校轉(zhuǎn)型的大潮流，隨著高校職能的轉(zhuǎn)變，高校檔案工作自然也受到高校轉(zhuǎn)型帶來的影響，注重服務(wù)，關(guān)注服務(wù)質(zhì)量和效果，關(guān)注檔案館（室）在高校事業(yè)發(fā)展中所起的作用。

多樣性。在傳統(tǒng)的檔案利用過程中，檔案服務(wù)簡單單一，檔案館（室）只需要提供基本的檔案查閱服務(wù)即可，檔案管理者只協(xié)助不查閱，能幫助其找到其所需的檔案材料即可，而不會參與到具體的“閱”中去。但隨著信息化時代的帶來，信息爆炸式地增長，一方面利用者經(jīng)常不大能確定需要什么，另一方面面對海量的數(shù)據(jù)也極大地增加其選擇的困難。高校檔案館（室）作為專業(yè)保管高校檔案資料的部門，對館藏信息最為熟悉，這就要求高校檔案館（室）不僅需要幫助利用者查閱，還需要針對性地開發(fā)出有利用價值的資源，提供多樣性的檔案利用服務(wù)。

知識型。過去的檔案管理水平較低，檔案利用服務(wù)相對簡單，對檔案管理者的知識和技術(shù)要求較低。過去的檔案管理工作，主要是將收集回來的檔案材料進(jìn)行驗收，按照既定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并進(jìn)行整理裝訂入庫保管，在這過程里面，對檔案管理者的知識和技術(shù)要求不高，后來雖然由于計算機(jī)的普及，高校檔案館（室）大多實行了機(jī)讀目錄管理，這也只要求檔案管理者懂得基本的計算機(jī)操作即可，懂得將檔案材料的題名等信息錄入計算機(jī)就能完成工作任務(wù)。但在信息化環(huán)境下，大量的電子文件產(chǎn)生，檔案管理者需要對不同載體類型的檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編輯管理，這要求其必須懂得一定的數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理知識，同時信息化環(huán)境下編研工作尤其網(wǎng)上編研工作不斷得到重視，這就要求檔案管理者必須能使用不同的軟件對檔案材料進(jìn)行編研開發(fā)，這些都要求檔案管理者必須具有非常高的知識和技術(shù)儲備，要求檔案管理者不僅需要懂得檔案管理的基本知識，還需具備較強(qiáng)的編研開發(fā)能力和計算機(jī)技術(shù)。

三、信息化環(huán)境下高校檔案館服務(wù)方式

（一）建立檔案館藏數(shù)據(jù)庫

信息化很重要的一個方面，就是對館藏數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化，建立館藏檔案數(shù)據(jù)庫。傳統(tǒng)的檔案都以紙質(zhì)為主，在信息化條件下，檔案館（室）必須對館藏數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化是指高校檔案館（室）將館藏所有檔案的案卷文件信息、題名信息、文件全文內(nèi)容及相關(guān)管理信息進(jìn)行數(shù)字化處理。就當(dāng)前來講，大多高?；緦崿F(xiàn)了機(jī)讀目錄管理，但普遍尚未對館藏數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化掃描，但在信息化環(huán)境下的檔案管理，文件全文掃描是基礎(chǔ)性工作，它決定了與檔案利用有關(guān)的幾乎所有工作，是直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行網(wǎng)上編研開發(fā)的基礎(chǔ)性工作。此外需要注意的是，由于信息化的普及，高校普遍都實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，因此建立館藏數(shù)據(jù)庫，還要求高校檔案數(shù)據(jù)庫必須能夠接收來自高校網(wǎng)上辦公（OA）系統(tǒng)下生成的大量電子原文及文件在流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)，這就要求檔案館（室）的信息化建設(shè)必須與高校的信息化管理結(jié)合在一起，形成一個良好的生態(tài)系統(tǒng)。

（二）開展網(wǎng)上檢索服務(wù)

高校很早就建有完善的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，一直對在線利用檔案具有較為強(qiáng)烈的要求，現(xiàn)在由于無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸對檔案進(jìn)行利用的頻率將越來越高，這就要求高校檔案館（室）必須建立一個完善的多功能檢索系統(tǒng)?，F(xiàn)在的高校越來越成為一個開放系統(tǒng)，高校不再關(guān)起門來搞發(fā)展，而是與社會的聯(lián)系越來越緊密，這就決定了高校的檔案管理工作也越來越開放化，作為高校檔案館（室），館藏數(shù)據(jù)庫最大的功用在于利用，通過網(wǎng)絡(luò)或者無線網(wǎng)絡(luò)的在線化利用是最快捷的方式，也是未來的發(fā)展趨勢，這要求檔案館（室）必須建立完善的館藏數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，開展網(wǎng)上檢索服務(wù)。這有一個問題需要注意的是：建立完善的網(wǎng)上檢索系統(tǒng)應(yīng)該遵循檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資源入庫后的科學(xué)性和規(guī)范性，優(yōu)化檢索查詢質(zhì)量，創(chuàng)造良好的網(wǎng)上檢索界面，人機(jī)對話必須簡捷方便，同時必須具有足夠多的檢索點，如題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞、文件日期、文件編號、索引號等，優(yōu)化組合型檢索方式及模糊檢索方式，保證利用者能快速檢索到其所需要的資源。

（三）加強(qiáng)高效檔案網(wǎng)上編研工作

如上面所述，在信息化時代，信息是最重要的資源，高校檔案館（室）保管著與高校有關(guān)的所有資源，對高校來說是個重要的資源寶庫，對社會來講，也是重要的信息來源，所以檔案館（室）必須充分挖掘其資源優(yōu)勢，為高校的事業(yè)發(fā)展和社會做出貢獻(xiàn)，在這點上講，開展網(wǎng)上編研開發(fā)是最好也是最有效的方式之一。高校檔案編研，是以高校的館藏檔案文獻(xiàn)為主要對象，在深入研究其內(nèi)容的基礎(chǔ)上，以滿足高校教學(xué)及其他工作利用為目的，按專題對檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一種專業(yè)工作。而網(wǎng)上編研開發(fā)則是數(shù)字化的信息為主，結(jié)合計算機(jī)技術(shù)，開發(fā)出能夠直接通過網(wǎng)絡(luò)和無線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)臄?shù)字化編研材料，是增加高校檔案館（室）資源價值的有效手段。

（四）建立檔案館網(wǎng)站

建立檔案網(wǎng)站對檔案館（室）來說是投入小收獲大的工作，檔案管理工作本身相對沉寂，檔案管理者自收集齊檔案材料后，剩下的工作基本不與外界接觸（檔案利用例外），對其他部門和外界來說，是相對神秘的部門。因此正確地宣傳檔案館（室），展示檔案管理工作，讓高校各部門及社會了解檔案館（室）是非常重要的，檔案網(wǎng)站的建設(shè)較好地解決了這個問題，通過檔案網(wǎng)站，公眾可以隨時了解檔案工作了解檔案館動態(tài)，有利于各部門及外界重視檔案工作，以助檔案資料的完整收集。

建立檔案網(wǎng)站需要注意幾點：第一，檔案網(wǎng)站是對外服務(wù)平臺，必須涵蓋所有數(shù)字化檔案信息資源。這就要求檔案館在建立網(wǎng)站之時必須把檔案館的所有資源都融合在這一平臺，包括館藏數(shù)據(jù)及網(wǎng)上編研等所有可能對利用者有用的信息，都必須在此能找到，同時，此網(wǎng)站平臺還應(yīng)充分考慮方便查找的原則，讓利用者能有一個輕松、方便快捷的使用體驗。第二，檔案網(wǎng)站是檔案管理者與利用者的交互平臺，檔案管理者可以通過網(wǎng)站了解利用者的檔案利用需求及變化，并對其需求做出快速反應(yīng)（比如進(jìn)行專題的編研），同時利用者在利用館藏數(shù)字信息資源中，也可以把他們的利用體驗及意見、建議和要求反饋給檔案管理者，讓檔案管理者不斷完善檔案利用服務(wù)，這是一個不斷來回溝通相互了解的過程。第三，檔案網(wǎng)站還是一個宣傳平臺，高校檔案館（室）在建立網(wǎng)站之時必須考慮到網(wǎng)站的宣傳功能，建設(shè)好的網(wǎng)站必須體現(xiàn)實用性與美觀性，必須能作為檔案館（室）的形象展示平臺和工作對外展示窗口。

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