譚怡軍　李秋香

檢察檔案管理和利用工作是指檢察機(jī)關(guān)檔案管理職能部門集中管理本機(jī)關(guān)在工作和辦案過(guò)程中形成的全部文件、卷宗及有價(jià)值的資料，并積極提供這些文件、卷宗、資料的一項(xiàng)綜合基礎(chǔ)工作和服務(wù)性工作。如何在管理好檔案的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)檢察工作的科學(xué)發(fā)展是值得我們深入實(shí)踐與思考的重要課題。

一、當(dāng)前檢察檔案管理和利用中存在的不足

一是存在重辦案輕檔案的傾向。個(gè)別干警對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為案件辦結(jié)或判決了，只要案件沒有辦錯(cuò)，辦案任務(wù)就算完成了，至于歸檔工作屬于“低層次”的事務(wù)性工作，等有空的時(shí)間再處理，造成有的案件結(jié)案以后案卷還在承辦人手里，由于案卷未能及時(shí)整理歸檔，承辦人可能對(duì)當(dāng)時(shí)辦案的案情和證據(jù)材料有所遺忘，從而難以對(duì)書證材料進(jìn)行規(guī)范有序地整理，甚至容易造成多個(gè)案卷材料的混雜或者材料遺失。也有個(gè)別干警不重視歸檔規(guī)范，認(rèn)為只要案卷材料裝訂起來(lái)就可以了，未能嚴(yán)格按照歸檔要求和材料順序歸檔，不僅容易造成該裝進(jìn)案卷的材料因未能裝入案卷而今后無(wú)法彌補(bǔ)，特別是一些贓款贓物扣押和發(fā)還的材料如不齊全，一旦當(dāng)事人投訴而查閱案卷時(shí)沒有相關(guān)材料印證，承辦人必須按有關(guān)規(guī)定承擔(dān)責(zé)任，也給往后的案卷查閱和利用造成不小的困難。

二是歸檔職責(zé)不夠明確。近年來(lái)，案多人少的矛盾比較突出，不論是檢察員、助理檢察員還是書記員都在從事辦案工作，難以形成較為合理的辦案和事務(wù)性工作分工負(fù)責(zé)的工作模式，比如自偵部門的檢察員、助檢員和書記員在辦案職責(zé)上沒有太大區(qū)分，原來(lái)應(yīng)由書記員承擔(dān)的案卷裝訂歸檔任務(wù)實(shí)際是誰(shuí)辦案就誰(shuí)負(fù)責(zé)歸檔，一方面由于承辦人忙于辦案而無(wú)睱顧及案卷的裝訂工作，另一方面由于歸檔工作具有較強(qiáng)的規(guī)范要求，沒有相應(yīng)的培訓(xùn)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，也容易造成歸檔不規(guī)范。有的辦案部門將案卷材料交給不熟悉案情的實(shí)習(xí)生來(lái)裝訂，由于實(shí)習(xí)生既未受過(guò)歸檔訓(xùn)練又無(wú)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，往往造成案卷缺材料、法律文書制作不規(guī)范、材料內(nèi)容重復(fù)、排序混亂、頁(yè)碼重復(fù)、裝訂不規(guī)范等問題發(fā)生，返工量大，給辦案部門和檔案部門帶來(lái)負(fù)擔(dān)。

三是歸檔管理制度和機(jī)制不夠嚴(yán)格和完善。一方面，高檢院在多年前頒發(fā)的案卷歸檔目錄已不能適應(yīng)當(dāng)前檢察工作的需要，一些新的法律文書、材料難以在目錄中找到相應(yīng)的順序來(lái)裝訂。另一方面，有的案件由于當(dāng)事人上訴再審尚未判決，扣押贓款贓物暫時(shí)難以處理等種種原因拖很長(zhǎng)時(shí)間才能結(jié)案，客觀上造成部分案卷無(wú)法及時(shí)歸檔，而檔案管理部門和辦案部門之間沒有完全建立有效的溝通、對(duì)賬和催促歸檔的工作機(jī)制，也缺少及時(shí)歸檔的強(qiáng)制性時(shí)間限制和對(duì)未能及時(shí)歸檔的警示和懲罰機(jī)制，個(gè)別辦案部門人員調(diào)整時(shí)對(duì)原承辦案件的卷宗后續(xù)歸檔的職責(zé)也不夠明確。

四是檔案利用途徑較為單一。當(dāng)前，檢察檔案主要用于查閱，包括對(duì)申訴案件的復(fù)查、辦案中調(diào)閱其他案卷材料、個(gè)別干警編寫案例時(shí)參考、以及接受外單位的一些檔案查詢。從總體上看，檔案利用的途徑較為單一，往往是為完成上級(jí)交辦的任務(wù)而查閱，缺少主動(dòng)利用檔案開展調(diào)查研究、總結(jié)辦案規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)做法，檔案利用的范圍主要局限于案卷，檔案利用的思路還較為狹窄、檔案利用的范圍和種類還較為單一。

五是復(fù)合型檔案管理人員較為缺乏。檢察檔案工作質(zhì)量的高低與從事檔案工作人員的素質(zhì)有關(guān)。人是最核心的資源，沒有相應(yīng)的人才，任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式，檔案信息化也是空談。一個(gè)優(yōu)秀的檔案工作人員，不僅要有檔案資料的收集、整理和管理能力，更要有充分開發(fā)利用能力。新時(shí)期檢察檔案管理人員要兼有檔案管理專業(yè)知識(shí)、相關(guān)檢察業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理信息化知識(shí)的復(fù)合型人才，而且需要有甘于清貧和平凡、在檢察實(shí)踐中不斷去探索和創(chuàng)新的毅力和志氣。由于目前一般高校缺少檢察或司法檔案管理方面的專業(yè)培養(yǎng)機(jī)制，現(xiàn)有的檢察檔案管理人員往往都是一般的檢察人員，因此需要通過(guò)全方位、多層次的檔案管理人才培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檢察檔案管理人才由事務(wù)型、封閉型向知識(shí)型、復(fù)合型、創(chuàng)新型的轉(zhuǎn)變。

二、深化檢察檔案管理和利用的對(duì)策思考

（一）建立完善的歸檔管理機(jī)制

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，從管理層面上，需要建立檔案管理部門與辦案業(yè)務(wù)部門暢通的歸檔管理溝通渠道，檔案管理部門要隨時(shí)掌握未歸檔案卷的實(shí)際情況，并將催檔工作落實(shí)到人。從制度層面上，要建立嚴(yán)格的管理和考核制度，對(duì)歸檔工作比較認(rèn)真的，以及長(zhǎng)期不能按時(shí)歸檔的承辦人要建立相應(yīng)的考核評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，發(fā)揮考核導(dǎo)向的作用；從規(guī)范層面上，要針對(duì)各業(yè)務(wù)部門實(shí)際，完善案卷目錄歸檔順序，并根據(jù)檢察工作的發(fā)展及時(shí)調(diào)整規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、讓承辦人能一目了然地掌握案卷材料的歸檔目錄順序，從而便于對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范裝訂和進(jìn)行督促檢查，減少不必要的返工；從培訓(xùn)層面上，檢察機(jī)關(guān)案卷歸檔裝訂的業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范要盡可能統(tǒng)一，要加強(qiáng)對(duì)每一個(gè)承辦人的歸檔基本技能培訓(xùn)，包括對(duì)新進(jìn)人員的培訓(xùn)，適時(shí)開展業(yè)務(wù)技能競(jìng)賽和崗位練兵，增強(qiáng)檢察干警及時(shí)歸檔的時(shí)間意識(shí)、案卷材料的完整意識(shí)、卷宗裝訂的質(zhì)量意識(shí)，養(yǎng)成規(guī)范的歸檔工作習(xí)慣。

（二）從便于檔案利用角度加強(qiáng)檔案收集和整理

檢察檔案的開發(fā)和利用的過(guò)程中是各種檔案資料的綜合利用，而不是一本或一類檔案的開發(fā)和利用，融會(huì)貫通發(fā)掘不同種類檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，充分考慮到各門類之間的關(guān)聯(lián)性，通過(guò)加大之間的聯(lián)系充分運(yùn)用多種類檔案資料形成更有價(jià)值的檔案開發(fā)和利用成果。因此，要從有利于檔案利用的角度出發(fā)，做好案卷檔案、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案的收集、整理工作。如近年來(lái)職務(wù)犯罪案件全程同步錄音錄像工作中形成的聲像檔案中光盤一項(xiàng)，與相關(guān)案件卷宗有著密切的聯(lián)系，簡(jiǎn)單地分開分類存放不利于今后的調(diào)閱使用。要實(shí)現(xiàn)文書檔案和聲像檔案雙重形式佐證的效果，方便查閱和利用。同時(shí)，要積極推進(jìn)檔案信息化工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、逐步建立電子檔案管理體系，充分發(fā)揮電腦技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開發(fā)出一套多功能、全方位的檢索系統(tǒng)和檢索工具，讓使用者及時(shí)查到有用、有價(jià)值的檔案資料，增強(qiáng)快速查閱能力，擴(kuò)大查閱范圍，形成檢察機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)，做到資源共享。

（三）拓寬檢察檔案的利用途徑

一是服務(wù)于案件申訴復(fù)查?？厣瓴块T針對(duì)群眾舉報(bào)、控告、申訴反映的問題，查閱相關(guān)案件的訴訟檔案，對(duì)案件的事實(shí)和證據(jù)進(jìn)行核實(shí)，以便及時(shí)答復(fù)舉報(bào)人或申訴人。二是服務(wù)于思想政治工作。檢察檔案中的實(shí)物檔案收集了檢察機(jī)關(guān)獲得的各種榮譽(yù)、證書、獎(jiǎng)狀等。這些榮譽(yù)真實(shí)地反映了檢察干警吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)、勇于拼搏的感人事跡。讓新進(jìn)的檢察干警參觀，進(jìn)行檢察傳統(tǒng)教育，能夠引導(dǎo)他們樹立愛檢敬業(yè)的信念，積極投身檢察事業(yè)，為檢察工作發(fā)展無(wú)私奉獻(xiàn)。三是服務(wù)于干部考察。檢察訴訟檔案的卷宗材料真實(shí)地再現(xiàn)了辦案人員的執(zhí)法質(zhì)量和水平，通過(guò)查閱案卷卷宗，也是從一個(gè)側(cè)面考察干部的有效途徑。四是服務(wù)于檢察宣傳。通過(guò)對(duì)文字檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案的調(diào)閱，可以為宣傳先進(jìn)典型、開展案例報(bào)道、制作反腐倡廉警示教育片和宣傳版面等提供豐富的資料。五是服務(wù)于犯罪預(yù)防。預(yù)防犯罪不能僅停留在法律條文的說(shuō)教上，還應(yīng)用真實(shí)的案例進(jìn)行教育，以提高預(yù)防宣傳工作的感染力和說(shuō)服力。每年檢察機(jī)關(guān)都要批捕、起訴大量的案件，這些事例都通過(guò)檢察檔案保存下來(lái)，及時(shí)分析和總結(jié)犯罪手法特點(diǎn)和規(guī)律成因、編成具體生動(dòng)的教材進(jìn)行宣傳教育，寓法于事，寓情于理，有助于人民群眾通過(guò)具體事例增強(qiáng)法律意識(shí)，提高防范能力，也有助于相關(guān)單位建章立制、亡羊補(bǔ)牢，發(fā)揮檢察職能的延伸作用。六是服務(wù)于檢察調(diào)研。檢察檔案是檢察工作零散的原始記錄，整合利用檔案資源，圍繞檢察工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)開展檢察調(diào)研，有助于更好地履行檢察職能。七是服務(wù)于年鑒和大事記等編撰工作。通過(guò)調(diào)閱、整理檔案資料，為做好每年的大事記和檢察年鑒的匯編工作提供支持。八是服務(wù)于案件質(zhì)量督查。通過(guò)對(duì)一段時(shí)期的案卷材料的調(diào)閱和質(zhì)量督查，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦案質(zhì)量、法律文書制作等中的一類問題，從而及時(shí)予，保障檢察業(yè)務(wù)工作規(guī)范有序開展。

總之，檢察檔案的管理和利用是檢察機(jī)關(guān)發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，充分挖掘檔案資料，服務(wù)保障區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和推動(dòng)自身發(fā)展的有效途徑，也是檢察機(jī)關(guān)管理水平的具體體現(xiàn)。管好檔案、用好檔案是需要我們不斷去探索和創(chuàng)新的永恒課題。