宋淑芹
摘 要:近幾年來,醫(yī)院檔案信息資源為醫(yī)生及病者提供了大量可使用信息,其作用也越來越受到重視。隨著知識經(jīng)濟的提出和現(xiàn)代信息化的推進,作為傳統(tǒng)文獻領域的醫(yī)院檔案管理工作者也面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。本文以醫(yī)院檔案管理信息化為中心話題,通過分析醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀,探討了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的意義及措施,促進了醫(yī)院檔案管理水平提高。
關鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;信息化;措施
醫(yī)院檔案大部分是對醫(yī)院的內部人員提供的,例如設備檔案會在日常的設備修理和維護工作中發(fā)揮作用,基礎建設檔案主要包含了醫(yī)院的內部裝修、改擴建工程的詳細情況,醫(yī)療管理類檔案主要對醫(yī)院內部人員分配以及醫(yī)療事業(yè)管理方面進行詳細的記載。它蘊藏著豐富的信息資源,特別是醫(yī)院的檔案管理錯綜復雜,要提高管理水平,就需在創(chuàng)新上下功夫。
1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
檔案作為紀實的資料,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發(fā)利用價值。這些文書檔案都會由不同的人員進行翻閱??剖抑饕遣樵冏约哼^去的工作量以及收入情況,這些檔案可以為他們日后的工作提供經(jīng)驗,為以后的增收拓寬思路。只有將這些檔案資源只有開發(fā)利用起來,才能體現(xiàn)它們應有的價值,滿足工作人員對檔案信息的需求。目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在醫(yī)院仍占主導地位,醫(yī)院檔案在管理手段上仍處于手工操作;在檔案收集整理上不及時不規(guī)范;在檔案管理人員上存在對檔案業(yè)務不熟悉,操作不熟練,管理不到位等問題,致使檔案不能適應醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展需要,各醫(yī)院的檔案利用率仍很低?,F(xiàn)階段,在計算機、網(wǎng)絡等高新技術的發(fā)展的今天,醫(yī)院檔案管理必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托,增加一些現(xiàn)代化的管理設備,以及現(xiàn)代化的管理軟件,實現(xiàn)電子檔案管理。因此我們需要采取新的管理方式來整理檔案,改變被動的現(xiàn)狀,利用信息化管理,這樣才能夠在日后的工作中方便錄入、查閱。
2 醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化的意義
信息化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息,方便了醫(yī)院工作人員的錄入和查閱。隨著科技的發(fā)展進步,醫(yī)院檔案管理工作也需要不斷地勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段、吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,創(chuàng)新管理、樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念意識,適應檔案管理工作的新形勢,以全面、真實地反映醫(yī)院整體發(fā)展狀況成果,從而促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化。當前,由于很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識,對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感,不能充分認識到檔案管理信息化對醫(yī)院發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化,一是為醫(yī)院管理人員及時了解整體經(jīng)營狀況提供準確依據(jù);二有利于社會各方準確認知醫(yī)院成果,為醫(yī)院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎,將檔案的管理成果同醫(yī)院的管理結合在一起,從而決定了資源配置的取向和模式,對不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此,檔案管理實現(xiàn)信息化,加強了醫(yī)院對檔案管理工作重要性的認識,促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、提升醫(yī)院在同行業(yè)競爭力具有重要意義。
3 檔案管理信息化創(chuàng)新措施
由于現(xiàn)代信息化技術得到突飛猛進的發(fā)展,對于科技檔案管理而言,不再只停留在保存原有資料的功能上,更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡等高新技術和資源,利用信息化網(wǎng)絡和計算機技術構成嶄新平臺,從而提高醫(yī)院的綜合運作能力,作為企業(yè)的檔案管理者,務必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識,以信息化建設推動科技檔案管理工作,建立檔案信息網(wǎng)絡,實現(xiàn)醫(yī)院科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務對象與需求擴大化。
1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者更新觀念,改變過去盲目追求、封閉自導的狀態(tài),以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理,開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。
2、管理內容創(chuàng)新。對醫(yī)院所有文獻資源,如:基建檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案,結合實際情況有目的、有重點、有計劃地采集,并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時、準確、高效地為用戶提供服務。
3、管理方式創(chuàng)新。隨著時代的發(fā)展,檔案管理主要應看檔案對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理,要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。
4、人才資源創(chuàng)新。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案管理之中,人才檔案管理是新時代的新產物,加強知識管理的核心是以人為本管理。要提高檔案管理員學習培訓工作,以保證專業(yè)知識的更新和擴充,醫(yī)院人才隊伍的檔案集中管理有利于實現(xiàn)人才檔案信息現(xiàn)代化,科學化,和規(guī)范化,發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性,內凝外聯(lián),改革創(chuàng)新,整體推進。因此,應建立檔案管理人才競爭機制,鼓勵管理人員輪崗,帶動知識的流動,在工作中學習、成長,不斷把醫(yī)院檔案工作推向新層次、新臺階。如鼓勵管理人員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習計算機課程培訓、相關檔案文件等。
5、手段創(chuàng)新。長期以來,醫(yī)院檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向,其管理方式或利用手段是手工的,嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此,實現(xiàn)檔案信息化管理,要積極參與機關辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設,主動地把檔案工作重點與醫(yī)院中心工作結合起來,使醫(yī)院檔案管理走上主導地位,實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質化。
6、實踐創(chuàng)新。加強信息資源建設,開展資源整合,提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件,擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用,設計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。
4 結語
科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理實現(xiàn)信息化可以不斷地提升醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用管理,實現(xiàn)檔案信息化管理的價值,為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。
參考文獻
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