董麗彬

摘?要：為明確檔案裝檔材料，各項檔案材料用處，明晰取檔相關(guān)事宜及檔案轉(zhuǎn)出后的檔案存放部門對檔案材料要求、檔案存放問題，針對畢業(yè)生、結(jié)業(yè)生、肄業(yè)生的不同要求，總結(jié)歸納如下僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案材料；畢業(yè)生；結(jié)業(yè)生；肄業(yè)生；延期畢業(yè)

一、畢業(yè)生檔案裝檔材料及作用

1.畢業(yè)生檔案裝檔材料

①高中學(xué)籍材料、高考招生錄取材料、體檢表等；②大學(xué)材料：入學(xué)報到證、入學(xué)登記表、學(xué)生成績單、畢業(yè)論文材料、學(xué)位申請材料、授予學(xué)位材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生自傳、體檢表、就業(yè)報到證副聯(lián)等；③學(xué)籍異動材料：休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、士兵材料、出國材料等；④黨團組織材料：學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間加入中國共產(chǎn)主義青年團材料如：入團申請書、入團志愿書、團組織關(guān)系轉(zhuǎn)移證明等材料、加入中國共產(chǎn)黨材料：如入黨申請書、入黨積極分子考察表、外調(diào)材料、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等；⑤考核及獎懲材料：獲得校級及以上表彰獎勵材料、處分材料等；⑥應(yīng)歸檔的其他材料。

2.檔案及裝檔材料作用

（1）檔案的作用。檔案為各種審核提供依據(jù)：辦理就業(yè)、考取研究生、考公務(wù)員、辦理各種保險、轉(zhuǎn)正及職稱評定、出國、入黨團、退休及其他各種證明材料的開具均要審核檔案材料，并以檔案材料為依據(jù)做出決定。

（2）檔案對個人自身權(quán)益的保障：個人只有擁有完整、齊全、真實、有效的檔案才能進行各項事宜的審查，才能以此為依據(jù)開出證明，保證各項事宜的順利進行。如果沒有檔案出國政審無法進行、辦理保險時無法確認工齡、考公務(wù)員時無法被錄用等。

3.檔案裝檔材料的作用

檔案材料是學(xué)生各階段學(xué)習(xí)及其他各種狀況的真實證明，各項檔案材料都有其自身的價值：如大學(xué)生出國留學(xué)要查詢該生的高中學(xué)習(xí)成績；入學(xué)報到證是入學(xué)辦理戶口的重要材料；就業(yè)報到證的作用較多，大致有以下作用：畢業(yè)生持有的報到證能夠證明該生是納入國家統(tǒng)一招生計劃的學(xué)生、是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的重要憑證，畢業(yè)生憑借報到證到用人單位報到、用人單位憑報到證接收畢業(yè)生、報到證是用人單位為畢業(yè)生計算工齡、辦理落戶、接管檔案的重要依據(jù)，報到證是各個人才交流中心、檔案保管部門接收檔案的憑據(jù)，報到證是畢業(yè)生干部身份的證明；人力資源和社會保障局社局存放檔案要求高中必有高中學(xué)籍材料、高考招生錄取材料，大學(xué)必須有畢業(yè)生登記表、成績單、就業(yè)報到證，干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，人力資源和社會保障局要求的必有材料缺一不可，如有缺少就無法將檔案存放人力資源和社會保障局。

二、大學(xué)生畢業(yè)后如何處理存放檔案

（1）首先學(xué)生應(yīng)明確檔案的重要性。由于學(xué)生對檔案知識了解不多，對于檔案的各種宣傳不是很在意，覺得檔案自己也看不到?jīng)]有用處，導(dǎo)致畢業(yè)生對檔案的處理很隨意，如有的畢業(yè)生覺得用人單位不要求查看檔案、日常工作中也不涉及檔案、檔案對自己沒有任何用處和影響、放到檔案保管部門還要收取費用不如自己拿著檔案，如果檔案轉(zhuǎn)到私人單位還容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，甚至有的學(xué)生畢業(yè)時隨便簽了一家單位畢業(yè)后根本不去該家單位報到導(dǎo)致今后不知檔案去向。針對以前的各種錯誤現(xiàn)象，教師應(yīng)加強對學(xué)生的指導(dǎo)、教育、講解檔案的作用、檔案的相關(guān)知識、以往發(fā)生的錯誤處理檔案案例對學(xué)生終身照成的影響，引導(dǎo)學(xué)生重視檔案。

（2）畢業(yè)生應(yīng)明確那些單位能夠接收存放檔案，并以此正確填寫就業(yè)報到證信息，畢業(yè)生畢業(yè)后可以選擇的檔案存放部門有：就業(yè)單位（包括國家機關(guān)、事業(yè)單位、國營企業(yè)）、省高校畢業(yè)指導(dǎo)中心、生源地考取的高校還有原學(xué)校。

（3）有的學(xué)生提檔心切就想不要報到證，想憑調(diào)檔函直接提取檔案，殊不知這樣已經(jīng)嚴重影響個人的利益，報到證是畢業(yè)生干部身份的證明，如果沒有報到證就不能證明其干部身份，檔案也不能存放到人才中心（因為沒有報到證，人才中心不能接收檔案），而要存放到管理工人檔案的地方。

（4）工作單位、檔案與戶口的關(guān)系。從原則上講工作單位、檔案與戶口應(yīng)存放在一起，但有一部分地區(qū)，如北京、天津、上海、深圳、重慶等地單位就業(yè)、單位不能給解決戶口問題這些畢業(yè)生的檔案就將轉(zhuǎn)回生源地。檔案不能自帶要通過機要郵寄或用人單位派專人提取，戶口必須本人或委托他人憑身份證、報到證辦理遷出落戶。

三、提取檔案手續(xù)

對于已簽就業(yè)協(xié)議不再辦理改派的學(xué)生檔案由學(xué)校負責(zé)以機要方式郵寄或就業(yè)單位派專人提取，畢業(yè)生可在檔案郵出一周后到檔案接收地址（畢業(yè)生留存的檔案郵寄地址）查詢，如有問題請及時與學(xué)校檔案館聯(lián)系。

如果就業(yè)單位或檔案接收部門允許畢業(yè)生自帶檔案，畢業(yè)生需要帶齊學(xué)校檔案館要求的提檔材料（如果不清楚要隨時與檔案負責(zé)人聯(lián)系或登錄檔案館網(wǎng)站查詢），經(jīng)主管學(xué)生檔案的老師審核，確認材料齊全后，方能辦理提取檔案。檔案館對于提取的檔案要密封，貼上封條，加蓋公章。同時告知畢業(yè)生對提取的檔案應(yīng)妥善保管不得私自拆封、涂改，及時將檔案交給就業(yè)單位或檔案保管部門。