摘 要：高校檔案信息化是指在檔案管理活動中以數(shù)字化建設(shè)為核心，通過手工著錄、掃描、數(shù)碼處理等方式實現(xiàn)對歷史館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和開發(fā)、利用現(xiàn)代電子檔案文件的過程，逐步實現(xiàn)檔案館藏數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享的過程。高校檔案信息化建設(shè)是信息時代的必然產(chǎn)物，是高校辦公自動化的必然要求。為此本文就高校檔案信息化建設(shè)談個人的見解

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)

1 檔案信息化建設(shè)的意義

隨著科教興國戰(zhàn)略步伐的加快，高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案部門面向外界了解世界、服務(wù)社會共享資源的一面窗口，是信息時代發(fā)展的趨勢和社會信息化的必然要求。高校檔案管理工作的對象、任務(wù)、性質(zhì)都發(fā)生了較大的變化，各項管理工作已日益向自動化、信息化方向發(fā)展，將信息化引入檔案管理已勢在必行。利用計算機管理檔案，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制，其目的是通過計算機及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實行科學(xué)管理，提供有效服務(wù) ，充分開發(fā)和利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮高校檔案信息資源的作用，即做到儲存數(shù)字化、管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案工作發(fā)展必然趨勢。

因此，加快高校檔案管理信息化建設(shè)是時代所需，是實現(xiàn)資源共享的必然要求。所以，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需要，以高性能檔案信息網(wǎng)為基礎(chǔ)，加快高校檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)信息化增值服務(wù)，使其成為檔案信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，使高校檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮檔案高?？蒲邢葘?dǎo)作用。

2 高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1、經(jīng)費不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是信息化的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。由于高校的重點工作在校園建設(shè)與教學(xué)質(zhì)量的提升上，沒有真正重視檔案工作，只是將有限的經(jīng)費投入到日常館庫建設(shè)以及檔案收集、管理、利用等環(huán)節(jié)之中。對檔案信息化建設(shè)的投入相當(dāng)有限，缺乏機制性保障。致使地方高校檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施無法滿足，而且配置較低，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建難以起步，開展檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)缺乏基本物質(zhì)基礎(chǔ)。

2、檔案信息資源缺乏。主要是檔案數(shù)字化的深度和規(guī)模十分有限，制約了檔案信息化平臺的發(fā)揮，有的高校全文掃描的檔案信息量至今沒有實現(xiàn)“零”的突破。

3、檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息建設(shè)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。高校信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，大家各自為政、各取所需，未形成統(tǒng)籌安排、缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，沒有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可以借鑒。使檔案信息的公共服務(wù)范圍小、利用率低。

4、檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均，電子文件的歸檔不規(guī)范。高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)明顯滯后于數(shù)字化校園建設(shè)，尚不能做到同步發(fā)展建設(shè)。檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案資源不夠豐富，尚沒有推行與實施完善的，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各高校在實際操作中隨意性較大，不規(guī)范。對存儲在計算機磁盤上的電子文件，無法得到妥善保存；有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一科學(xué)合理的管理辦法，難以進(jìn)行有效的管理，導(dǎo)致已經(jīng)產(chǎn)生的有保存價值的電子文件（檔案）流失現(xiàn)象嚴(yán)重。

5、人才匱乏、人員不足。從專業(yè)結(jié)構(gòu)看，高校檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)人員極少，信息化人才極度缺乏，傳統(tǒng)的檔案人才隊伍不適應(yīng)以信息技術(shù)為手段的檔案事業(yè)發(fā)展需要，特別是信息化建設(shè)與發(fā)展中的需要的復(fù)合型管理人才、技術(shù)人才嚴(yán)重匱乏，制約了發(fā)展的步伐，檔案信息化建設(shè)處于“有想法，無辦法”的尷尬境地。

3 高校檔案信息化建設(shè)的對策

1、加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)物質(zhì)保障。高校檔案部門利用現(xiàn)有檔案資源，積極挖掘出有社會利用價值的信息資源，爭取領(lǐng)導(dǎo)和財政部門對檔案基礎(chǔ)設(shè)施工作的重視和支持，多方爭取資金，加大軟硬件設(shè)施的投入。一是加強檔案管理信息化硬件的配置，建設(shè)能夠滿足文檔一體化、館藏數(shù)字化、檔案信息管理、數(shù)據(jù)存儲遷移轉(zhuǎn)換及備份、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能所需的硬件設(shè)施設(shè)備，確保檔案信息化建設(shè)的運行，并配置高速掃描儀、文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲器等。二是建立信息化建設(shè)硬件集成和穩(wěn)定、安全、可靠的局域網(wǎng)，解決檔案管理系統(tǒng)專門的終端接口和系統(tǒng)功能集成等問題。

2、加快檔案信息化資源建設(shè)，豐富館藏內(nèi)容。一是加強館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進(jìn)一步擴大館藏能力，切實改善檔案保管條件。二是加快對高校館藏原有紙質(zhì)、照片、錄音、縮微等檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。通過掃描加工、處理轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖像、圖形、多媒體等數(shù)字格式的信息，存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計算機及信息系統(tǒng)提供查詢、檢索和瀏覽。三是做好原有館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的同時，加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)館藏數(shù)字化。四是廣開門路，從各方征集各門類精品檔案，特色檔案進(jìn)行資源充實整合，促進(jìn)檔案信息資源總量增加，質(zhì)量提高，結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為全文登錄及全文檢索服務(wù)做好前期準(zhǔn)備，實現(xiàn)信息資源聯(lián)網(wǎng)。

3、建立健全檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實現(xiàn)制度保障。高校檔案管理部門必須根據(jù)國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔》等系列文件，結(jié)合高校自身實際，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理制度和電子文件歸檔、檔案電子信息采集、管理、利用、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細(xì)則，使之逐步納入法制化建設(shè)的軌道。做到管理條塊交叉，直屬、隸屬關(guān)系明確，具備實行統(tǒng)一的規(guī)范管理條件。同時，加大調(diào)研、宣傳力度，形成高校特色，統(tǒng)籌安排，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃，為師生和社會提供高效快捷的服務(wù)。

4、加強電子文件歸檔管理體系建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案資源整合。是高校檔案管理信息化或數(shù)字館建設(shè)的思想基礎(chǔ)和追逐目標(biāo)，核心是將高校來自各方面的電子文件（檔案）能夠通過網(wǎng)絡(luò)向檔案館實現(xiàn)實時或定時歸檔。同時加強高?；A(chǔ)網(wǎng)、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)并與辦公自動化（OA）聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的實時接收、歸檔、管理、利用和統(tǒng)計。

5、加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，實現(xiàn)人才保障。檔案信息化是知識密集、技術(shù)密集的系統(tǒng)工程。 “培養(yǎng)”的重點是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識和技能培訓(xùn)；“選拔”的重點是新人。有計劃地招收懂計算機和網(wǎng)絡(luò)的人才，充實檔案干部隊伍，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供持久的骨干人才保障。

4 結(jié)束語

高校檔案信息化建設(shè)是檔案工作在信息時代的必由之路，是實現(xiàn)高校檔案信息資源共享的必然要求，是深化高校檔案社會化服務(wù)的必然選擇。高校檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程、持久工程。高校檔案部門必須改變傳統(tǒng)的管理觀念運用新的管理模式，優(yōu)化檔案管理隊伍努力為學(xué)校教學(xué)科研、管理工作，以及廣大師生提供更加高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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作者簡介

肖永菊，女，漢，副研究館員，湖北藥學(xué)院檔案館。