文/廣東金融學(xué)院 藍(lán)慶洪

高校電子檔案已成為高校檔案管理工作中非常重要的一個(gè)部分，目前國內(nèi)大多數(shù)高校都已使用上了檔案管理軟件，這些檔案管理軟件基本都提供了檢索、報(bào)表打印、套打和批量處理功能，基本實(shí)現(xiàn)了機(jī)讀目錄管理，個(gè)別高校正在進(jìn)行部分電子原文管理、多媒體文件管理和常用檔案數(shù)字化嘗試。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的健全，以及高校其它功能軟件的普及，形成了數(shù)量越來越多、種類也越來越多的電子文件，同時(shí)對檔案利用服務(wù)也提出了越來越高的要求，而就目前大多數(shù)高校正在使用的檔案管理軟件來講，已完全不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，存在的弊端也越來越明顯。如何高效的做好電子檔案的采集已成為檔案管理中一項(xiàng)非常重要的亟待研究和解決的問題。

數(shù)據(jù)采集主要是對（數(shù)據(jù)管理模塊中）文件管理、現(xiàn)行文件、OA系統(tǒng)、本地指定位置文件的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集及向部門進(jìn)行采集檔案數(shù)據(jù)的過程。功能主要包括增加、刪除、修改、查看、打印、批量采集、插件、高級查詢、排序設(shè)置、EXCE導(dǎo)出、非法數(shù)據(jù)檢索、歸檔、歸檔日志、導(dǎo)入OA、遷移到文件管理、提取文件管理數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查重，日期轉(zhuǎn)換、文件編號標(biāo)準(zhǔn)化、批量修改、批量替換、批量增加、數(shù)據(jù)匯總、導(dǎo)入EXCEL、導(dǎo)入XML等，并可提交至審核模塊進(jìn)行審核。

現(xiàn)就高校電子檔案采集中存在的問題及解決方法作一些研究。

一、高校電子檔案采集的存在問題

（一）數(shù)據(jù)收集困難

隨著高校系統(tǒng)信息化建設(shè)的不斷深入，高校內(nèi)部相繼實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。在高校各部門中，已經(jīng)建立了眾多類似于科研管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)之類的各種單功能信息系統(tǒng)，而且這種信息系統(tǒng)的數(shù)量還在持續(xù)不斷增加當(dāng)中。同時(shí)各單機(jī)電腦中也存有大量的電子文件和檔案數(shù)據(jù)，但由于之前的檔案管理系統(tǒng)沒有制作OA接口，或者建立的OA接口與OA本身標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒辦法進(jìn)行銜接，從而導(dǎo)致這些檔案數(shù)據(jù)大多無法及時(shí)歸檔，而高校長期使用的傳統(tǒng)文件收集模式也不能很好地實(shí)現(xiàn)對這些電子文件的收集和歸檔，以致不少具有重要參考價(jià)值的電子文件丟失。

（二）電子文件無序化管理嚴(yán)重

在信息化時(shí)代，電子文件的格式多種多樣（政府部門間也沒有形成一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子文件格式），同時(shí)由于電子文件的處理系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)不統(tǒng)一，信息的提取、檢索方式也不統(tǒng)一，造成了電子文件集中管理后出現(xiàn)兼容性較差的問題，這不僅影響著電子文件的長期可讀性和長期有效性，甚至造成了存儲(chǔ)的文件材料和其他檔案信息材料無法讀取利用，不僅造成了較為嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，影響著高校自身的發(fā)展，也在很大程度上造成了現(xiàn)有系統(tǒng)的不穩(wěn)定，從而更加影響著檔案價(jià)值的發(fā)揮。

二、電子檔案采集的解決方法

檔案管理系統(tǒng)首先必須對數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，檔案管理人員把采集回來的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理形成檔案材料，并通過開放功能把歸檔后的檔案材料提供給利用者進(jìn)行利用。

由圖1可以看出，檔案管理系統(tǒng)的三個(gè)功能模塊（檔案管理功能、業(yè)務(wù)處理功能及數(shù)據(jù)利用功能）是相對獨(dú)立同時(shí)也相互聯(lián)系的，采集回來的數(shù)據(jù)首先需要進(jìn)行整理編目并歸檔，然后才能對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、開放利用，最終變成利用者可直接利用的檔案數(shù)據(jù)，如圖2。

采集是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，包含了文件收集和檔案收集。在電子化越來越普及的今日，檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了許多的變化，新形勢下的檔案管理系統(tǒng)，必須提供各種形式的數(shù)據(jù)采集功能。

（一）向各部門進(jìn)行數(shù)據(jù)采集

高校檔案有自己的特點(diǎn)，涉及的部門多，比較雜，而往往非常有意義的檔案材料就分散在各基層部門，同時(shí)，由于基層事務(wù)多，若歸檔不及時(shí)，容易造成檔案材料丟失現(xiàn)象，因此，需要一種檔案管理系統(tǒng)，它讓各部門檔案員在檔案形成之時(shí)就能將材料及時(shí)歸檔，同時(shí)，也能免于部門檔案員在檔案收集通知發(fā)布之時(shí)激增的工作量。這就要求高校檔案管理系統(tǒng)必須具備向部門采集檔案材料的功能，要求檔案管理系統(tǒng)必須具有檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除功能，能夠具備部門檔案導(dǎo)入和掃描文件等各種數(shù)據(jù)輸入功能，如圖3所示。

（二）與高校OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫對接，以采集辦公自動(dòng)化下的大量電子文件

由于不同單位辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)開發(fā)商不同、組織形式不同、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，高校檔案管理系統(tǒng)需要通過定義好的打包、接收接口程序?qū)@些系統(tǒng)的檔案目錄和電子文件進(jìn)行收集，收集的過程與傳統(tǒng)的收集方式不同，傳統(tǒng)的收集方式需要檔案收集人員廣泛接觸各立檔機(jī)構(gòu)和組織，過程中會(huì)遇到很多問題，現(xiàn)在，由于檔案的存儲(chǔ)方式改變，已能實(shí)現(xiàn)根據(jù)收集系統(tǒng)建立時(shí)與各立檔單位的達(dá)成檔案收集約定，通過固定的步驟完成收集工作，并由系統(tǒng)自動(dòng)檢測檔案的完整性。同時(shí)新檔案管理系統(tǒng)必須具備掃描圖像壓縮和還原程序，應(yīng)提供相應(yīng)的工具和文檔檔案系統(tǒng)和直接掃描原文的接口，與OA接口對接時(shí)應(yīng)保證數(shù)據(jù)的有效接收和格式轉(zhuǎn)換，對文字、圖像、多媒體等各種格式電子文件以及紙質(zhì)文件材料能直接掃描存儲(chǔ)到檔案系統(tǒng)中，并可以對原文數(shù)據(jù)的進(jìn)行加密和壓縮。

圖1

圖2

圖3

（三）強(qiáng)化數(shù)據(jù)審核

審核是指應(yīng)用各種規(guī)則來辨別缺失、無效或不一致的數(shù)據(jù)。審核的目的是保證采集回來的檔案數(shù)據(jù)符合檔案管理的規(guī)范。它包括數(shù)據(jù)有效性的審核及數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性審核。數(shù)據(jù)有效性的審核，主要是指對非法數(shù)據(jù)的審核，這可以在數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候通過錄入有效性進(jìn)行審核，對于不符合要求的數(shù)據(jù)信息要求不能進(jìn)行保存，并提示相應(yīng)的規(guī)則，像對文件形成日期不能晚于當(dāng)天（不包括當(dāng)天）、電子文件格式等審核就是數(shù)據(jù)有效性的審核。數(shù)據(jù)錄入規(guī)范性審核主要是指對采集回來的檔案數(shù)據(jù)錄入是否符合檔案管理要求等方面進(jìn)行的審核，像對檔案完整性、錄入格式是否規(guī)范等進(jìn)行的審核便是規(guī)范性進(jìn)行的審核，對于不符合檔案要求的數(shù)據(jù)信息必須退回，這種審核一般由檔案館工作人員手工完成。

（四）建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)接口

就高校本身來講，最主要的接口就是與OA系統(tǒng)接口。按照電子文件歸檔的要求，檔案系統(tǒng)自動(dòng)采集OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)，采用標(biāo)準(zhǔn)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，提高接口的耦合度。檔案管理人員根據(jù)國家檔案局提供的歸檔數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)把要移交到檔案室的OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)（包括條目和原文）打包成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)包，這里提交的原文數(shù)據(jù)可以以CEB格式存在，具有不可修改性。如果網(wǎng)絡(luò)連接的情況下OA系統(tǒng)把本方案規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)據(jù)文件包發(fā)送到指定的計(jì)算機(jī)目錄下，如果網(wǎng)絡(luò)是物理隔離的情況則處室檔案管理員要通過移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)（U盤）把標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)包拷到接收程序所在的服務(wù)器上。接收接口程序到系統(tǒng)指定位置獲取OA數(shù)據(jù)包，接口程序按元數(shù)據(jù)的接口規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)通過調(diào)用解析引擎分析各數(shù)據(jù)的格式，系統(tǒng)按相應(yīng)的OA系統(tǒng)模板解開數(shù)據(jù)包，然后利用合法性檢驗(yàn)?zāi)K對導(dǎo)入數(shù)據(jù)逐項(xiàng)檢驗(yàn)，進(jìn)行三性驗(yàn)證，自帶的殺毒軟件進(jìn)行病毒檢測，通過的將移交至檔案管理的未歸管理模塊中(待審核庫)，然后檔案管理員對未歸管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收審核。

檔案管理中，采集是很關(guān)健的一步，采集回來的數(shù)據(jù)完整與否直接決定著檔案材料的價(jià)值高低，而數(shù)據(jù)管理本身科學(xué)與否，則決定了檔案查找及利用效率的高低。因此如何實(shí)現(xiàn)對電子檔案數(shù)據(jù)采集，充分保證電子文件的真實(shí)性、有效性和完整性，就顯得非常重要，這也是高校檔案管理研究和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。

[1]藍(lán)慶洪.“探索數(shù)字金融檔案建設(shè)”[J]中小企業(yè)管理與科技,2012年6-7.

[2]張鯤.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].大連海事大學(xué),2011.