楊恒寶　楊金亮

關鍵詞：檔案管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。加強對這一信息資源管理對醫(yī)院領導決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設極為重要。準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務。檔案不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。因此，加強醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。

1 目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識不強，檔案利用率低。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務為根本任務，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，在實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認識。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，并且由于受到人員、設施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理機構不健全、管理范圍不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設在信息管理科的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務知識缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時限性。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理尚未與醫(yī)療業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務技術的發(fā)展。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用OA辦公系統(tǒng)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。綜上所述，醫(yī)院檔案面臨深刻的變化，這些問題的出現(xiàn)既是我國現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實，調(diào)整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

2 加強醫(yī)院檔案管理的對策

（一）加強檔案法的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。提高各級干部檔案工作認識，才能使檔案工作順利開展。

（二）重視醫(yī)院檔案規(guī)劃，促進檔案建設與業(yè)務建設同步發(fā)展。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院的建設和發(fā)展中是不可缺少或替代的。醫(yī)院在制定中長期規(guī)劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業(yè)務培訓、管理水平等綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務發(fā)展相適應。

（三）理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協(xié)議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

（四）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等，提高業(yè)務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業(yè)務發(fā)展，不斷總結探索檔案管理工作及業(yè)務發(fā)展，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，推動檔案管理水平的提高。

（五）開發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務。檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者服務。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

（六）加強病案的規(guī)范化建設。檔案管理必須強調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強對醫(yī)務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫(yī)務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓，要實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級醫(yī)師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識，要強化管理抓落實。實行監(jiān)督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。

（七）加強對影像及其他數(shù)字資料嘗試運用先進的管理手段。高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務活動，須保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫(yī)院計算機管理十分普遍，有的醫(yī)院甚至嘗試應用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，它的信息與載體的相對分離，如何保證原始真實性，尚有待探討。但它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進行貯存、調(diào)閱，不失一種值得嘗試的方法。因而實行數(shù)據(jù)庫的形式進行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。其他如住院收費實行電腦化管理，消除傳統(tǒng)的出院病人對賬單。所有的出入院明細賬均實行電腦存盤，減少了庫存，規(guī)范了明細賬。雖然，出院病人對賬單不屬于歸檔范圍，但其以數(shù)據(jù)庫形式存盤留檔的管理模式，為電子檔案的運用提供了很好的范例，是實行現(xiàn)代檔案管理的一種趨向，值得探討。

（八）制定相應的考核制度。檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。醫(yī)院應將此內(nèi)容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領導管理、使醫(yī)院檔案管理工作上臺階。

作者簡介

楊恒寶（1977-），男，畢業(yè)于濱州醫(yī)學院中醫(yī)專業(yè) 山東省委黨校研究生在讀?，F(xiàn)任山東省鄒平縣碼頭鎮(zhèn)衛(wèi)生院院長，從事院日常業(yè)務及檔案管理等工作十幾年。