謝建波

檔案托管 安全第一

蔡盈芳在《中國檔案》2014年第4期撰文，企業(yè)檔案托管工作，在我國開展得很普遍。其檔案托管現(xiàn)狀：一是涉密或敏感信息檔案違規(guī)托管；二是對檔案托管機構背景及其檔案保管條件缺少必要審核；三是托管方對所托管檔案缺少定期檢查機制；四是委托銷毀檔案缺少監(jiān)管。其產(chǎn)生問題的根本原因：一是檔案托管方安全意識薄弱；二是托管機構服務質(zhì)量亟待提高；三是缺少統(tǒng)一的服務規(guī)范和標準。其檔案托管方應采取的措施：一是增強安全防范意識；二是加強對檔案托管服務機構遴選過程中的審核把關；三是加強檔案托管合同協(xié)議管理；四是加強檔案托管運輸過程管理；五是加強檔案托管期間管理；六是加強檔案托管管理制度建設。其檔案托管服務機構應采取的措施：一是庫房等硬件配置符合標準規(guī)范；二是托管管理過程規(guī)范；三是加強托管人員管理。其國家檔案行政管理部門的措施：一是制定檔案托管業(yè)務規(guī)范；二是將檔案托管納入檔案檢查范圍。

大連港集團加強企業(yè)檔案編研工作的實踐

徐國際在《中國檔案》2014年第5期撰文，就如何加強企業(yè)檔案編研，首先，提出了建立有利于企業(yè)檔案編研工作發(fā)展的體制機制：一是建立具有監(jiān)督和指導職能的檔案編研專門機構；二是建立了檔案編研工作協(xié)調(diào)聯(lián)動機制；三是組建高素質(zhì)的檔案編研工作隊伍。其次，提出了以利用需求為導向，確立編研工作的方向和內(nèi)容：一是主動出擊，深入了解不同利用需求，編寫出具有特色、實用性較強的企業(yè)檔案編研成果；二是在做好基礎性檔案編研的同時，注重編寫高質(zhì)量、深層次的檔案編研成果；三是結合大連港的重大歷史事件、重要紀念日和重大活動等需要，開展現(xiàn)實性和針對性較強的檔案編研。最后，提出了樹立“大編研”的工作理念，為集團和城市文化建設增添活力：一是建設集團重點建設項目檔案等多個專題數(shù)據(jù)庫，對檔案編研信息進行有效組合；二是積極探索開發(fā)利用檔案信息資源的新形式；三是積極參與城市歷史研究，為城市留下完整的歷史記憶。

數(shù)字檔案災難防治研究

唐躍進在《檔案學通訊》2014年第3期撰文，首先，指出造成數(shù)字檔案災難的主要原因是：存儲載體的損壞、硬件故障、軟件故障、人為因素（誤操作等）和自然災害（地震、臺風、洪水等）。接著，作者分析了數(shù)字檔案災難成因：一是離線和在線存儲載體存在安全風險（主要是：1.離線存儲載體不能實時監(jiān)測；2.RAID磁盤陣列在線存儲存在數(shù)據(jù)安全風險；3.磁帶庫、磁盤庫和虛擬磁帶庫不能防病毒入侵）；二是人為因素造成的損壞以邏輯損壞為主；三是硬件故障造成的損壞以物理損壞為主；四是軟件故障造成的損壞以邏輯損壞為主；五是自然災難對系統(tǒng)的損壞是毀滅性的。鑒于以上原因，作者提出了數(shù)字檔案災難防治對策：1.存儲載體是數(shù)字檔案保護的核心；2.保護存儲環(huán)境是數(shù)字檔案保護的基礎；3.防治技術是數(shù)字檔案保護的保障；4.標準與規(guī)范是數(shù)字檔案保護的關鍵；5.管理制度是數(shù)字檔案保護的手段。

論破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理思路與途徑

鄭仁淑在《檔案學通訊》2014年第3期撰文，指出，近年來，我國各地發(fā)生了多起因破產(chǎn)企業(yè)對職工檔案管理不善，造成職工無法正常辦理退休及相關保險業(yè)務的訴訟案件。如何規(guī)范改制或破產(chǎn)后企業(yè)職工檔案保管與利用？如何將企業(yè)職工檔案處置納入企業(yè)改制或破產(chǎn)清算流程？檔案行政主管部門應承擔什么樣的職責？扮演什么角色？作者首先作了背景分析：一是企業(yè)職工檔案處理監(jiān)管缺失，處置隨意性強；二是企業(yè)職工對自身檔案缺乏保護意識；三是相關部門監(jiān)管不力。其次，提出了檔案行政主管部門介入企業(yè)破產(chǎn)清算整個流程：一是企業(yè)破產(chǎn)清算前檔案部門的工作職責，主要是介入企業(yè)破產(chǎn)清算組，負責破產(chǎn)企業(yè)檔案及職工檔案的清查，提出檔案保管及保護方案；二是企業(yè)破產(chǎn)清算中檔案部門的工作職責，主要是核實企業(yè)檔案和職工檔案的數(shù)量并進行登記造冊。三是企業(yè)破產(chǎn)清算后檔案部門的工作職責，主要是確定企業(yè)檔案和職工的歸屬與流向（國有、集體和非公有制企業(yè)檔案與職工檔案的歸屬與流向不盡相同）。最后，提出了破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理的保障措施：一是建立破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理與接收監(jiān)控機制；二是建立破產(chǎn)企業(yè)檔案接收中心，集中保管破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案；三是制定并出臺相關法規(guī)，使破產(chǎn)企業(yè)檔案接收程序化、規(guī)范化與法制化。

我國檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的不足與發(fā)展策略

趙屹在《檔案學研究》2014年第2期撰文，指出我國檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)存在7個方面的不足：一是數(shù)據(jù)量沒有達到規(guī)模（我國網(wǎng)上開放檔案目錄才3000余萬條，而美國國家檔案館的ARC一個檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量就高達99億余條）；二是數(shù)據(jù)著錄標引質(zhì)量低；三是檢索對象缺乏一次信息；四是檢索途徑設計不合理；五是檢索功能設計不完善；六是檢索結果形式單一；七是缺乏必要的指南和幫助。同時，作者提出了我國檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的發(fā)展策略：一要加強資源建設；二要提高數(shù)據(jù)質(zhì)量；三要優(yōu)化檢索途徑；四要完善檢索功能；五要提供指南和幫助；六要增強檢索結果處理能力；七要加強多媒體技術研究；八要擴大檢索范圍；九要豐富檢索系統(tǒng)形式。

數(shù)字檔案館建設中的信息技術外包控制流程研究

王鳳嬌、劉洪在《浙江檔案》2014年第4期撰文，提出了技術外包制度建立的必要性及策略，即檔案部門作為技術服務的需求方，在與服務商合作的過程中，要掌握外包管理的控制權。指出了現(xiàn)行技術外包的弊端及潛在風險：一是服務商存在著不了解檔案部門業(yè)務流程，提供的系統(tǒng)要么落后于檔案部門的現(xiàn)有技術條件，要么十分超前；二是檔案部門長期將信息技術業(yè)務外包，容易造成服務壟斷技術，離了它不行。為提高技術外包的管控水平，作者提出了規(guī)范技術外包流程控制的措施：一是確定技術外包方案；二是選擇優(yōu)質(zhì)服務商；三是簽訂外包合約；四是實行信息技術外包；五是技術外包過程管控；六是規(guī)范技術外包產(chǎn)品或服務驗收程序。

略論檔案在文化傳承創(chuàng)新中的地位與作用

方德生在《檔案時空》2014年第4期撰文，指出檔案是傳統(tǒng)文化傳承創(chuàng)新體系的重要組成部分，在民族文化傳承創(chuàng)新中發(fā)揮著極其重要的作用。其主要體現(xiàn)在：一、檔案具有文化記憶功能，是文化存貯的重要載體。包括兩方面：1.檔案的原始記錄性，決定了檔案具有記錄和貯存文化的記憶功能；2.檔案具有系統(tǒng)記憶、永久貯存文化的特性，適合作為文化存貯的重要載體。二、檔案具有文化延續(xù)功能，是文化傳承的重要手段。包括四個方面：1.檔案是文化傳承的橋梁和紐帶；2.檔案具有特殊的文化教育功能；3.檔案可以直接參與文化建設；4.檔案是傳播文化的重要媒介。三、檔案具有文化發(fā)展功能，是文化創(chuàng)新的重要源泉。包括兩個方面：1.檔案作為前人文化研究成果的原始記錄可以為后人的文化研究活動提供理論支撐；2.檔案作為前人進行文化研究過程的原始記錄可以為后人的研究活動提供條件支持（世界上許多哲學大師、文學巨匠、科技泰斗，無一不是從檔案中獲得創(chuàng)作激情、論證材料，從而成就其偉業(yè)。如18世紀法國思想家伏爾泰為寫《路易十三朝紀事》，曾“花費了三十多年工夫，在作品中引用了大量的傳記文獻和檔案資料”）。

如何舉辦高質(zhì)量檔案展覽

宋淑琴在《檔案時空》2014年第4期撰文，指出檔案展覽是檔案信息開發(fā)利用的一種方式，是展示檔案館藏的一個窗口。作者以《雷鋒家鄉(xiāng)學雷鋒》檔案展為例，從選題、資源、設計等方面進行論述，為即將舉辦檔案展覽的單位提供參考和借鑒作用。一是精心選題。一個好的主體，是展覽成功的關鍵。雷鋒展的選題是緊扣中央和省委的有關文件精神和紀念“雷鋒題詞”50周年。二是突出主題。雷鋒展是以“雷鋒家鄉(xiāng)學雷鋒”為主題，全面展示湖南50年學雷鋒活動的發(fā)展情況與歷史概貌。展覽由前導篇“雷鋒精神出瀟湘”、回顧篇“湖湘處處學雷鋒”與展望篇“構建道德新高地”三部分組成。三是把握時機。雷鋒展抓住2013年3月5日是毛澤東同志發(fā)表“向雷鋒同志學習”題詞50周年這一契機，回顧總結50年來學雷鋒活動歷程，推動了學雷鋒活動進一步開展。四是領導重視。成立雷鋒展領導小組及5個工作小組（檔案展覽組，負責展覽策劃、撰稿、設計、講解、篩選、布展等工作；征集及仿真組，負責征集及借用、展品仿真復制等；檢索組，負責學雷鋒檔案的查找與檢索；攝錄組，負責“征集雷鋒檔案”活動的組織實施及檔案、文物及人物的拍攝錄制等；后勤組，負責場地、施工監(jiān)管、車輛調(diào)配、經(jīng)費等）。五是合作辦展。雷鋒展是省館和14個市州聯(lián)合舉辦。六是突出檔案。雷鋒展以檔案原件和實物為基本定位，以檔案的唯一性與原始性，真實反映歷史、展示湖南學雷鋒的50年活動。七是整合資源。采取了縱向收集，到中央檔案館查找，對全省14個市州及有關縣檔案館下發(fā)文件，報本地學雷鋒的材料；橫向征集，向省直各機關征集材料。此外，通過網(wǎng)上征集。八是精心設計。檔案展覽的設計一般有內(nèi)容設計與形式設計。雷鋒展是由專業(yè)設計公司設計的。九是廣泛宣傳。展前下發(fā)通知、制作宣傳折頁、通過媒介宣傳；開展式上主流媒介及領導人參加；展后各媒介繼續(xù)報道。

電子檔案應與紙質(zhì)檔案共存

居永立在《安徽檔案》2014年第1期撰文，指出，社會已進入“無紙化辦公”時代，電子文件似乎正在取代紙質(zhì)文件。電子檔案雖然有存儲密度高、容量大、體積小的優(yōu)點，可以在互聯(lián)網(wǎng)上隨時隨地查閱，但電子檔案在真實性、可靠性方面存在著先天不足，它無法取代紙質(zhì)檔案。電子檔案的載體與信息可分離、可拷貝、可復制、可遷移、信息極易被篡改；同時，電子檔案的形成、傳輸、存儲、利用都離不開計算機及應用軟件，有時又不兼容，使原來的電子檔案打不開，影響到檔案的利用。因此，電子檔案不能取代紙質(zhì)檔案，應當與紙質(zhì)檔案共同存在、共同發(fā)展、共同利用。