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        檔案整理過(guò)程中原件與復(fù)制件的判定

        2014-10-02 21:55:08四川國(guó)際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院檔案室張麗成都體育學(xué)院檔案室魏麗平
        辦公室業(yè)務(wù) 2014年13期

        文/四川國(guó)際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院檔案室 張麗;成都體育學(xué)院檔案室 魏麗平

        一般情況下,檔案都被要求是原件,這是由檔案的本質(zhì)屬性決定的。檔案的原始記錄性和憑證性決定了它應(yīng)該且必須是原件?!霸菦Q改不動(dòng)的遺產(chǎn),因而永鐫一成不變的歷史本色和超越時(shí)空的無(wú)限魅力”。

        歸檔保存原件的作法盡管毫無(wú)爭(zhēng)議,但在實(shí)際收集整理檔案過(guò)程中,仍有可能遇到以下兩種情況。1.由于各種原因無(wú)法判定文件是原件還是復(fù)制件時(shí)該怎樣操作;2.如果確定文件是復(fù)制件時(shí)能否歸檔。正因?yàn)閷?shí)際工作中遇到了以上情況,才有了以下探討。

        一、檔案整理過(guò)程中怎樣確定原件

        在檔案整理過(guò)程中,原件的提法主要是針對(duì)紙質(zhì)文件。紙質(zhì)文件必須符合兩個(gè)條件才能被確定為原件,一是文件載體本身的原始性,即文件的載體本身是最初記錄文件內(nèi)容的載體,二是文件內(nèi)容的原始性,即文件上的簽字或原始筆記和內(nèi)容都未經(jīng)改動(dòng)。只有同時(shí)滿足載體和內(nèi)容同時(shí)是最初的原始記錄,這樣的文件才能被確定為原件。

        在法律證據(jù)的采信過(guò)程中,原件的提法主要是與復(fù)制件相對(duì)應(yīng)。根據(jù)《美國(guó)聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則(2011)》,復(fù)制件是“以原件的同一版本、從相同的模體、以照相的方式(包括放大和縮小)、以機(jī)械或電子重錄的方式、以化學(xué)復(fù)制的方式或以其他能精確再制原件的同等技術(shù)方式所制作的對(duì)應(yīng)物?!币簿褪钦f(shuō),通過(guò)手抄、印刷、照相及靜電復(fù)印等方式制造出來(lái)的都是復(fù)制件。一般情況下,只有原件才具備檔案的本質(zhì)屬性。根據(jù)法律界“最佳證據(jù)原則”,原件更易被采信。

        二、由于各種原因難以判定是原件還是復(fù)制件時(shí)該怎樣操作

        雖然我們要求歸檔的文件必須是原件,但在檔案整理過(guò)程中,仍然會(huì)遇到一些難以判定原件復(fù)制件的特殊情況,但這些材料又必須歸檔,這就需要我們做出相應(yīng)處置。

        (一)以傳真件或復(fù)印件形式簽訂的合同

        在檔案整理過(guò)程中,我們會(huì)遇到只有一方加蓋鮮章并有原始簽字(假定為我方),而對(duì)方的公章和簽字則是通過(guò)傳真或復(fù)印的形式體現(xiàn)的合同。這種合同通常稱為以傳真方式簽訂的合同。一般情況下,如果由對(duì)方簽字蓋章后傳真或復(fù)印至我方,我方加蓋鮮章后回傳給對(duì)方,雙方?jīng)]有加蓋鮮章的第二份相同合同的情況下,在我方檔案整理過(guò)程中,一律以我方加蓋的鮮章為準(zhǔn)將其認(rèn)定為原件歸檔。但對(duì)方在歸檔該份合同時(shí),則只有雙方均為傳真方式簽字蓋章的傳真件。傳真件是否為原件有以下幾種觀點(diǎn)。

        一種觀點(diǎn)認(rèn)為發(fā)出傳真一方放入傳真機(jī)的文件才是傳真的原件,其特點(diǎn)是所蓋印章、文字、圖像為本色,這種觀點(diǎn)顯然是抹殺了傳真的特征。另一種觀點(diǎn)認(rèn)為接收傳真一方的傳真機(jī)直接出來(lái)的文件為傳真的原件,其特點(diǎn)是簽字和印章都失去了本色,明顯具有復(fù)印痕跡。這種觀點(diǎn)賦予了傳真的原件以傳真的特性,但在認(rèn)定傳真件是否為接收方傳真機(jī)直接出來(lái)的文件卻存在技術(shù)方面的困難,只有相對(duì)合理性。但是為了實(shí)際操作的可行性,對(duì)方在歸檔整理合同時(shí),建議仍然將接收到的傳真件作為原件歸檔,因?yàn)檫@是雙方產(chǎn)生并由對(duì)方保存的唯一一份合同,只是在附注里應(yīng)予以說(shuō)明該合同是以傳真方式簽訂。

        (二)歷史遺留下來(lái)的黑白文檔

        由于歷史原因,一些遺留下來(lái)的規(guī)章制度、規(guī)范等未能及時(shí)歸檔整理,但其本身是黑白文檔,也沒(méi)有簽字蓋章,無(wú)法確定其是原件還是復(fù)制件。遇到這種情況,我們一般只能采取認(rèn)定原件的辦法。只要這些歷史遺留文件符合以下條件,就將其認(rèn)定為原件。一是文件時(shí)隔10年或更長(zhǎng)時(shí)間,二是當(dāng)時(shí)文件處理不規(guī)范,三是收集到的此份文件是獨(dú)一無(wú)二的。

        三、復(fù)制件能否歸檔保存

        復(fù)制件能否歸檔不能一概而論。在實(shí)際工作中,隨著復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的大量使用,以復(fù)印件歸檔的情況并不少見(jiàn)。如果一份文件的內(nèi)容屬于本單位的歸檔內(nèi)容,在沒(méi)有另外稿本的情況下,復(fù)印件也可以歸檔。但是實(shí)踐證明,沒(méi)有任何處理原始痕跡的復(fù)印文件,在歸檔后總是難以讓檔案利用者對(duì)其原始憑證性完全認(rèn)同。這就要求業(yè)務(wù)部門(mén)在不得不使用復(fù)印件歸檔的情況下最好做出說(shuō)明,說(shuō)明復(fù)印件的來(lái)歷和處理情況,減少日后檔案利用的隱患。

        還有一種情況,就是采用復(fù)印機(jī)對(duì)褪變檔案進(jìn)行復(fù)制后,復(fù)印件是否具有了原件的憑證價(jià)值。根據(jù)檔案管理的一般要求,對(duì)褪變檔案進(jìn)行復(fù)制后,一般是要求原件在前,復(fù)印件在后,原件和復(fù)印件同時(shí)保存。也就是說(shuō),這類復(fù)印件的憑證作用是依賴于原件的,是人為賦予的,轉(zhuǎn)化的途徑是復(fù)印件真實(shí)的反映了原件。在借閱利用的過(guò)程中,只有加蓋了檔案部門(mén)公章的復(fù)印件才具有憑證效力。四、電子文件原件與復(fù)制件問(wèn)題

        對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō),區(qū)分原件與復(fù)制件是沒(méi)有實(shí)際價(jià)值并且也無(wú)法區(qū)分的。判斷電子文件是否原件不可能根據(jù)其載體是否原始,唯一能保證的應(yīng)該是其信息內(nèi)容的完整性以及可視讀性。我國(guó)還沒(méi)有成型的電子文件證據(jù)法。在法律界和計(jì)算機(jī)界都討論得熱火朝天的時(shí)候,檔案界也應(yīng)該加入進(jìn)來(lái),早日確定電子文件的安全、完整和真實(shí)。

        [1]劉鐵林.感受“原件”的魅力[J].蘭臺(tái)世界,2002(6).

        [2]朱江.談原件與復(fù)制件的憑證作用[J].浙江檔案,1992(3).

        [3]倪學(xué)偉.楊優(yōu)升.傳真件簽訂運(yùn)輸合同的效力及運(yùn)費(fèi)糾紛案[J].港口經(jīng)濟(jì),2009(1).

        [4]楊戎.公文復(fù)印件的法定效力與歸檔價(jià)值[J].秘書(shū),2007(8).

        [5]張斌.檔案復(fù)制件的憑證作用及其法律地位[J].浙江檔案,1992(8).

        [6]陳立波.龐艷.電子文件“原件”檔案判斷的中外比較[J].辦公室業(yè)務(wù),2008(6).

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