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摘要：工程項(xiàng)目資料非常重要，在總結(jié)施工經(jīng)驗(yàn)、為工程信息查詢(xún)提供依據(jù)等方面發(fā)揮著重要作用。文章對(duì)工程項(xiàng)目資料員如何做好資料進(jìn)行了分析，具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；資料員；做好資料

一、前言

文章對(duì)建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料管理的重要性進(jìn)行了介紹，對(duì)工程項(xiàng)目資料管理中的不足進(jìn)行了闡述，通過(guò)分析，并結(jié)合自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)理論知識(shí)，對(duì)工程項(xiàng)目資料員做好資料管理工作的建議進(jìn)行了探討。

二、建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料的管理的重要性

建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料是建筑工程施工單位在工程項(xiàng)目施工過(guò)程中逐步完成的，對(duì)其的管理有嚴(yán)格的要求，必須做到真實(shí)、完整和詳簡(jiǎn)得當(dāng)。具體而言，對(duì)建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料的管理包括了對(duì)工程項(xiàng)目資料的管理、質(zhì)量把控資料的管理、工程安全資料的管理、各種檢驗(yàn)資料的管理以及工程項(xiàng)目驗(yàn)收資料的管理等，貫穿于從工程項(xiàng)目的立項(xiàng)到工程項(xiàng)目的竣工的全過(guò)程[2]。做好建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料管理工作的重要意義體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.有利于積累企業(yè)的項(xiàng)目工程技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)。做好建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料的管理工作可以完善企業(yè)工程項(xiàng)目管理的全過(guò)程檔案，以便深入研究和引用，為企業(yè)后續(xù)項(xiàng)目施工管理的優(yōu)化做好檔案資料的儲(chǔ)備。

2.有利于優(yōu)化企業(yè)的資源配置和提高企業(yè)的效益。工程項(xiàng)目的技術(shù)資料可以如實(shí)反映企業(yè)的工程施工過(guò)程的情況，包括人員的調(diào)度和使用，各種材料物品的數(shù)量和用量、技術(shù)方案和措施的變更情況、階段施工驗(yàn)收情況和各種質(zhì)量等級(jí)評(píng)定情況等，因而可以及時(shí)提供相應(yīng)的反饋，使企業(yè)按預(yù)期目標(biāo)優(yōu)化調(diào)整和控制后續(xù)的工程施工工作。

2.工程資料為工程信息查詢(xún)提供依據(jù)

有了工程內(nèi)業(yè)資料的跟蹤，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不用再憑著零星的材料和自己的記憶來(lái)對(duì)整個(gè)工程的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制。在及時(shí)搜集的情況下，有關(guān)工程的各工序相關(guān)細(xì)節(jié)就都存在于工程內(nèi)業(yè)資料中，一旦發(fā)生意外情況（如數(shù)量不符、質(zhì)量差異）就可以憑借資料記錄追查到其中的原因，也方便了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工程的管理。尤其在工程發(fā)生分包情況下，在項(xiàng)目結(jié)算方面更見(jiàn)內(nèi)業(yè)資料的功效。如某大橋發(fā)生坍塌后，事故調(diào)查領(lǐng)導(dǎo)小組首先采取的一項(xiàng)措施是：封存大橋項(xiàng)目所有資料以及工程監(jiān)理資料待查。從這項(xiàng)措施中我們不難看出工程檔案資料是何等的重要。

3.工程內(nèi)業(yè)資料可以作為今后工程施工的一種借鑒

工程資料對(duì)以往工程中采用的技術(shù)、發(fā)生的問(wèn)題、采取的措施以及反饋結(jié)果，在以后工程的施工中可以吸取經(jīng)驗(yàn)，少走彎路。在工程內(nèi)業(yè)資料中還包含著“竣工報(bào)告”、“施工小結(jié)”等自我總結(jié)的部分，這些文件往往有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不大在意，其實(shí)在這些文件中除了有關(guān)的工程數(shù)據(jù)外，對(duì)施工過(guò)程的總結(jié)占了相當(dāng)大的部分，優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)盡在其中，學(xué)習(xí)和借鑒這些文件對(duì)今后的工程管理將會(huì)有很大的促進(jìn)作用。

三、工程項(xiàng)目資料管理中的不足

1.資料收集不夠全面。例如，某些工程上的設(shè)計(jì)有變動(dòng)，在編制資料的時(shí)候，只將變更通知書(shū)進(jìn)行記錄，卻未對(duì)相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒(méi)有核定審批意見(jiàn)；部分交接驗(yàn)收記錄沒(méi)有簽認(rèn)手續(xù)等。對(duì)基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動(dòng)態(tài)控制高度結(jié)合的工作，必須以實(shí)事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。

2.資料不夠準(zhǔn)確。資料上的隨意性比較嚴(yán)重：對(duì)相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類(lèi)工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)；引起不必要的麻煩；有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可，便隨意填了一些看起來(lái)很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價(jià)值的關(guān)鍵所在，必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來(lái)認(rèn)真落實(shí)。

3.收集與整理不夠及時(shí)。對(duì)工程對(duì)應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開(kāi)工時(shí)就著手，如圖紙會(huì)審紀(jì)要以及開(kāi)工報(bào)告等，對(duì)于施工過(guò)程，根據(jù)規(guī)定對(duì)其及時(shí)予以規(guī)范記錄，努力做到開(kāi)工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)、施工有記錄、對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時(shí)、到位。實(shí)際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

四、工程項(xiàng)目資料員做好資料管理工作的建議

1.確保工程資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性并同步更新

真實(shí)性是做好工程資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法必須堅(jiān)決杜絕，在工程出了質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，技術(shù)資料作為記錄項(xiàng)目全過(guò)程的原始資料，不僅能為事故調(diào)查和正確處理提供有力的依據(jù)，也是工程使用過(guò)程中維修、擴(kuò)建、改建或增層等重要的參考資料。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級(jí)而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀(guān)準(zhǔn)確。

準(zhǔn)確性是做好工程資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫(xiě)。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫(xiě)應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象，資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門(mén)，文字說(shuō)明部分要規(guī)范用語(yǔ)，不能采用口語(yǔ)或?qū)I(yè)語(yǔ)言，不要產(chǎn)生任何歧義。因此，資料填寫(xiě)要認(rèn)真，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

2.注重施工階段的工程資料管理

在工程實(shí)施階段，首先加強(qiáng)與建設(shè)單位和監(jiān)理單位以及相關(guān)單位的溝通和聯(lián)系。工程資料必須及時(shí)整理，需要到建設(shè)單位和監(jiān)理單位處報(bào)驗(yàn)的各種工程資料要及時(shí)報(bào)驗(yàn)。確實(shí)做到工程資料真實(shí)完整、同步進(jìn)行、分類(lèi)有序。尤其在某一專(zhuān)業(yè)工程開(kāi)始階段。首先要堅(jiān)持貫徹執(zhí)行國(guó)家，行業(yè)的基本規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。并將此意識(shí)落實(shí)到施工記錄表格等資料中。凡涉及檢查，試驗(yàn)報(bào)告的項(xiàng)目均應(yīng)填寫(xiě)見(jiàn)XX記錄或其實(shí)驗(yàn)報(bào)告編號(hào)。有數(shù)據(jù)要求的應(yīng)填寫(xiě)“試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)”。必要時(shí)要有支持性的附件（如圖、表格、照片、圖像等資料）。檢驗(yàn)項(xiàng)目要求為符號(hào)設(shè)計(jì)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的，檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填寫(xiě)符合“施工圖編號(hào)制造廠(chǎng)圖號(hào)或規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)”。參與人的簽名、日期要齊全。所有的工程檢驗(yàn)都具備可追溯性和責(zé)任人。在不能獲取原件時(shí)，應(yīng)將原件復(fù)印，然后在原件復(fù)印或抄件上加蓋留存單位公章，并注明原件保存處。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對(duì)項(xiàng)目的工程文件形式、積累，立卷、歸檔要反復(fù)進(jìn)行監(jiān)督、檢查并及時(shí)將檢查結(jié)果進(jìn)行綜合、分類(lèi)，整理，對(duì)在工程資料中出現(xiàn)的問(wèn)題，舉一反三，制定整改措施。檢查整改成效。督促具體施工人員對(duì)工程資料的編寫(xiě)于工程同步。必須保證工程文件在任何使用場(chǎng)合都一致，切實(shí)最新版本：施工圖發(fā)生變更時(shí)，要在原施工圖變更處作好變更記錄。

3.加強(qiáng)工程檔案資料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對(duì)工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細(xì)則對(duì)承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案驗(yàn)收要同步進(jìn)行，為確保工程竣工檔案順利通過(guò)驗(yàn)收，應(yīng)對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行初驗(yàn)，檢查各項(xiàng)合同項(xiàng)目檔案是否完整準(zhǔn)確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對(duì)所存在的問(wèn)題提出整改措施并限期整改，在工程總驗(yàn)收前檢查整改結(jié)果，提出驗(yàn)收意見(jiàn)。對(duì)于在工程檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要進(jìn)行收集整理，造成檔案丟失或不按時(shí)按質(zhì)進(jìn)行移交的要進(jìn)行處罰，同時(shí)要及時(shí)糾正。檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業(yè)主統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)工程施工檔案資料的嚴(yán)格要求也需要爭(zhēng)取業(yè)主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開(kāi)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

工程項(xiàng)目資料員在進(jìn)行資料工作的同時(shí)，應(yīng)該以確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性為前提，并主動(dòng)和及時(shí)的發(fā)現(xiàn)工程中的相關(guān)問(wèn)題，更好的為工程項(xiàng)目服務(wù)。

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