張明珠

摘 要：石油企業(yè)發(fā)展日漸成熟，正逐步向著現(xiàn)代化、規(guī)范化的軌道前進(jìn)，作為企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。本文將著重從石油企業(yè)檔案管理的地位、發(fā)展面臨的困境以及相應(yīng)的解決辦法三個(gè)方面來(lái)對(duì)石油企業(yè)的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；解決方案；現(xiàn)代化

一、加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理必要性簡(jiǎn)析

石油產(chǎn)業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，認(rèn)真做好石油企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的向現(xiàn)代化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，從微觀方面看能搞提高生產(chǎn)效率，從宏觀方面看對(duì)于貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，全面建設(shè)小康社會(huì)都都是非常必要的。企業(yè)檔案作為單位資產(chǎn)的核心組成部分，做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)建設(shè)要做大做強(qiáng)的基礎(chǔ)性建設(shè)環(huán)節(jié)。所說(shuō)的石油企業(yè)的檔案，指的是石油企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始的記錄，既反映了石油企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和盈虧狀況，體現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程，同時(shí)也涵蓋了企業(yè)的諸多科技資源和知識(shí)信息，隱含著諸多的商業(yè)機(jī)密[1]。檔案管理的重要性在石油企業(yè)中表現(xiàn)的尤為明顯。因?yàn)槭推髽I(yè)一方面涉及的生產(chǎn)部門(mén)多，生產(chǎn)程序繁瑣，有效的檔案管理制度能夠?qū)崿F(xiàn)資源的高效整合與發(fā)掘，另一方面，石油作為我國(guó)的支柱性產(chǎn)業(yè)，很多核心檔案屬于國(guó)家機(jī)密，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔容易丟失或者毀損，給企業(yè)和國(guó)家?guī)?lái)難以估量的損失代價(jià)。

二、現(xiàn)階段石油企業(yè)檔案管理問(wèn)題透視

1、檔案管理被重視程度不夠

很多人認(rèn)為，石油企業(yè)作為一個(gè)以資源輸出和加工為主要職能的企業(yè)，工作的重點(diǎn)只有產(chǎn)量和效益。認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的文字保管工作，不需要耗費(fèi)太大的人力物力，也不需要頻繁的更新?lián)Q代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是企業(yè)效益的重要保證[2]。正是由于一些人對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，仍然采用傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式。嚴(yán)重影響了企業(yè)生產(chǎn)效率的提高。

2、檔案管理硬件設(shè)施不齊全

許多人認(rèn)為所謂的現(xiàn)代化檔案管理，不過(guò)是把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的記錄轉(zhuǎn)化為用電腦記錄。其實(shí)檔案管理工作遠(yuǎn)不止做表和文檔這么簡(jiǎn)單。正是出于這樣的誤解，公司企業(yè)往往會(huì)忽視硬件設(shè)備的投入，設(shè)施不齊全，很多檔案館甚至連必備的切刀和統(tǒng)一的檔案夾都沒(méi)有備置齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲(chóng)蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

3、石油檔案管理工作普遍缺乏專(zhuān)業(yè)部門(mén)和現(xiàn)代化人才

檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化首要的任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)人才的現(xiàn)代化。檔案管理工作要求從業(yè)人員能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。而在現(xiàn)在的大多數(shù)石油企業(yè)中，石油管理人員多是“半路出家”，并沒(méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)，甚至有一些是身兼數(shù)職，僅利用閑暇時(shí)間處理檔案工作。正是由于從業(yè)人員不具有專(zhuān)業(yè)性，認(rèn)為檔案工作就是簡(jiǎn)單的資料收集和整合，所以導(dǎo)致檔案管理工作遲遲沒(méi)有取得長(zhǎng)足的進(jìn)步，許多先進(jìn)的現(xiàn)代化方法沒(méi)有被及時(shí)的運(yùn)用到工作中去，犧牲了企業(yè)效率。此外還有相當(dāng)一部分的石油企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，被合并在其他部門(mén)之下[3]。由于人才和部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)性，無(wú)法把握企業(yè)的檔案管理全局，導(dǎo)致一些重要的資料流失，無(wú)關(guān)緊要的檔案反而被留存下來(lái)。

4、石油企業(yè)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程推進(jìn)緩慢

檔案管理現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和信息化是檔案管理工作大勢(shì)所趨，也是最終的發(fā)展方向。但從現(xiàn)階段來(lái)看，石油企業(yè)的信息化進(jìn)程是比較滯后的，大多數(shù)檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產(chǎn)生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺(tái)現(xiàn)代化設(shè)備那么簡(jiǎn)單，而是要物以致用，既然實(shí)現(xiàn)了電子化，就要發(fā)揮電子網(wǎng)絡(luò)所特有的信息共享功能。

5、電子檔案自身的安全問(wèn)題

企業(yè)檔案管理脫離紙質(zhì)媒介是發(fā)展的必然趨勢(shì)，但由于電子檔使用了特殊載體，因此大大增加了信息安全的風(fēng)險(xiǎn)因素。電子檔案的安全主要分為兩個(gè)方面，一是傳輸過(guò)程的安全性，也就是網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)傳輸一方面使得信息在大范圍內(nèi)廣泛傳播得以共享，但同時(shí)網(wǎng)絡(luò)黑客和無(wú)孔不入的計(jì)算機(jī)病毒也給檔案管理帶來(lái)了巨大的安全隱患。信息容易泄露也容易被刪改，并且不容易留下痕跡難以被察覺(jué)，更增加了企業(yè)的隱形風(fēng)險(xiǎn)。另一類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)指的是電子檔案一般以光盤(pán)和磁盤(pán)為載體，這一類(lèi)載體的性能不穩(wěn)定，不具有人為可控性，容易出現(xiàn)檔案失真等突發(fā)問(wèn)題。并且這類(lèi)特殊載體對(duì)于儲(chǔ)存條件要求也較高，像是極端溫度、潮濕、消磁等等問(wèn)題都會(huì)造成載體失真進(jìn)而引起數(shù)據(jù)的丟失。

6、對(duì)于檔案管理沒(méi)有形成健全的評(píng)估體系

很多企業(yè)對(duì)檔案管理處于“放養(yǎng)”的狀態(tài)，并沒(méi)有形成健全的管理體系，未執(zhí)行崗位責(zé)任制，對(duì)檔案的管理工作欠缺了解和準(zhǔn)確分析。

三、針對(duì)上述問(wèn)題的解決方案

筆者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期來(lái)對(duì)石油企業(yè)檔案管理工作的觀察和分析，認(rèn)為今后的企業(yè)檔案管理主要有三方面的發(fā)展方向：即“信息化”、“規(guī)范化”和“安全化”。下面將圍繞這三個(gè)發(fā)展方向展開(kāi)。

1、提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，實(shí)行崗位責(zé)任制度

要想做好企業(yè)的檔案管理工作，第一步就應(yīng)當(dāng)從人才抓起，因?yàn)殡S著現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，必將對(duì)工作人員的素質(zhì)提出越來(lái)越高的要求。首先是要將檔案管理部門(mén)獨(dú)立起來(lái)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，實(shí)行崗位責(zé)任制。再者就是要對(duì)已經(jīng)上崗的檔案管理人員組織定期培訓(xùn)，既包括專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)也包括安全意識(shí)、信息共享意識(shí)的培養(yǎng)。在今后吸納新的檔案管理人員時(shí)，應(yīng)著重招聘那些具有長(zhǎng)期工作經(jīng)驗(yàn)、系統(tǒng)學(xué)習(xí)了檔案處理知識(shí)的人才。

2、加快硬件設(shè)施的完善，由外到內(nèi)逐步推進(jìn)現(xiàn)代化

設(shè)備的現(xiàn)代化更新需要資金支持，應(yīng)當(dāng)喚起企業(yè)管理層對(duì)于檔案工作的重視。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)等現(xiàn)代化的辦公機(jī)器設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，特別是光盤(pán)技術(shù)、微縮技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快推動(dòng)檔案管理的信息化規(guī)范化進(jìn)程。

3、嚴(yán)格規(guī)范石油企業(yè)的檔案管理制度

逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，如果檔案管理始終無(wú)法可依、無(wú)章可循，就難以走上規(guī)范化管理的道路。檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)是要建立最符合企業(yè)運(yùn)營(yíng)至于的檔案管理流程，指定與之匹配的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。并且在標(biāo)準(zhǔn)最終確定之前，充分吸取采納其他相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)同合作和相互監(jiān)督。

4、采取相關(guān)措施做好石油企業(yè)檔案的安全性防護(hù)工作

石油企業(yè)作為國(guó)家的支柱產(chǎn)業(yè)，應(yīng)當(dāng)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，做好企業(yè)核心機(jī)密的保密工作。保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密。對(duì)于一些特殊載體，尤其是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸?shù)臋n案文件，更要重點(diǎn)防護(hù)。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，配備專(zhuān)業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備，做好防塵防潮燈相關(guān)工作。同時(shí)謹(jǐn)慎起見(jiàn)，對(duì)于關(guān)鍵文檔還要做好數(shù)據(jù)備份工作。

結(jié)束語(yǔ)：在新的歷史階段，身肩國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展命脈的石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)拋棄陳舊、低效的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，培養(yǎng)管理人才，更新技術(shù)設(shè)備，推進(jìn)現(xiàn)代化信息化和安全化進(jìn)程，讓檔案的科學(xué)管理助力中國(guó)石油的快速發(fā)展。

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