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        提高公文質(zhì)量服務學校發(fā)展

        2014-10-12 09:17:42北方工業(yè)大學北京100144
        教育教學論壇 2014年39期
        關(guān)鍵詞:文秘人員文種行文

        (北方工業(yè)大學,北京100144)

        (北方工業(yè)大學,北京100144)

        高校公文質(zhì)量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一個重要標準。本文對于實際工作中常出現(xiàn)的發(fā)文處理程序不規(guī)范、公文文種使用不規(guī)范、公文行文不規(guī)范等問題進行探討,對如何規(guī)范學校發(fā)文工作,提高公文質(zhì)量,服務學校發(fā)展給出合理化建議。

        公文;處理;規(guī)范

        高校公文是實現(xiàn)高校正常運轉(zhuǎn)的重要工具,是傳達貫徹黨和國家的方針政策,部署學校工作,發(fā)布規(guī)章,請示和答復問題,指導和協(xié)調(diào)工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要載體。公文作為高校的窗口,其質(zhì)量如何,將直接影響高校的形象,公文質(zhì)量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一個重要標準。自《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《黨政機關(guān)公文處理工作條例》以及《國家機關(guān)公文格式》等制度文件頒布后,高校的公文處理逐步走向規(guī)范化。但是,在公文處理的細節(jié)上,仍然存在一些失誤,概括起來,主要有以下三個方面:

        一、發(fā)文處理程序不規(guī)范

        公文制發(fā)是一項極其嚴肅的工作,應有嚴格的工作流程。但在工作中由于審核不嚴,常常出現(xiàn)不按規(guī)程制發(fā)的現(xiàn)象。例如,有的職能部門擬稿后不經(jīng)過學校辦公室初審,直接請校領(lǐng)導簽發(fā),但在發(fā)文過程中,學校辦公室文秘人員發(fā)現(xiàn)文件有文字紕漏,需要大改,等修改后將請校領(lǐng)導再次簽發(fā)。這就喪失了簽發(fā)稿件的嚴肅性,打亂了公文制發(fā)正常的運轉(zhuǎn)程序,極易出現(xiàn)工作差錯。

        二、公文文種使用不規(guī)范

        根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號文件)規(guī)定,公文共有十五個文種,他們各自有不同的特征和使用范圍。有些職能部門在擬稿時容易忽視文種的準確性,常常按照以往經(jīng)驗或口頭表達方式擬制文稿,以致出現(xiàn)文種誤用、混用等現(xiàn)象。例如出現(xiàn)決定、通知誤用,請示、報告不分或并用等問題。

        三、公文行文不規(guī)范

        主要表現(xiàn)在:一文出現(xiàn)兩個主送機關(guān);抄送機關(guān)混亂,不管什么公文都抄送或抄送給下級單位;向上級機關(guān)請示時,沒有提出傾向性意見而是原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān);沒有遵循一文一事,在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

        高校公文制發(fā)的“輸出口”一般都在學校辦公室,校辦肩負著對公文內(nèi)容、行文規(guī)范、公文格式進行最終把關(guān)的使命。因此,規(guī)范辦公室的發(fā)文工作流程、提高辦公室文秘業(yè)務素質(zhì)、優(yōu)化公文校核方法對提升高校公文質(zhì)量起到關(guān)鍵作用。

        一、制定規(guī)章制度,強化約束機制

        “不以規(guī)矩,不能成方圓”,要使高校公文制發(fā)程序嚴肅、嚴格、嚴謹,就必須有章可循。因此,在提高思想認識的基礎(chǔ)上,首先要制定嚴格的公文處理程序,健全公文處理制度,從制度上約束發(fā)文的每個環(huán)節(jié),避免越級發(fā)文或發(fā)文順序“倒流”的現(xiàn)象。筆者列出了一個較為成熟的校級公文行文工作流程(見圖1)。從該圖可以看出,行文流程應自下而上,不得越級。另外,校領(lǐng)導簽發(fā)前,校辦文秘人員需對稿件進行嚴格的審核,并反復與擬稿單位溝通,直到文件無文字、內(nèi)容差錯之后再請校領(lǐng)導簽發(fā)。同時,可以看到校辦打字室在打印文件時,還需要再次請擬稿人核對,這樣的做法能保證稿件愿意的真實性,特別是一些專業(yè)性較強的文件,如果涉及到特殊符號或?qū)I(yè)術(shù)語請擬稿人再次校核可以避免校辦文秘人員在不了解專業(yè)知識的情況下出現(xiàn)理解偏差而改換了文件原意,也能避免排版錯誤。同時,請擬稿人知曉修改內(nèi)容,也間接提高了擬稿人員的寫作水平。

        圖1 校級公文行文工作流程

        二、加強業(yè)務學習,提高文秘素質(zhì)

        治標需治本,提高文秘人員的素質(zhì)是確保公文質(zhì)量的根本性工作。如何提高文秘人員素質(zhì),除了組織學習相關(guān)業(yè)務知識、定期培訓等常規(guī)手段外,??础皩徃母濉蹦芷鸬绞掳牍Ρ兜淖饔??!皩徃母濉笔菙M稿人員提供的原始稿件,經(jīng)各級人員修改過后的文字稿?!皩徃母濉币话憬ㄗh以紙質(zhì)文件形式保存。因為,電子文稿雖然也有修訂功能,但很難區(qū)分改稿人身份,紙質(zhì)文件可以從筆跡上進行區(qū)別,能讓文秘人員分別領(lǐng)會改稿人的意圖?!皩徃母濉笔俏拿厝藛T不可多得的“經(jīng)典教材”,小到對一個標點的修改,大到對整篇文章結(jié)構(gòu)的調(diào)整都能從“審改稿”中最直觀的體現(xiàn),可以讓文秘人員更好地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖,更快捷地發(fā)現(xiàn)問題,避免在下一次修改中出現(xiàn)類似的問題。另外,好稿子是改出來的。文件擬稿完畢,必須進行認真修改。高校公文是應用文的一種,具有直接性、真實性、規(guī)范性的特征。高校公文語言文字表述如何,直接關(guān)系到文件的貫徹執(zhí)行情況。因此,文秘人員在改稿時應重點對公文結(jié)構(gòu)條理是否清晰,文章層次是否分明作重點修改。但是,公文的審改、校核不單是糾錯字、修錯句,還需要從主題、觀點、材料、結(jié)構(gòu)、語言五個方面進行認真推敲,確保文件精神符合國家的法律、法規(guī),符合高校教育發(fā)展要求和工作大局的需要,符合發(fā)文意圖。校辦文秘人員既不能擅自修改,也不能放任不改;既要慎重,又要主動把關(guān)。

        三、優(yōu)化校核方法,提倡集體決策

        公文的修改一般來講都是由學校辦公室的文秘人員獨立完成的,當然這就如前面所述,對文秘人員的業(yè)務素質(zhì)有很高的要求。但是,文秘人員因精力有限,也不可能做到事事皆知。因此,如果當一篇公文涉及到的業(yè)務性、專業(yè)性強或具體的政策規(guī)定時,校辦文秘人員往往會表現(xiàn)出力不從心。要解決這樣的難題,首先是文秘人員必須多學習,對照公文查找上級文件,在認真解讀、領(lǐng)會上級文件精神后再做審改。其次便是尋求相關(guān)主責部門的幫助,以此確保公文內(nèi)容的準確性。最后,對于內(nèi)容涉及面廣或全校性的重要報告,應通過“會商”的形式審稿,避免倉促成文。例如,通過黨委會、校長辦公會集體決策、共同審議;或者邀請報告內(nèi)容所涉及部門的主要領(lǐng)導與校辦文秘人員同時審稿,借鑒電腦、投影設(shè)備等電子工具,做到同時閱稿,有問題現(xiàn)場修改。通過集體決策的形式校核文件,不僅避免了文件傳閱時滯帶來的負面影響,大大縮短了校核周期,同時也能更全面、更真實地反映文件精神,更好地服務學校發(fā)展。

        [1]寧永錄.高校公文質(zhì)量問題分析及對策探討[J].新西部(下旬.理論版),2011,(07).

        [2]肖克偉.把好六關(guān)切實提高公文處理質(zhì)量[J].南陽市人民政府公報,2010,(08).

        提高公文質(zhì)量服務學校發(fā)展

        楊嵩松,張萌萌,王文革,王丹

        G640文獻標志碼:A文章編號:1674-9324(2014)39-0123-02

        本文為北方工業(yè)大學2013年度教育教學改革和課程建設(shè)課題成果,課題組成員:楊嵩松、張萌萌、王文革、王丹。

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