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        基于SWOT分析法的農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)

        2014-12-14 07:00:26貴州民族大學(xué)國有資產(chǎn)管理處劉自慶
        辦公室業(yè)務(wù) 2014年13期
        關(guān)鍵詞:農(nóng)民工部門檔案管理

        文/貴州民族大學(xué)國有資產(chǎn)管理處 劉自慶

        農(nóng)民工為我國現(xiàn)代化和城鎮(zhèn)化發(fā)展做出了較大的貢獻(xiàn),然而其檔案管理工作目前還沒有得到應(yīng)有的重視?!稗r(nóng)民工檔案管理工作滯后會影響農(nóng)村勞動力資源的進(jìn)一步開發(fā),也使農(nóng)民工合法權(quán)益存在被侵犯的隱患”。①本文利用SWOT分析法,對與農(nóng)民工檔案管理密切相關(guān)的因素進(jìn)行優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅分析,從中得出一些結(jié)論,為規(guī)范農(nóng)民工檔案管理、提高農(nóng)民工檔案信息利用效果,保護(hù)農(nóng)民工的合法權(quán)益提供參考與借鑒。

        一、識別SWOT的關(guān)鍵因素

        農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素比較復(fù)雜,主要包括農(nóng)民工內(nèi)部分化職業(yè)類別多、信息很豐富、農(nóng)民工管理工作復(fù)雜、管理部門缺乏溝通、農(nóng)民工管理內(nèi)容富有動態(tài)性等幾個方面的問題。

        (一)農(nóng)民工檔案管理信息化復(fù)雜

        1.農(nóng)民工職業(yè)類別多,信息豐富。農(nóng)民工群體并不是鐵板一塊,而是內(nèi)部分化明顯,職業(yè)門類眾多,大多在建筑業(yè)、制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、環(huán)衛(wèi)業(yè)等行業(yè)工作。農(nóng)民工工作地點(diǎn)的變化性大,個人所從事的職業(yè)類別變動不居,這樣造成農(nóng)民工的檔案信息異常豐富和復(fù)雜。

        2.農(nóng)民工檔案管理工作復(fù)雜,管理部門缺乏溝通。目前,各地關(guān)于農(nóng)民工檔案管理工作復(fù)雜,發(fā)展水平也不相同。檔案管理內(nèi)容不一樣,或側(cè)重務(wù)工、社保檔案,或側(cè)重健康、醫(yī)療檔案,重復(fù)建檔、簡單建檔的現(xiàn)象普遍存在。②此外還存在建檔部門互不溝通,檔案資源很難實現(xiàn)共享,導(dǎo)致人力、物力和財力的極大浪費(fèi)。

        3.農(nóng)民工檔案管理內(nèi)容富有動態(tài)性和變化性。農(nóng)民工屬于流動人口,由于沒有城鎮(zhèn)戶口,職業(yè)變動較頻繁,這些導(dǎo)致了農(nóng)民工檔案管理富有變化性和動態(tài)性的特點(diǎn)。

        (二)農(nóng)民工檔案管理信息化關(guān)鍵因素識別

        針對農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)的復(fù)雜性,可以從以下兩方面對其進(jìn)行關(guān)鍵因素識別。一方面是硬件,包括技術(shù)支持、資金資助、人才培養(yǎng)等;另一方面是指軟件建設(shè),包括管理的制度環(huán)境、技術(shù)規(guī)范、管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制等。(見表1)

        二、農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)的SWOT分析

        (一)優(yōu)勢

        1.設(shè)備設(shè)施的優(yōu)勢?;A(chǔ)設(shè)施的完備與否是農(nóng)民工檔案信息化管理的前提條件。農(nóng)民工檔案管理部門可以借助城鎮(zhèn)的人事檔案管理器材和管理設(shè)備逐步實現(xiàn)數(shù)字化辦公,如運(yùn)用已具規(guī)模的城市市民人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)備為農(nóng)民工檔案管理信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。

        2.檔案專業(yè)人才的豐富。全國近三十多所高校開設(shè)了檔案學(xué)專業(yè),其中有近三分之一的學(xué)校擁有檔案學(xué)碩士點(diǎn),這些高校為農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)提供了高素質(zhì)的專門人才。這是農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)在人才和專業(yè)知識方面的優(yōu)勢。

        3.檔案業(yè)務(wù)管理的優(yōu)勢。由于城鎮(zhèn)市民檔案管理工作比較規(guī)范。城市市民關(guān)于檔案信息化建設(shè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理理念、管理程序、管理原則、管理方法、管理過程、管理實效等能為農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)提供業(yè)務(wù)優(yōu)勢。

        表1

        (二)劣勢

        1.農(nóng)民工內(nèi)部構(gòu)成復(fù)雜,組織分散增加了建檔的難度。由于農(nóng)民工數(shù)量龐大,國家統(tǒng)計局發(fā)布監(jiān)測調(diào)查報告稱,2012年我國農(nóng)民工總量達(dá)到26261萬人,比上年增加983萬人。③這樣龐大的人口數(shù)量增加了建檔的難度。

        2.農(nóng)民工檔案管理主體多樣,影響了檔案交接的難度。目前,農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)工作引起了衛(wèi)生部、農(nóng)業(yè)部、國家檔案局等部門的重視,但是還缺乏一個統(tǒng)一的管理部門。此外,各地的農(nóng)民工檔案建設(shè)模式都不一致,有的由檔案部門負(fù)責(zé)、有的由農(nóng)民工所在農(nóng)村的行政部門負(fù)責(zé),有的由農(nóng)民工打工的城市行政部門負(fù)責(zé),這樣造成了分管農(nóng)民工檔案部門之間的溝通困難,增加了檔案交接的難度。

        3.農(nóng)民工檔案資源得不到有效的利用,缺乏信息化動力機(jī)制。盡管各個地方,各個部門嘗試收集了農(nóng)民工部分檔案資料,但由于管理環(huán)節(jié)和管理部門較多,缺乏信息化的整合機(jī)制和動力機(jī)制,造成了農(nóng)民工檔案資源得不到合理配置和有效使用。

        4.針對農(nóng)民工情況的檔案系統(tǒng)軟件開發(fā)不夠,缺乏共享性。雖然各個部門如衛(wèi)生部門、勞動和社會保障部門、企業(yè)和社區(qū)等都在積極建立農(nóng)民工的醫(yī)療檔案、人生檔案、民生檔案和工作檔案,但是這些檔案信息缺乏整合,缺乏綜合性的專門針對農(nóng)民工群體的檔案信息軟件。由于各個部門所運(yùn)用的檔案管理軟件不一致,造成了地區(qū)間、部門間農(nóng)民工檔案信息的分散、資源共享性較差。

        5.缺乏先進(jìn)的農(nóng)民工檔案管理理念。由于農(nóng)民工檔案管理工作起步較慢,對農(nóng)民工檔案管理多借助城鎮(zhèn)現(xiàn)有的人事檔案管理理念,缺乏針對農(nóng)民工實際情況的管理模式和先進(jìn)管理理念。

        (三)機(jī)會

        1.我國的信息化環(huán)境較好。目前我國在信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面加大了力度,無紙化辦公系統(tǒng)的運(yùn)用、電子政務(wù)的開通等為農(nóng)民工檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)字化發(fā)展奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。此外,國家針對信息化服務(wù)而頒布的各種法律和制度也為農(nóng)民工檔案管理信息化提供良好的環(huán)境。

        2.現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和更新步伐加快?,F(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展,新技術(shù)的更新?lián)Q代的時間越來越短,為檔案信息化發(fā)展提供了良好的機(jī)會。計算機(jī)技術(shù)在檔案的編目、資料的整理、信息的查詢和共享方面提供了諸多便利。

        3.檔案管理信息化的制度規(guī)范越來越完備。我國制定了一系列的制度文本和政策方針來保護(hù)檔案電子文件的安全,如《中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等文件的頒布和實施。

        (四)威脅

        1.信息安全問題。信息時代,巨大而豐富的信息量、獲取信息的快捷性為人們獲得信息提供了便利,但同時由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,病毒的入侵成為可能,信息的安全性和風(fēng)險性也成為我們要面對的一個重要問題。

        2.農(nóng)民工檔案管理處于分割分散狀態(tài)。農(nóng)民工檔案管理信息化的系統(tǒng)工程建設(shè)需要動員和協(xié)調(diào)各個地區(qū)、各個部門的工作,在信息的輸入、儲存、傳遞、變更等多個環(huán)節(jié)方面建立一個綜合工程網(wǎng)絡(luò)。

        三、加快農(nóng)民工檔案信息化建設(shè)的對策

        (一)利用對策

        首先,充分利用政府對農(nóng)民工問題的高度重視,鼓勵和引導(dǎo)各個主體對農(nóng)民工檔案信息化問題予以重視。實施輸出地農(nóng)民工檔案管理模式的地區(qū)要充分借助村級和縣級人事檔案管理設(shè)備設(shè)施為農(nóng)民工檔案管理信息化提供設(shè)備和技術(shù)平臺。實施輸入地農(nóng)民工檔案管理模式的地區(qū)要充分重視企業(yè)、社區(qū)以及政府各部門的力量,建立起統(tǒng)一的農(nóng)民工檔案信息交流網(wǎng)絡(luò)。其次,要積極借助檔案專業(yè)人才的力量,提高檔案從業(yè)人員的素質(zhì)。

        (二)補(bǔ)充對策

        要積極引進(jìn)或研發(fā)一些功能完善的檔案管理系統(tǒng),充分發(fā)揮成熟技術(shù)的支撐作用,建立一種多元動態(tài)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。此外,要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性,打破區(qū)域分割,建立便利的農(nóng)民工檔案管理系統(tǒng),便于用人單位和相關(guān)部門能高效方便地得到必需的信息。同時在資金的使用上,要積極采取措施,爭取多方面的資金資助,為農(nóng)民工檔案管理信息化建設(shè)籌集到足夠的資金。

        (三)內(nèi)部對策

        從提高農(nóng)民工檔案管理信息化內(nèi)部對策來看,主要是從制度創(chuàng)新角度實施農(nóng)民工檔案管理,打破原來的一些管理理念和管理思路,打破原來的人事檔案管理的舊思想和舊框框,引進(jìn)市場機(jī)制,充分認(rèn)識自身的實際,制定適宜的信息化規(guī)劃,健全內(nèi)部管理機(jī)制,避免農(nóng)民工檔案管理的多頭和分散狀況,避免檔案資源的閑置和浪費(fèi),建立健全的檔案信息資源共享體系,實施農(nóng)民工檔案管理的分類體系,提高農(nóng)民工檔案的利用效率。

        (四)外部對策

        在外部對策方面主要是完善信息采集途徑,拓廣檔案管理的信息化覆蓋面。充分動員政府各部門和企業(yè)的力量,建立一個健全的檔案管理體系和服務(wù)體系。在信息采集方面,爭取外界多部門的幫助,形成一個快捷、合理、高效、完備的信息采集系統(tǒng),使采集到的農(nóng)民工信息盡可能完整和真實。政府和各行政部門完善網(wǎng)絡(luò)硬件和設(shè)施,健全網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的制度環(huán)境和安全環(huán)境,消除信息安全隱患,提高處理和分辨信息的水平。

        注釋:

        ①宋秀英,劉旭東.市場經(jīng)濟(jì)條件下的農(nóng)民工檔案管理模式探討[J].檔案,2011(4):51

        ②成杏麗.關(guān)于農(nóng)民工檔案范疇歸屬及其建設(shè)的思考[J].蘭臺世界,2009(13):27

        ③人民網(wǎng):http://politics.peop le.com.cn/n/2013/0527/c1001-21627249.html.

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