陶鑫

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技和文化的不斷發(fā)展，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)也沖入世界高端行列，并且逐漸應(yīng)用于我國(guó)企事業(yè)單位各項(xiàng)管理體制之中。其中檔案管理應(yīng)用中的計(jì)算技術(shù)既是一項(xiàng)典型的應(yīng)用實(shí)例。我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理理念中將計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理作用進(jìn)行發(fā)揮，其本身的作用愈顯重要。筆者根據(jù)自身的多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在本文中將現(xiàn)代化檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用進(jìn)行分析探討，全面了解計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題并且提出相應(yīng)的可行性建議。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用 檔案管理 探討分析

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）01（b）-0032-01

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)、發(fā)展及推廣推動(dòng)著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和全球經(jīng)濟(jì)化進(jìn)程的推進(jìn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，其本身的特點(diǎn)淋漓盡致的顯現(xiàn)出來(lái)：檢索快、容量大、可靠性強(qiáng)、保密程度高、成本低等等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建立，在一定程度上代替了手工作業(yè)，提高了工作效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了資源共享和信息共享。對(duì)于檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給人們的生活帶來(lái)巨大的方便。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的作用

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理

從傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中我們可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式是采用手工記錄，工作效率低，工作準(zhǔn)確性低，占用大量的人力資源和財(cái)力資源，信息的儲(chǔ)存、查閱和修改等問(wèn)題較為不便。而社會(huì)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠?qū)n案管理過(guò)程中的信息儲(chǔ)存、查閱和修改過(guò)程直接完成，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本和費(fèi)用，保證了檔案管理的準(zhǔn)確性。而且，在保證檔案管理的質(zhì)量和效率的過(guò)程中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還實(shí)現(xiàn)了資源共享和信息共享。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化檔案管理

在信息化技術(shù)的使用過(guò)程中，我們感受到了計(jì)算機(jī)技術(shù)的高容量、高效率和程序化的數(shù)據(jù)處理等特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用時(shí)通過(guò)程序編寫后能夠高效的執(zhí)行程序并且能夠保證期準(zhǔn)確性。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠通過(guò)程序編寫后直接實(shí)現(xiàn)化錄入保存修改和管理等過(guò)程的自動(dòng)化。

1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息檢索

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理能夠?qū)⒏黝悪n案進(jìn)行分類匯總，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化程序能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱過(guò)程中的及時(shí)信息檢索。這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲(chǔ)存位置而丟失資料或者不能夠及時(shí)準(zhǔn)確的查找到需要的資料。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索功能不僅在檔案管理過(guò)程中應(yīng)用還推廣到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域。這樣就能夠在最大程度上實(shí)現(xiàn)共享平臺(tái)。

2 檔案信息庫(kù)的特點(diǎn)、構(gòu)成以及計(jì)算機(jī)技術(shù)要求

2.1 檔案信息庫(kù)的特點(diǎn)

檔案信息庫(kù)即為在檔案管理過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的大容量?jī)?chǔ)存和分類。其本身的特點(diǎn)為：第一，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)能夠?qū)⑿畔⑽募D(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，在計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)中通過(guò)計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)流的形式進(jìn)行傳遞，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息儲(chǔ)存共享的信息化和自動(dòng)化特點(diǎn)；第二，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存技術(shù)能夠?qū)D、文、聲等綜合信息通過(guò)多媒體信息化方式進(jìn)行儲(chǔ)存，體現(xiàn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化特點(diǎn)；第三，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化、自動(dòng)化、媒體化等特點(diǎn)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用改變了以往檔案管理的形式，體現(xiàn)了現(xiàn)代化檔案管理模式的計(jì)算機(jī)化特點(diǎn)；第四，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后不但能夠?qū)n案進(jìn)行高效管理還能夠?qū)n案信息以圖、文、聲等綜合媒體形式進(jìn)行儲(chǔ)存，體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存技術(shù)的多樣化特點(diǎn)。

2.2 檔案信息庫(kù)的主要構(gòu)成框架

將檔案信息庫(kù)進(jìn)行分類可分為：終端用戶部分、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)檢錯(cuò)系統(tǒng)和通訊系統(tǒng)等幾部分。其各部分的主要作用是通過(guò)檔案信息庫(kù)的不同分工將檔案管理程序變得更為清晰明了，完善了檔案信息庫(kù)系統(tǒng)，使人們能夠方便輕松的獲取所需并能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)進(jìn)行傳遞和資源共享。

2.3 檔案信息庫(kù)管理過(guò)程中對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求

在檔案管理過(guò)程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠準(zhǔn)確高效的實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查閱、修改和管理。這也是檔案管理的基本要求和基本保障。因此，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)達(dá)到以下要求：首先，檔案管理中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保證其硬件設(shè)施能夠達(dá)到相應(yīng)的條件和質(zhì)量，軟件程序管理應(yīng)當(dāng)保證檔案信息庫(kù)的技術(shù)水平達(dá)到要求；其次，計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理依然需要進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，并且對(duì)于管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能夠提出更高的要求，保證大量檔案信息錄入過(guò)程中不因操作人員的原因而導(dǎo)致信息錯(cuò)誤或者不完整。

3 實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理可采取的幾點(diǎn)措施

3.1 健全的服務(wù)設(shè)施

為確保計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用達(dá)到預(yù)期的效果，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理過(guò)程中的資金投入，用于配制相關(guān)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施以及檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程序。同時(shí)還用當(dāng)有完善的保護(hù)系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)和資源共享平臺(tái)系統(tǒng)。為檔案的信息化管理提供良好和安全的環(huán)境。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的能夠高效的完成一定的工作，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)是一種操作系統(tǒng)不能完全自主的進(jìn)行檔案管理，所以檔案管理人員素質(zhì)在計(jì)算機(jī)檔案管理中是決定性的。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)系統(tǒng)的直接操作者和管理者進(jìn)行能力培訓(xùn)和專業(yè)技能訓(xùn)練，能夠保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)。

3.3 提高檔案管理者的檔案管理水平

通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，不僅需要專業(yè)的知識(shí)技能還必須具備科學(xué)管理的意識(shí)，懂得科學(xué)管理的內(nèi)涵。在計(jì)算機(jī)信息庫(kù)的管理過(guò)程中體現(xiàn)出現(xiàn)代化的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作改革，在實(shí)際工作中不斷完善計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)體系，及時(shí)的引進(jìn)更為便捷的檔案管理程序。

3.4 實(shí)現(xiàn)各方面制度的完善

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠很大程度上解決檔案管理方面的漏洞，但是相應(yīng)的科學(xué)管理制度并未及時(shí)的設(shè)定?？偹苤玫墓芾硎浅晒Φ囊话?，因此，要想做好現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作，各方面的管理制度應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行完善。在實(shí)際的管理過(guò)程中，將計(jì)算機(jī)的檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的考慮，并制定相應(yīng)的制度以彌補(bǔ)技術(shù)漏洞。在檔案管理工作的管理過(guò)程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)做到有章可循，有法可依，來(lái)保障現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理的高效性和完整性。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭世彪.信息技術(shù)的發(fā)展與我國(guó)的發(fā)展戰(zhàn)略[j].高科技的產(chǎn)業(yè)化，1998（4）.

[2] 嚴(yán)霖.電子檔案管理—— 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[j].2010（3）.endprint