摘 要：檔案管理系統(tǒng)，是指通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。

關(guān)鍵詞：機(jī)場(chǎng)；檔案管理；系統(tǒng)

重慶機(jī)場(chǎng)作為國(guó)內(nèi)十大機(jī)場(chǎng)之一，伴隨近十年的穩(wěn)定、高速發(fā)展，電子政務(wù)產(chǎn)生大量的電子文件，以及頻繁的庫(kù)存檔案實(shí)體利用需求，迫切需要建立一個(gè)能覆蓋全公司、互聯(lián)互通，能滿足各級(jí)單位檔案現(xiàn)代化管理、開(kāi)放的、易于擴(kuò)展的檔案管理平臺(tái)。為此，重慶機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司辦公室檔案室經(jīng)過(guò)多方面調(diào)研、學(xué)習(xí)，在上級(jí)主管部門及職能部門的支持和配合下，開(kāi)始量身打造符合我公司實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)。

1 前期準(zhǔn)備階段

1、確定軟件供應(yīng)商，自2013年年初開(kāi)始，我公司與有關(guān)軟件供應(yīng)商進(jìn)行了解、溝通，通過(guò)對(duì)功能設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)費(fèi)用、售后服務(wù)、后續(xù)優(yōu)化等方面的比對(duì)，確定紫光檔案管理軟件作為我公司的檔案管理系統(tǒng)。

2、購(gòu)置相應(yīng)的硬件設(shè)施，在確定檔案管理軟件后，與軟件供應(yīng)商進(jìn)一步溝通，針對(duì)我公司現(xiàn)有庫(kù)存的檔案實(shí)體數(shù)量，以及今后預(yù)計(jì)的檔案增長(zhǎng)量，擬定與該系統(tǒng)相匹配的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器購(gòu)置計(jì)劃。

3、確定數(shù)字化加工單位，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，面向社會(huì)公開(kāi)招標(biāo)，經(jīng)過(guò)與四家有專業(yè)資質(zhì)條件的數(shù)字化加工單位進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判，確定檔案數(shù)字化加工單位，保證了檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范與安全。

2 項(xiàng)目實(shí)施階段

2.1 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

首先，對(duì)項(xiàng)目需求初步調(diào)研，主要對(duì)象為各個(gè)主要模塊的負(fù)責(zé)部門，主要內(nèi)容為各模塊主流程的確認(rèn)，各個(gè)部門角色的劃分。調(diào)研的主要方式通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施顧問(wèn)對(duì)系統(tǒng)主流程進(jìn)行講解，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門將現(xiàn)有的系統(tǒng)流程與自己的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行對(duì)比，找出其差異性，以便進(jìn)行修正。另外各業(yè)務(wù)部門需流程的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的角色定位進(jìn)行確定，以便進(jìn)行人員的權(quán)限分配。

其次，紫光軟件公司通過(guò)單位全宗、檔案類型、檔案報(bào)表、人員和組織機(jī)構(gòu)情況、權(quán)限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系統(tǒng)原型，在該系統(tǒng)中對(duì)全宗、檔案目錄樹(shù)、檔案類型、系統(tǒng)編號(hào)規(guī)則、檔案分類方案、各類檔案報(bào)表、權(quán)限角色進(jìn)行定義、設(shè)計(jì)，構(gòu)建一個(gè)全面、有序的檔案管理系統(tǒng)。

基本功能：J2EE架構(gòu)，符合SOA和OAIS設(shè)計(jì)要求，文件管理、收集整編、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用和系統(tǒng)維護(hù)等模塊，在設(shè)計(jì)上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，系統(tǒng)支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫(kù)檢索查詢等功能，

特色功能：

電子文件歸檔：與我公司現(xiàn)有的OA系統(tǒng)對(duì)接，該檔案系統(tǒng)為每個(gè)需要同步的文檔類型提供一個(gè)中間庫(kù)，當(dāng)OA公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，會(huì)將原文和元數(shù)據(jù)寫(xiě)入指定的中間庫(kù)，檔案系統(tǒng)定時(shí)和手動(dòng)進(jìn)行同步接受，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

模糊檢索：紫光全文搜索系統(tǒng)，用于數(shù)字化檔案的全文檢索；紫光在線OCR系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行OCR文字識(shí)別，提取的文件內(nèi)容可形成條目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通過(guò)以上兩項(xiàng)紫光自主研發(fā)產(chǎn)品，可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)所有內(nèi)容，包括掃描圖片中可識(shí)別字體進(jìn)行全方位的搜索，擴(kuò)大對(duì)檔案信息的檢索范圍，提高檔案資源的利用率。

推送服務(wù)：在完善檔案管理系統(tǒng)的基本功能外，還深化服務(wù)功能，研發(fā)了檔案利用的推送服務(wù)模塊，即，檔案查閱人如不熟悉該系統(tǒng)，急需查閱某一檔案信息，檔案專、兼職人員可以在數(shù)據(jù)庫(kù)查找相關(guān)的檔案信息，放入“推送信息庫(kù)”，接著選擇人員名單發(fā)送，然后檔案查閱人登陸該系統(tǒng)中，可在“推送信息”一欄內(nèi)看到自己需要查找的檔案信息，充分發(fā)揮了數(shù)據(jù)共享、快速利用的作用。

2.2 檔案數(shù)字化加工

在檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)、安裝完成后，下一步工作就是對(duì)庫(kù)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，我公司現(xiàn)有基建檔案5700多卷、文書(shū)檔案957卷、8800多件，數(shù)字化工作量巨大。

為保證檔案實(shí)體的安全，我公司與數(shù)字化加工單位簽定安全保密協(xié)議，明確規(guī)定所有加工人員均嚴(yán)格按照重慶市保密局相關(guān)要求進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，加工電腦禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，設(shè)置開(kāi)機(jī)和屏幕保護(hù)密碼，并對(duì)所有的USB接口屏蔽，貼上封條；所有加工人員禁止使用手機(jī)數(shù)據(jù)線、MP3、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，禁止復(fù)印、打印、拷貝檔案資料；項(xiàng)目完工數(shù)據(jù)移交后所有電腦全部格式化；加工現(xiàn)場(chǎng)安裝監(jiān)控設(shè)備，通過(guò)一系列安全措施保證了檔案實(shí)體的安全，避免加工數(shù)據(jù)的泄露。

在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，我公司與數(shù)字化加工單位對(duì)出、入庫(kù)檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，做好交接的臺(tái)帳記錄，數(shù)字化加工單位按照專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程，科學(xué)合理的對(duì)加工質(zhì)量進(jìn)行把控，每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)上一個(gè)工序進(jìn)行監(jiān)督及質(zhì)量檢查，保證檔案、數(shù)據(jù)在每個(gè)工序順利流暢，確保檔案、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。

在檔案數(shù)字化加工每完成一批次，我們都對(duì)掃描后的檔案數(shù)據(jù)逐一審查、核對(duì)，通過(guò)檢查發(fā)現(xiàn)了加工過(guò)程中產(chǎn)生的少量問(wèn)題，均進(jìn)行了整改；同時(shí)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，包括檔案卷內(nèi)紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應(yīng)的臺(tái)帳記錄。

2.3 數(shù)據(jù)掛接及備份

在完成了所有檔案的數(shù)字化工作后，紫光軟件公司協(xié)助數(shù)字化加工單位把大批量的檔案數(shù)據(jù)全部倒入系統(tǒng)，使系統(tǒng)可以提供豐富、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，同時(shí)，將所有數(shù)據(jù)進(jìn)行兩套移動(dòng)硬盤備份，從而搭建了統(tǒng)一管理、隨時(shí)利用、安全存儲(chǔ)的集團(tuán)化檔案管理平臺(tái)。

3 后續(xù)完善階段

3.1 系統(tǒng)操作培訓(xùn)

為保證檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能的正常使用，提高檔案數(shù)據(jù)利用率，規(guī)范我公司檔案管理工作，在系統(tǒng)上線試運(yùn)行一周后，對(duì)各級(jí)部門開(kāi)展了一次該系統(tǒng)的專項(xiàng)培訓(xùn)，包括檔案系統(tǒng)登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，各部門檔案系統(tǒng)使用人員能夠熟練的進(jìn)行各種操作，基本滿足日常使用。

3.2 制度完善

在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建完成后，出臺(tái)《檔案管理系統(tǒng)管理辦法》（試行），對(duì)各部門職責(zé)、檔案種類、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)利用、使用權(quán)限等方面進(jìn)行公示，并下發(fā)《數(shù)據(jù)化定點(diǎn)加工的通知》，對(duì)今后的入庫(kù)檔案提出數(shù)字化要求，保證了該系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的順利掛接和規(guī)范化，為該系統(tǒng)充分發(fā)揮利用效果打好基礎(chǔ)。

目前，該系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息資源得到安全可靠的的存儲(chǔ)，為查閱者提供方便快捷的遠(yuǎn)程利用，達(dá)到了預(yù)期效果；今后根據(jù)相關(guān)的檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們將進(jìn)一步對(duì)該系統(tǒng)功能進(jìn)行開(kāi)發(fā)、升級(jí)，力爭(zhēng)建成我公司發(fā)展的重要信息管理平臺(tái)。

作者簡(jiǎn)介

倪萍（1972-），女，漢，重慶，重慶機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司，檔案館員。