馮佳

摘 要：針對檔案超期借閱問題，分析其產(chǎn)生的原因，提出設(shè)置合理的借閱期限、確定檔案催還模式、完善檔案提供利用服務(wù)、建立超期檔案回收機(jī)制、做好配套基礎(chǔ)工作等解決方案，以期最大限度地減少企業(yè)檔案超期利用現(xiàn)象的發(fā)生。強(qiáng)調(diào)根據(jù)檔案用戶的知識(shí)結(jié)構(gòu)、行為方式和心理傾向等提供人性化利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案部門和檔案用戶的和諧雙贏。

關(guān)鍵詞：逾期借閱檔案；檔案借閱；檔案催還；檔案用戶

Abstract：The paper analyzes the causes of overdue-borrowing archives， and proposes to some solutions that set up reasonable time limit of borrowing， determine the model of recalling archives， improve the service of accessing to archives， establish the mechanism of recalling overdue archives and do supporting groundwork well. This paper lays emphasis on that we should provide humanized service in accordance with the knowledge， manner and psychology of archive users to achieve double wins.

Keywords：Overdue-borrowing archives；Access to archives；Archives recall；Archive users

不管是在學(xué)術(shù)界還是在實(shí)際工作中，我們一貫強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案利用，擴(kuò)大檔案利用，檔案利用為綱，等等。企業(yè)一般用利用率考察檔案工作情況，檔案利用本身往往被當(dāng)作追求目標(biāo)，利用率越高，檔案工作的價(jià)值才得以實(shí)現(xiàn)。一味追求利用工作量，以至于利用的后續(xù)工作被忽略了。在利用工作開展過程中，筆者發(fā)現(xiàn)檔案超期不還現(xiàn)象很多，這不僅影響了他人的借閱，降低了檔案的利用率，也影響了檔案部門整體服務(wù)形象。只有認(rèn)真分析借閱超期的原因并采取相應(yīng)措施，才能減少超期現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案部門和檔案用戶的和諧雙贏。

1 檔案超期不還原因分析

通過調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)造成借閱超期主要有以下原因，也反映出檔案部門的一些問題。

①借閱制度不健全，沒有制定違約和賠償處理辦法，超期不歸還沒有懲罰措施，有些檔案用戶就會(huì)長期占有所借的檔案，想還就還，不想還就不還，造成檔案歸還率低。

②工作重點(diǎn)大部分放在提高利用率、檔案信息化等方面，很少顧及檔案用戶的違規(guī)行為，沒有嚴(yán)格執(zhí)行催還，致使檔案超期不還現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

③催還方式單一，催還力度不夠，負(fù)責(zé)提供利用的檔案人員工作主動(dòng)性不高。催還采用的是溫馨提示的方法，檔案用戶再次借閱時(shí)檔案人員提醒其歸還超期檔案，責(zé)任心不強(qiáng)的檔案人員根本不進(jìn)行催還。

④未開通網(wǎng)上續(xù)借服務(wù)，沒有根據(jù)用戶行為習(xí)慣提供服務(wù)，檔案用戶無法對未使用完畢已到期的檔案方便快捷地進(jìn)行續(xù)借。檔案用戶對網(wǎng)絡(luò)具有很強(qiáng)的依賴性，傾向于網(wǎng)絡(luò)化操作，不愿意到檔案部門辦理續(xù)借。

⑤檔案工作的輔助地位和服務(wù)性質(zhì)，致使檔案部門沒有話語權(quán)。業(yè)務(wù)部門認(rèn)為檔案部門應(yīng)該服從其工作需要。

2 解決檔案超期問題方案研究

2.1 設(shè)置合理的借閱期限。借閱期限過短，檔案用戶未使用完畢，只好逾期使用；借閱期限過長，檔案用戶容易將久置不用的檔案忘諸腦后，同時(shí)也增加了檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。合理的借閱期限，既能滿足檔案用戶的需求，又可縮短檔案在檔案用戶手中的滯留時(shí)間，加快循環(huán)周期，降低拒借率。

設(shè)置借閱期限，必須兼顧科學(xué)性、合理性和靈活性，在調(diào)查、統(tǒng)計(jì)和分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案利用周期重新確定借閱期限和續(xù)借次數(shù)，有些檔案利用者很少，可以適當(dāng)放寬借閱期限。如正常借期為60天，續(xù)借次數(shù)限制為3次，超出3次，檔案用戶可以提出申請，由部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意繼續(xù)續(xù)借。

2.2 確定檔案催還模式。檔案催還是一個(gè)向檔案用戶發(fā)送信息的過程，而且是一個(gè)長期連續(xù)的過程。如何將不斷產(chǎn)生的、大量的催還信息準(zhǔn)確、可靠地發(fā)送給檔案用戶，是催還工作能否成功的關(guān)鍵。目前的催還方式主要有以下幾種：

2.2.1 電子郵件催還。電子郵件是當(dāng)今Internet上應(yīng)用最廣泛的信息服務(wù)之一，具有傳遞速度快、使用方便、費(fèi)用低廉、不限地點(diǎn)等特點(diǎn)，利用電子郵件發(fā)送催還信息是一種方便、經(jīng)濟(jì)、快捷的方式，但其可靠性會(huì)因?yàn)閭€(gè)別檔案用戶不能及時(shí)注意到郵件而達(dá)不到催還效果。[1]

2.2.2 管理系統(tǒng)自動(dòng)催還。目前國內(nèi)外大多數(shù)計(jì)算機(jī)集成管理系統(tǒng)均可以自動(dòng)產(chǎn)生逾期檔案用戶名單并自動(dòng)在網(wǎng)上發(fā)布，這給檔案人員和檔案用戶都帶來了極大的方便。我們可以通過編程，用系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送電子郵件的方式實(shí)現(xiàn)催還信息的主動(dòng)推送服務(wù)；還有一種方式是利用檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)給超期的檔案用戶發(fā)送提醒信息，在用戶登錄后自動(dòng)提示。這也有個(gè)時(shí)間延遲問題，檔案用戶如果不查詢檔案，就看不到催還信息，使得催還工作的效果打折扣。

2.2.3 即時(shí)通訊工具催還。企業(yè)即時(shí)通訊工具有完整的通訊錄，可以聯(lián)系到每個(gè)部門每個(gè)人，加上這是內(nèi)部聯(lián)系的常用方式，軟件開機(jī)自動(dòng)登錄，即使發(fā)送消息時(shí)對方?jīng)]有在線，上線后也能及時(shí)看到留言信息，具有便捷性、實(shí)用性和及時(shí)性。即使沒有企業(yè)統(tǒng)一的通訊工具，也可以用騰訊QQ聯(lián)系，QQ是目前使用最為廣泛的即時(shí)通訊工具。

2.2.4 電話催還。將超期信息統(tǒng)計(jì)匯總后，由檔案人員專門進(jìn)行電話催還，對比其他催還方式，電話催還的成本相對較高，但催還效果最好，是最直接、最可靠的方式。

2.2.5 下發(fā)催還通知。將催還信息打印清單，以通知的形式發(fā)給利用者所在單位。這種方式雖然原始，但仍然有效，可靠性也比較強(qiáng)。與電子傳輸方式相比，催還通知投遞有一定時(shí)滯，催還通知并不能馬上到達(dá)利用者手中。

2.2.6 網(wǎng)上公告催還。在主頁上公布催還信息，包括檔案名稱、借閱者、借閱和歸還的時(shí)間，檔案用戶根據(jù)這些信息可清楚地知道自己哪些需要?dú)w還或者續(xù)借。這種方式簡便易行，但并非所有的檔案用戶都經(jīng)常關(guān)注檔案部門網(wǎng)站，檔案用戶是否接收到催還信息不能確定。[2]此外還有手機(jī)短信催還、專用催還軟件催還等方式，檔案部門應(yīng)該做好催還效果統(tǒng)計(jì)，了解檔案用戶對催還方式的偏好，總結(jié)出哪種催還方式是最有效的。為了達(dá)到更好的催還效果，我們可以綜合運(yùn)用各種催還方法，用其所長，形成獨(dú)特有效的催還模式。

筆者認(rèn)為，這些催還方式中，檔案用戶都是被動(dòng)接收催還信息，而且都是檔案逾期了才催還，鑒于此，我們可以開展主動(dòng)式檔案催還，提前7天～10天用最便捷、實(shí)用的方式提醒檔案用戶所借檔案即將到期，還可在檔案管理系統(tǒng)中增加用戶自行設(shè)置還檔提醒時(shí)間的功能，使用戶在檔案催還中從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，使提供利用服務(wù)工作更具人性化。例如檔案部門提前一周用即時(shí)通訊工具提醒檔案用戶即將到期，超期則對其進(jìn)行電話催還，最后對仍然沒有歸還的檔案用戶下發(fā)催還通知。

2.3 完善檔案提供利用服務(wù)。①互聯(lián)網(wǎng)改變了人們的生活方式，人們越來越依賴網(wǎng)絡(luò)來解決遇到的問題，我們需要重新審視檔案服務(wù)的方法和手段。檔案服務(wù)都是面向檔案用戶的，故完善檔案提供利用服務(wù)要以檔案用戶的需求分析作為立足點(diǎn)，根據(jù)用戶利用檔案的行為特征、習(xí)慣和用戶的需求做出個(gè)性化服務(wù)措施。求便心理是檔案用戶最基本的心理特征，對此檔案部門應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢到期時(shí)間，檔案用戶忘記借閱日期時(shí)可以登錄檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)查看，并開通網(wǎng)上續(xù)借服務(wù)，滿足檔案用戶簡單方便的心理需求，減少超期問題。

②檔案用戶借閱的檔案即將到期時(shí)，檔案部門應(yīng)利用現(xiàn)有資源，采用多種方式準(zhǔn)確、及時(shí)地通知檔案用戶，這是避免檔案用戶借閱超期的關(guān)鍵。只是在檔案超期后進(jìn)行催還，收取罰金，會(huì)引起用戶的反感，認(rèn)為超期罰款是一種變相營利行為，檔案部門應(yīng)該提供催還人性化服務(wù)，即根據(jù)檔案用戶的知識(shí)結(jié)構(gòu)、行為方式和心理傾向等有的放矢地為其提供定向化的檔案到期提醒服務(wù)，解決檔案用戶忘記借閱日期的問題。[3]

③為了緩解檔案資源的有限性與檔案用戶需求的無限性之間的矛盾，檔案部門可以提供預(yù)約服務(wù)，檔案用戶根據(jù)自己需要，可以對正在出借狀態(tài)的檔案提出預(yù)約申請，檔案管理系統(tǒng)根據(jù)預(yù)約相應(yīng)地停止續(xù)借，發(fā)送請求及時(shí)歸還的信息，對于續(xù)借的檔案，要求利用者立刻歸還。[4]舉例來說：檔案的借期是60天，出借的60天內(nèi)，如果另一位檔案用戶急需使用這份檔案，那么檔案部門向其發(fā)送請求盡快歸還的信息，并不允許續(xù)借。由于不能剝奪檔案用戶的正常使用權(quán)益，所以只能請求其使用完畢后盡快歸還。若被預(yù)約的是在續(xù)借期的檔案，檔案部門則進(jìn)行催還，要求利用者立刻歸還。

這樣不僅可以提高檔案的流通率和利用率，降低檔案部門拒借率，還可以讓急需使用的利用者在最短時(shí)間內(nèi)獲得檔案。為了保障預(yù)約催還取得實(shí)效，對于被預(yù)約的檔案，采取較為嚴(yán)厲的超期罰款措施。

2.4 建立超期檔案回收機(jī)制。造成借閱檔案超期不歸還的原因，一是檔案部門領(lǐng)導(dǎo)對催還工作不聞不問，沒有給予足夠的重視。二是沒有形成長效機(jī)制，想起了催，沒想起就不催。我們要隨時(shí)掌握催還情況，將檔案催還納入工作流程中，形成規(guī)范穩(wěn)定的運(yùn)行模式，對超期檔案想盡辦法“追”還，對遺失的督促檔案用戶履行相關(guān)手續(xù)，同時(shí)想辦法補(bǔ)救，形成超期檔案回收的長效機(jī)制。

2.4.1 完善借閱制度。沒有可靠、易于執(zhí)行的管理制度，各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行很難得到保障。圖書館超期罰款政策作為一項(xiàng)管理手段，得到世界圖書館界的普遍采用，并在長期的實(shí)施中被證明是行之有效的，我們也可以在檔案部門中沿用。為了避免個(gè)別利用者長期獨(dú)占檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案的正常流通周轉(zhuǎn)，降低拒借率，在檔案借閱制度中增加超期罰款和超期限權(quán)等處罰條款，增加檔案用戶違約成本。[5]例如，明確規(guī)定檔案借閱的超期罰金是每天1元，對預(yù)約催還的超期罰款是每天5元。對經(jīng)多次催還仍不歸還的檔案用戶，除了采用罰款的管理手段外，還應(yīng)采取暫停檔案用戶借閱權(quán)利等措施來督促其按期歸還檔案。

2.4.2 建立信用機(jī)制。引入信用獎(jiǎng)懲機(jī)制，采取積分制，對于信用記錄良好的檔案用戶給予積分，并且不同積分段享有不同權(quán)限優(yōu)勢，可以延長借閱期限，增加續(xù)借次數(shù)，優(yōu)先拿到排隊(duì)等待中的檔案等。相對的，如違反制度的，同樣要給予懲罰，扣除一定的積分，或一個(gè)時(shí)間段內(nèi)的權(quán)限限制。

2.4.3 明確催還責(zé)任。檔案催還是利用工作的一部分，由負(fù)責(zé)提供利用的檔案人員負(fù)責(zé)，即誰借出誰催還，將檔案催還納入工作職責(zé)，責(zé)任到人，并作為績效考核點(diǎn)，與獎(jiǎng)金掛鉤，激勵(lì)檔案人員的工作積極性。

2.5 做好配套基礎(chǔ)工作。①做好檔案借閱期限、檔案借閱規(guī)則和違約處罰措施的宣傳工作，讓廣大檔案用戶知曉，引起重視。②有穩(wěn)定的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為檔案用戶網(wǎng)上查詢和網(wǎng)上續(xù)借提供技術(shù)支持，確保他們能夠快速、準(zhǔn)確和便捷訪問。③完善檔案統(tǒng)計(jì)工作。檔案部門非常注重對利用工作量的統(tǒng)計(jì)，目前只有對利用卷（件）次和利用人次的統(tǒng)計(jì)，應(yīng)該加強(qiáng)對借閱具體情況的統(tǒng)計(jì)，以便清楚掌握檔案的借閱狀態(tài)，到期時(shí)間，哪些應(yīng)該進(jìn)行催還，等等，繼而確定采取何種方式催還。

3 結(jié)語

目前，還沒有探討檔案超期問題的學(xué)術(shù)論文，筆者推測，一是出借這種提供利用方式在檔案界應(yīng)用不廣泛，更多的是以閱覽的方式提供利用。二是檔案利用量不大，即使有出借檔案，也是比較少的。本文探討的檔案超期問題更多存在于提供出借服務(wù)，并且檔案利用量大的企業(yè)檔案部門。

檔案能否按時(shí)歸還，不僅取決于利用者自身，還跟檔案工作是否深入細(xì)致有關(guān)系。我們要根據(jù)檔案用戶的知識(shí)結(jié)構(gòu)、行為特征、心理傾向和需求變化，不斷改進(jìn)工作方法和手段，不僅能為檔案用戶提供人性化的服務(wù)，滿足其需求，還能最大限度地減少檔案借閱超期現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案工作取得良好成效，實(shí)現(xiàn)檔案用戶與檔案部門的和諧共贏。

參考文獻(xiàn)：

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[5]張秋莉.淺談高校圖書館遏制借閱超期現(xiàn)象的對策[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，20 （10）：23.

（作者單位：中國石油遼河油田分公司勘探開發(fā)研究院 來稿日期：2014-05-21）