朱曉光

[摘 要]就高職高專院校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行討論，闡述了檔案管理信息化建設(shè)的限制因素，找到了觀念轉(zhuǎn)變、資金多投、檔案安全系統(tǒng)健全、等促進(jìn)信息化建設(shè)快速發(fā)展的詳細(xì)策略。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；管理隊(duì)伍

近年來(lái)，受“科教興國(guó)”與“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略影響，高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展迅速[1]。十七大中提出的培養(yǎng)高素質(zhì)人才戰(zhàn)略，對(duì)高職教育起到了巨大的推動(dòng)作用。高職教育的進(jìn)步意味著各種類別、形式的檔案數(shù)量也顯著增長(zhǎng)，這些資料信息對(duì)于高職高專院校各項(xiàng)工作的實(shí)施有著重要意義。如果保管不當(dāng)造成丟失或毀損，一定會(huì)對(duì)高職教育事業(yè)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。所以，找出高職院校檔案管理信息化方面的不足，討論怎樣促進(jìn)高職高專院校檔案管理信息化建設(shè)，意義重大。

1.檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低

目前，大部分高職院校都不具備高素質(zhì)、高效率的檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。其一，檔案管理人員在受教育程度、知識(shí)水平、年齡比例、職稱結(jié)構(gòu)方面都存在不合理現(xiàn)象；其二，高職院校中兼職檔案管理者基本上都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理和檔案信息化建設(shè)方面的知識(shí)技能掌握不夠熟悉。

1.2基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋

檔案信息化建設(shè)是基于完整的先進(jìn)軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，還需配置容量較高的服務(wù)器和獨(dú)立計(jì)算機(jī)，需要研發(fā)專業(yè)性管理系統(tǒng)，還需提供相關(guān)輔助類硬件，包括刻錄機(jī)、掃描儀等。大部分高職院校都是提升中專學(xué)校而成，或者是大、中專學(xué)校合并形成，現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋單薄，就算想盡辦法取得資金實(shí)施建設(shè)，基本上也只是利用在教學(xué)、科研聯(lián)系密切的項(xiàng)目，所以大部分高職院校檔案設(shè)備非常欠缺。

1.3管理體制混亂

高職院校中的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則并未貫徹落實(shí)。當(dāng)下，部分地方政府對(duì)高職院校檔案管理工作不夠重視，除了必要的會(huì)議通知或培訓(xùn)通知，幾乎不會(huì)涉及學(xué)校檔案工作。并且，高職院校中的檔案管理制度也不夠完善。甚至有些沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，全部交由別的部門(mén)代管[2]。

1.4數(shù)字化建設(shè)水平低

沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)管理的檔案室，數(shù)字化管理方面完全空白；即使實(shí)施網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，數(shù)字化水平也并不高。并且，有些高職院校檔案室雖然達(dá)到了數(shù)字化水平，但僅限于院校內(nèi)部，與外界隔斷，這種數(shù)字化也不是實(shí)際意義上的數(shù)字化管理。

1.5檔案信息的開(kāi)發(fā)利用不足

檔案是一種累加性的事物，只增不減，導(dǎo)致形成非常大的數(shù)額。目前的高職院校中，對(duì)于檔案資料基本上只是簡(jiǎn)單的查詢和搜索，并沒(méi)有更深層次的應(yīng)用，所以檔案中所包含的信息還要深入挖掘。

2.檔案管理信息化的建設(shè)要點(diǎn)

2.1提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念

落后的思想觀念會(huì)阻礙檔案信息化管理的發(fā)展，例如，在一些高職高專院校中，部分領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念較為落后，不能做到與時(shí)俱進(jìn)、缺乏創(chuàng)新精神，認(rèn)識(shí)不到高職高專檔案管理信息化的重要性，不利于其發(fā)展。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中首先要明確高職高專院校檔案的重要地位，以及檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際作用。檔案信息化建設(shè)的優(yōu)劣是評(píng)價(jià)高職院?，F(xiàn)代化水平的決定性標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)對(duì)其認(rèn)識(shí)的不斷提高，轉(zhuǎn)變?cè)械腻e(cuò)誤觀念，增強(qiáng)信息意識(shí)。在全新意識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)下實(shí)施高職院校檔案信息化建設(shè)。另外，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要遵循實(shí)際，根據(jù)實(shí)際情況實(shí)施建設(shè)。

2.2增加資金投入力度

高職高專院校檔案信息化建設(shè)需要諸多基本條件，包括計(jì)算機(jī)、軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)等。檔案信息化建設(shè)需要較大的投資和長(zhǎng)期的堅(jiān)持，見(jiàn)效非常慢，要增加檔案信息化建設(shè)的投入資金量，從而避免檔案信息化建設(shè)資金欠缺、供需不平衡的問(wèn)題。檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，財(cái)政為主要力量。一方面，政府部門(mén)需依法提高高職院校教育經(jīng)費(fèi)資金量，確保高職院校有充足的資金實(shí)施檔案信息電子化。另外，學(xué)校還應(yīng)多渠道籌資，應(yīng)用在檔案管理信息化建設(shè)方面。增加經(jīng)費(fèi)投入量，促進(jìn)數(shù)據(jù)化要求和制度的實(shí)現(xiàn)，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供有力的支撐。

2.3完善檔案信息安全保障體系

高職高專院校檔案信息化的同時(shí)，檔案資料也被挖掘出更多的使用價(jià)值，安全性也變得越來(lái)越重要。檔案本身具有機(jī)密性，涉及到權(quán)限問(wèn)題。但網(wǎng)絡(luò)自身又具有危險(xiǎn)性，可能會(huì)受到來(lái)自不法分子、病毒、技術(shù)缺陷等多方面的威脅，因此必須保證檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性。建立健全的信息安全管理系統(tǒng)，在高職高專院校檔案信息化建設(shè)方面起到保障作用。在相關(guān)信息安全性能系統(tǒng)問(wèn)題上，第一要嚴(yán)格遵循國(guó)家及相關(guān)部門(mén)和學(xué)校實(shí)行的安全法規(guī)、制度。其二，研發(fā)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，提高安全意識(shí)。最后，整合現(xiàn)有的防護(hù)手段，綜合利用。

2.4加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

實(shí)施高職高專院校檔案管理信息化，人才是重點(diǎn)。組建高水平檔案管理團(tuán)隊(duì)需要以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，管理人員的水平對(duì)檔案信息化建設(shè)實(shí)施影響較大。檔案信息化建設(shè)的相關(guān)者都應(yīng)熟悉掌握檔案管理相關(guān)的理論知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。組建檔案人員團(tuán)隊(duì)時(shí)，要注重檔案管理人員整體學(xué)歷層次的提高，促進(jìn)人員結(jié)構(gòu)合理化。在高職高專檔案人員建設(shè)中，要保持檔案團(tuán)隊(duì)人員的平均年齡處在一個(gè)比較適宜的范圍內(nèi)，不斷優(yōu)化檔案部門(mén)的職稱結(jié)構(gòu)，加快并不斷完善高職高專院校的檔案管理隊(duì)伍。

3.結(jié)束語(yǔ)

檔案在社會(huì)或?qū)W校中，都具有重要價(jià)值，因此實(shí)施有效的管理是非常必要的。本文通過(guò)對(duì)目前高職高專院校檔案信息化管理方面存在的問(wèn)題入手，探尋相應(yīng)的解決措施，以期為高職高專院校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)步和發(fā)展提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫國(guó)哲.銀州區(qū)檔案局館加強(qiáng)汛期檔案安全管理[J].蘭臺(tái)世界：上旬，2013（9）：9.

[2]趙黎霞.中原經(jīng)濟(jì)區(qū)檔案資源選取標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)[J].檔案管理，2013（5）：37-38.

課題：高職高專系部檔案信息化管理