李筱雯

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用和計算機技術(shù)的發(fā)展，世界各國在檔案管理方面著手進行了改革，向著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方向發(fā)展。本文簡要探討了我國檔案管理信息化的發(fā)展途徑。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化

1 檔案信息化趨向應(yīng)用

以業(yè)務(wù)應(yīng)用為核心已成為當(dāng)前檔案信息化乃至整個信息資源管理領(lǐng)域最為主流的發(fā)展導(dǎo)向。電子檔案移交有兩種方式：一種是在線，就是聯(lián)網(wǎng)；另一種是離線，通過介質(zhì)、傳輸通道進行分享。而上述方式的基礎(chǔ)，是基于相對安全的環(huán)境提出的。由于電子檔案運維系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)本身就在內(nèi)網(wǎng)，所以在物理上就能做到隔離。而執(zhí)行層面，所有的賬號操作和用戶信息都會有具體的記錄。此外，檔案信息化項目可以根據(jù)干部人員的出生年月、學(xué)歷、任職情況、業(yè)績等多項參數(shù)組合檢索。近幾年來，我國政府提高了對人事檔案管理的重視，多舉措施強化檔案管理，健全管理機制，完善管理措施，不斷提高檔案管理的細(xì)化水平。目前我們遇到的最大難題是龐大的數(shù)據(jù)收集量，要對全部人事檔案進行歸檔清理，對所缺檔案資料要列出目錄并逐一查缺補漏，將所要清理和收集的資料要進行鑒別和分類，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時性。但是對某些部分系統(tǒng)來說，由于檔案分類繁多，積壓時間長，年代跨度大等原因，檔案信息化的初步整理工作必定十分繁重，可根據(jù)實際情況委托專人處理這項工作，務(wù)必保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2 人事檔案信息化管理中存在的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)備差

就目前檔案管理水平來看，大多企事業(yè)采用的還是主要還是傳統(tǒng)的手動記錄模式。想要實現(xiàn)檔案信息化管理，軟硬件設(shè)施必須要配套得上，但是很多企事業(yè)對這一改良還存在認(rèn)識不足的問題，資金投入力度不足，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善。此外，隨著計算機的升級和更新，那些已經(jīng)成采用信息化管理檔案資料的企業(yè)也要持續(xù)保持資金的投入，保證系統(tǒng)的升級能夠跟上技術(shù)發(fā)展的步伐。

2.2 信息數(shù)據(jù)庫假設(shè)不完善

檔案信息化中最重要的部分就是數(shù)據(jù)資料的收集整理，還包括信息的存檔、查詢、更新和傳遞、共享等一些列過程，如果檔案資料在錄入時不完整，或者信息更新不及時，就會嚴(yán)重影響到后期對檔案的利用。此外，數(shù)字化資料在安全性方面還存在著很多影響因素，如病毒、系統(tǒng)崩潰、計算機硬件的使用壽命等等。目前最普遍的問題是數(shù)據(jù)資料錄入不規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式不統(tǒng)一，網(wǎng)絡(luò)的共享性較差，這些因素都嚴(yán)重制約了檔案信息管理工作的電子化發(fā)展。

2.3 檔案信息化安全受到威脅

在我們主觀上對信息化建設(shè)的安全認(rèn)識還不強，檔案數(shù)據(jù)的保密意識較弱，在進行檔案資料的歸檔發(fā)布時，缺少嚴(yán)格的管理和審查制度。此外，一些檔案管理工作人員的操作不規(guī)范，數(shù)據(jù)的更新備份不及時，這些都是影響檔案資料安全的因素；客觀上，由于數(shù)字化的檔案資料在修改、移動方面較為容易，所以一旦操作稍有失誤就會影響檔案資料的正確性和完整性。此外網(wǎng)絡(luò)還會受到黑客和病毒的攻擊威脅，影響到檔案電子信息的安全性和保密性。

2.4 信息化檔案管理缺乏高素質(zhì)人才

信息化時代，需要的是具備相應(yīng)能力的高素質(zhì)人才。但是反觀當(dāng)前我國大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位來說，檔案信息化管理隊伍在專業(yè)素質(zhì)和文化程度上還存在參差不齊的現(xiàn)象，工作人員的管理水平不高，缺少檔案管理專業(yè)的人才，特別是專門從事計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才更是缺乏，遠(yuǎn)不能滿足新形勢下的發(fā)展需要。

3 信息化檔案管理方法

3.1 重視檔案信息化管理的安全

物理安全是檔案信息化安全實施的基礎(chǔ)。在項目進行的過程中，物理安全方面需要關(guān)注的是實施階段和實施完成后的應(yīng)用交付階段。首先在設(shè)備上，我們使用的檔案采集、存儲和瀏覽設(shè)備，都必須通過國家保密局的安全認(rèn)證。對于員工也會加強管理和安全意識教育，比如只能使用不帶有存儲功能的掃描儀、設(shè)備都有加密口、實施過程中手機不能帶入現(xiàn)場、工作現(xiàn)場全程攝像頭監(jiān)控、數(shù)據(jù)移交要求客戶現(xiàn)場監(jiān)督簽收等。雙保險監(jiān)管，防止人為和意外事故發(fā)生。

2.2 嚴(yán)格要求抓質(zhì)量

加大對抽調(diào)人員的培訓(xùn)力度，不斷強化操作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和保密意識。在干部檔案數(shù)字化操作和處理過程中，按照“保密、高效、安全”的要求，采用定期與不定期相結(jié)合的方式，對信息庫的干部信息進行全面自查或隨機抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時修正，不斷規(guī)范檔案流程，確保干部檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。

2.3 設(shè)立獎懲制度

比學(xué)趕超提業(yè)績。突出“比學(xué)趕超”，不斷提升工作業(yè)績。比業(yè)績，看誰的效率最高，差錯率最低；學(xué)業(yè)務(wù)，相互討論，深入學(xué)習(xí)，共同提高；趕標(biāo)桿，向作風(fēng)過硬，業(yè)績突出的同志看齊；超一流，樹立敢于超越的優(yōu)良作風(fēng)，創(chuàng)造性地開展工作。

2.4 提升人事檔案信息化工作水平

推進干部人事檔案信息化工作，嚴(yán)格遵循“嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、細(xì)致、保密”原則，創(chuàng)新管檔機制?？梢詮钠笫聵I(yè)基層抽調(diào)政治素質(zhì)高、作風(fēng)正派、熟悉計算機操作的工作人員到檔案信息管理中心進行跟班學(xué)習(xí)，建立信息化建設(shè)的專兼職工作隊伍。嚴(yán)密檔案管理，注重把制度建設(shè)貫穿于干部人事檔案信息化工作的始終，進一步強化制度的執(zhí)行力。實行了干部檔案出入庫“五登記”制度，即出入庫的干部檔案數(shù)量、單卷干部檔案的姓名、干部檔案重要材料、檔案經(jīng)手人和干部檔案出入庫時間必須詳實登記，堅決維護了干部人事檔案信息化工作的嚴(yán)肅性；嚴(yán)守信息安全。把干部檔案的信息安全作為干部人事檔案信息化工作的重中之重，嚴(yán)格要求，全程跟蹤，不斷強化安全管理。經(jīng)過對干部人事檔案信息化工作的環(huán)節(jié)分析，實行“兩跟蹤”工作法，即對干部檔案從檔案室到信息化加工場所的搬運過程進行全程跟蹤，對干部檔案的信息化加工過程進行全程跟蹤，確保與工作無關(guān)人員不接觸檔案；嚴(yán)保信息準(zhǔn)確。嚴(yán)把干部檔案信息的錄入、掃描、技術(shù)處理環(huán)節(jié)，明確具體操作流程及規(guī)則，對照標(biāo)準(zhǔn)，反復(fù)審核，精益求精，堅決做到“三杜絕”，即在信息錄入環(huán)節(jié)杜絕電子檔案與紙質(zhì)檔案信息不符；在電子掃描環(huán)節(jié)杜絕紙質(zhì)檔案損壞、掃描的信息不全；在技術(shù)處理環(huán)節(jié)，杜絕電子檔案信息識別度不高、頁面不清不真，確保干部檔案電子信息的“鮮活度”、真實性和準(zhǔn)確性。

2.5 加大資金投入力度

加大資金投入力度，完善檔案信息化建設(shè)的設(shè)備，為推進人事檔案信息化建設(shè)奠定堅實的硬件基礎(chǔ)，搭建必備的平臺。

3 結(jié)語

檔案管理要統(tǒng)一思想、認(rèn)清形勢，政府也加大對檔案工作的支持和投入力度，推動檔案管理工作的發(fā)展。初步建成了結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)施完善的檔案工作體系，創(chuàng)新檔案工作體制機制和檔案資源建設(shè)，著眼大局，提高對檔案管理的重視，增強做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。信息化檔案管理首先要科學(xué)整合科研檔案資源，做好數(shù)字檔案資源的收集、管理和利用，加強科研項目檔案管理。此外，要緊密結(jié)合實際，認(rèn)真研究解決新形勢下加強和改進檔案工作的深層次問題?？蒲谢顒咏M織模式的變革，給科研檔案工作帶來了新問題，要加強理論研究和實踐探索，統(tǒng)籌謀劃，深化改革，不斷提高檔案工作水平。更重要的是，檔案管理也要堅持以人為本，建設(shè)優(yōu)秀的檔案工作隊伍，要從設(shè)施到人員，從制度到建設(shè)，從整體到部分，全面提升信息化檔案管理水平。

參考文獻

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