王衛(wèi)平

1 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理信息化的重要性

在信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的21世紀(jì)，社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)都紛紛實(shí)現(xiàn)了信息化的轉(zhuǎn)變，享受信息技術(shù)帶來(lái)的便利。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，檔案管理工作逐漸掀開(kāi)神秘的面紗，開(kāi)展了檔案管理信息化的建設(shè)工作。檔案管理信息化在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。首先，檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理工作的有序化。信息化的檔案管理工作建立在一系列先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的基礎(chǔ)上，擁有一套完整的、科學(xué)的檔案管理體系，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效、有序展開(kāi)提供了技術(shù)保障。其次，檔案管理信息化提高了檔案管理工作的效率。通過(guò)在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中建立檔案的目錄和索引工具，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了檔案的輕松管理和查詢，提高了檔案資料查詢的準(zhǔn)確率，減少了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，使檔案管理的工作效率得到了顯著的提升，實(shí)現(xiàn)了高效、科學(xué)的檔案管理工作。最后，檔案管理的信息化豐富了檔案信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息具有時(shí)效性強(qiáng)、儲(chǔ)存檢索便捷、信息量大等特點(diǎn)，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，利用網(wǎng)絡(luò)信息帶來(lái)的便利，檔案的管理人員通過(guò)更寬闊的途徑獲得更多的檔案信息資源，大大地豐富了檔案信息資源，使檔案信息改變了傳統(tǒng)陳舊、單一的現(xiàn)狀，注入了新鮮的生命力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面發(fā)展。

2 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理所存在的弊端

弊端一：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理不同于傳統(tǒng)手工檔案管理，信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)畢竟是一個(gè)虛擬的平臺(tái)，其真實(shí)的檔案信息與信息載體相互分離，所以，這也就意味著用戶所看到的、觸摸到的僅僅是真實(shí)檔案的復(fù)制品，真正的檔案無(wú)法真實(shí)地呈現(xiàn)在用戶的眼前。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息很容易被更改、被復(fù)制，所以，這就使得檔案信息的真實(shí)性、可靠性大打折扣。網(wǎng)絡(luò)下檔案信息的偏差給用戶選擇、使用帶來(lái)了極大的不便。弊端二：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人員的要求較之以往要高出許多。但現(xiàn)階段，很多檔案管理人員不具備專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)和管理技能，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，因不熟練的操作，導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤、缺失和不真實(shí)性，在很大程度上給用戶造成麻煩。檔案管理人員不能對(duì)檔案信息作出及時(shí)的調(diào)整、更新，這使得檔案的平臺(tái)信息缺乏活力和生氣，陳舊的檔案信息成為用戶丟失的一個(gè)最主要原因。這些因素最終導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)下檔案管理效率、檔案管理質(zhì)量和檔案管理水平的低下。弊端三：因網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的流動(dòng)性和公開(kāi)性，也就意味著網(wǎng)絡(luò)下的檔案管理具備著一定的風(fēng)險(xiǎn)。很多檔案管理部門(mén)，對(duì)檔案管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，為了節(jié)省開(kāi)支，在檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、后期維護(hù)環(huán)節(jié)所投入的資金較少，這使得檔案管理系統(tǒng)的完整性、安全性存在著較大的缺失，檔案系統(tǒng)很容易受到外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，比如病毒、黑客等。最終易造成系統(tǒng)的崩潰，檔案信息的泄露會(huì)帶來(lái)不可預(yù)測(cè)的惡果。

3 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建設(shè)檔案管理信息化的相關(guān)途徑

3.1 加大檔案管理信息化的宣傳力度，提升管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)。檔案管理人員管理的意識(shí)轉(zhuǎn)變是檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)過(guò)程中的關(guān)鍵部分，在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先就要從檔案管理人員的工作觀念著手。檔案管理部門(mén)應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化的便利和優(yōu)勢(shì)的宣傳力度，轉(zhuǎn)變管理人員的思想觀念，積極開(kāi)展檔案信息化管理的培訓(xùn)，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的必要性，主動(dòng)參加到檔案信息化的培訓(xùn)中來(lái)，提升自己的信息技術(shù)操作能力，最終實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。其次，檔案管理部門(mén)應(yīng)加大對(duì)專(zhuān)業(yè)信息管理人才的培養(yǎng)力度，為檔案管理信息化提供專(zhuān)業(yè)管理人才的基本保障。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，提高管理人員管理檔案的專(zhuān)業(yè)水平。信息網(wǎng)絡(luò)是不斷發(fā)展、不斷進(jìn)步的時(shí)代產(chǎn)物。這也就意味著信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作本身具備著很強(qiáng)的時(shí)代性和變更性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)管理趨勢(shì)，不斷滿足信息檔案管理對(duì)管理人員所提出的新要求。檔案管理人員的管理能力和管理手段應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)。首先，檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的歷史以及當(dāng)下發(fā)展的水平，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用操作的能力，掌握網(wǎng)絡(luò)通訊方面相關(guān)的技能知識(shí)等。在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，管理人員能夠熟練地使用搜索引擎對(duì)所需資源進(jìn)行查找。熟知檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的查找范圍，掌握檔案的查找方法等。檔案管理人員能夠應(yīng)用相關(guān)知識(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上自主地發(fā)布檔案信息，進(jìn)行檔案主頁(yè)的設(shè)置和更新。使用數(shù)據(jù)庫(kù)“增、刪、改、查”的技能，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)的更新和修改。其次，由于當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)信息大多是英文顯示，這就要求檔案管理人員要具備一定水平的英語(yǔ)知識(shí)，能夠通讀平臺(tái)上信息。與此同時(shí)，還需具備較強(qiáng)的信息管理能力，能夠?qū)⒘闵ⅰ⒎稚⒌男畔⒄掀饋?lái)，提取檔案中相類(lèi)似的檔案信息，對(duì)所提取的信息進(jìn)行整理歸納，將其展現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，供用戶選擇、借鑒。檔案管理人員要想真正地為用戶提供最周全最貼心的服務(wù)，滿足信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的需求，在具備以上知識(shí)技能的基礎(chǔ)上，還需具備研發(fā)信息網(wǎng)絡(luò)圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的能力和開(kāi)發(fā)、豐富檔案圖書(shū)信息的能力。只有這樣，才能為用戶提供最全面最豐富的信息資源，讓用戶在簡(jiǎn)潔明朗的檔案管理系統(tǒng)中，輕松地找到自己所需的資料。

3.3 落實(shí)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和技術(shù)的更新。檔案管理信息化的建設(shè)離不開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)施和操作技術(shù)的保障。在檔案管理信息化的建設(shè)中，應(yīng)提前做好相關(guān)的規(guī)劃和準(zhǔn)備，建立一套完整的檔案管理體系。在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)檔案管理工作本身的基礎(chǔ)進(jìn)行引進(jìn)相關(guān)的管理設(shè)備，例如，計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、路由器、操作系統(tǒng)，等等，為檔案管理信息化提供基礎(chǔ)的設(shè)施和條件，保證檔案管理信息化的順利開(kāi)展。另外，還應(yīng)定期進(jìn)行技術(shù)設(shè)備更新和檢查，在基礎(chǔ)設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)上，堅(jiān)持采用科學(xué)的、配套的、先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，使得信息化管理技術(shù)得以充分發(fā)揮；在檔案的存儲(chǔ)工作上，應(yīng)及時(shí)更新檔案的保存格式和途徑，隨著技術(shù)的快速更新，許多文本的保存格式和儲(chǔ)存介質(zhì)都發(fā)生了變化，以及檔案保存的安全問(wèn)題都成為目前檔案管理信息化中亟須解決的問(wèn)題。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行技術(shù)的更新，以防出現(xiàn)檔案信息無(wú)法打開(kāi)或者管理系統(tǒng)被病毒侵害的現(xiàn)象，并對(duì)重要的檔案及時(shí)進(jìn)行備份和轉(zhuǎn)移工作。

3.4 加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)下檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的投入，做好檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作。檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)部門(mén)應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的思想觀念，加強(qiáng)自身職業(yè)道德和責(zé)任感的建設(shè)。在進(jìn)行檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)選用技術(shù)較為精湛，有相關(guān)設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，責(zé)任感、使命感較強(qiáng)的技術(shù)人員從事檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目的研發(fā)。在完成檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)業(yè)的檢測(cè)團(tuán)隊(duì)對(duì)系統(tǒng)的安全性、合理性、靈活性、實(shí)用性進(jìn)行檢測(cè)，在各項(xiàng)指標(biāo)都達(dá)到一定要求的時(shí)候，再交給項(xiàng)目的制作團(tuán)隊(duì)進(jìn)行接下來(lái)的操作。在檔案管理系統(tǒng)研發(fā)成功并將投入使用的時(shí)候，研發(fā)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)系統(tǒng)的各部分功能進(jìn)行整體的調(diào)試，確保萬(wàn)無(wú)一失，保證系統(tǒng)的完整性和安全性。檔案管理系統(tǒng)在投入使用的過(guò)程中，倘若出現(xiàn)管理人員無(wú)法獨(dú)立解決的技術(shù)性難題的時(shí)候，管理人員應(yīng)當(dāng)向上級(jí)反映，上級(jí)應(yīng)當(dāng)找專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員就系統(tǒng)中的具體問(wèn)題進(jìn)行維修處理。因網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身具有不穩(wěn)定性，其有一定的安全隱患。所以，這就要求檔案管理系統(tǒng)要做好后期的維護(hù)。技術(shù)人員要定期地對(duì)網(wǎng)絡(luò)下的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全監(jiān)測(cè)和漏洞修復(fù)，排除系統(tǒng)中的安全隱患。技術(shù)人員要與檔案管理人員保持密切的溝通，管理人員將用戶所反饋的信息和檔案管理過(guò)程中所遇到的問(wèn)題反饋給相關(guān)的技術(shù)人員，技術(shù)人員就相關(guān)問(wèn)題作出分析，對(duì)系統(tǒng)中不合理的軟件設(shè)計(jì)進(jìn)行調(diào)整、改善。技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)下信息網(wǎng)絡(luò)下檔案管理軟件的最新技術(shù)，為檔案管理軟件提供最方便、最快捷、最高效的技能服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，我國(guó)的檔案管理部門(mén)逐漸認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)管理帶來(lái)的便利和檔案管理信息化的重要性，紛紛展開(kāi)檔案管理信息化的建設(shè)工作。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，不僅要充分利用和發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，而且要認(rèn)清楚信息技術(shù)帶來(lái)的弊端，并對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)的規(guī)避。抓住信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展帶來(lái)的機(jī)遇，加大培養(yǎng)信息技術(shù)操作管理人才的力度，加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理的設(shè)備的投入和管理人員技術(shù)的培訓(xùn)，克服信息化管理過(guò)程中的難題，積極迎接檔案管理信息化過(guò)程中帶來(lái)的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理信息化。

（作者單位：河南省駐馬店市黃淮學(xué)院科研處 來(lái)稿日期：2014-06-14）