邊瑩

[摘 要]隨著科學技術的快速發(fā)展，信息技術得以在各行各業(yè)進行應用，有效的促進了行業(yè)的發(fā)展。近年來檔案事業(yè)取得了較快的發(fā)展，而信息技術在檔案行業(yè)的應用，有效的提高了信息服務的處理速度，減少了工作失誤的發(fā)生，確保了檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和程序化。文中從檔案信息化管理的優(yōu)點入手，對檔案信息化管理的必要性進行了分析，并進一步對推進檔案信息化管理的進程進行了具體的闡述。

[關鍵詞]檔案；信息化；管理；利用

近年來信息化的發(fā)展速度不斷的加快，在檔案事業(yè)中，檔案信息化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，特別是在當前國家大力發(fā)展信息化建設的要求下，傳統(tǒng)的檔案實體管理模式已越來越無法適應當前社會發(fā)展的需求，檔案信息化管理已成為當前檔案信息更好的服務于社會的最佳途徑。

一、檔案信息化管理的優(yōu)點

長期以來在我國檔案行業(yè)中，其管理工作都是管理人員通過手工操作進行的，面對龐大的檔案數(shù)量和繁多的程序，檔案管理人員的工作效率很難提高，而且手工操作費時費力，很難達到查閱者的滿意度。信息技術的發(fā)展加快了檔案信息化管理建設工作的開展，檔案管理工作開始在計算機技術發(fā)展的帶動下，加快了信息化和現(xiàn)代化的進程，檔案管理信息化得到實現(xiàn)。檔案信息化管理的優(yōu)點較多，大致歸納為以下幾點：

（一）檔案管理人員從繁重的體力勞動中解脫出來，利用計算機來對檔案進行管理，減少了人工操作失誤的發(fā)生率，而且有更多的時間來對檔案案卷的屬性進行了解，確保了服務的優(yōu)質(zhì)、高效。

（二）利用計算機來對檔案進行管理，有效的提高工作效率，減少了客戶的等待時間，提高了客戶對檔案服務的滿意度。

（三）利用信息化對檔案進行管理，改變了檔案的載體形式，通過光盤、磁盤、存儲卡等多種介質(zhì)形式來完成檔案的存儲保管工作，有效的節(jié)約了檔案存儲的空間。

（四）檔案信息化管理建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，這樣可以使檔案利用者自行對檔案信息進行查詢和利用，而且能夠及時與檔案管理人員進行聯(lián)系和溝通，為檔案使用者提供了更多的便利服務。

二、檔案信息化管理的必要性

（一）信息化建設已成為當前重要的戰(zhàn)略目標之一，而且對當前檔案信息化管理的主要任務進行了明確，通過對檔案信息化管理的相關標準的制定，加快電子檔案的管理工作，同時建立區(qū)域網(wǎng)絡，實現(xiàn)全國檔案信息網(wǎng)絡格局，并與國家信息網(wǎng)進行合并，從而實現(xiàn)館藏的數(shù)字化、傳輸?shù)木W(wǎng)絡化及資源的共享化目標。

（二）檔案作為一個信息庫，其所包含的信息量較為龐大，而要想實現(xiàn)對這些信息的利用，則需要對這些信息進行系統(tǒng)、規(guī)范的整理、加工，而檔案信息化管理工作就充分發(fā)揮了信息化技術的特點，將檔案信息的作用得以充分的發(fā)揮出來，確保了檔案服務功能的更好體現(xiàn)。

（三）檔案信息化管理作為一項長期的、基礎性的工作，其在實施過程中需要一套科學、完整的管理辦法，確保檔案信息化管理工作能夠順利的實施，通過加強檔案管理工作，可以有效的加快檔案利用的步伐，使檔案的價值充分的發(fā)揮出來。

（四）檔案信息化管理是整個檔案集成管理的基礎，是在知識平臺的基礎上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種信息的集成，同時將信息進行整理、分類、匯總。只有在信息通道基礎上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運作整體水平與效益。

三、推進檔案信息化管理進程

（一）檔案信息化管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新：①要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；②借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）加大檔案工作規(guī)范化管理力度，推進檔案信息化管理進程。把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內(nèi)進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。

（四）信息化實施過程中，檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡結構等在各實施階段的一斂性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

四、結束語

檔案信息化是一項系統(tǒng)、長期的工作，這項工作并不是單純是檔案館或是某個部門的工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，努力提高檔案隊伍的整體素質(zhì)，為檔案信息化建設工作的進行提供良好的保障。特別是在當前信息化已成為社會發(fā)展的必然趨勢基礎上，作為檔案部門更需要加快信息化管理的進程，與社會和時代的發(fā)展更好的適應，使檔案工作能夠更好的服務于社會。所以需要檔案管理人員及時轉(zhuǎn)變思想，在管理工作中不斷創(chuàng)新，從而推動檔案管理工作更快更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]顧敏.強化檔案信息化管理工作的分析[J].大科技·科技天地2010（12）.

[2]張博.淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢[J].現(xiàn)代交際.2012（7）.