李瑩梅

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院的對(duì)外交流形式、服務(wù)對(duì)象日益多樣化，交流合作的領(lǐng)域也在不斷拓展，外事活動(dòng)已經(jīng)成為醫(yī)院豐富醫(yī)療資源、醫(yī)護(hù)人員豐富知識(shí)、拓展工作領(lǐng)域及提升自我的重要平臺(tái)。醫(yī)院的外事工作是一項(xiàng)極具政治性和政策性的工作，對(duì)加強(qiáng)同世界各國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生交流、促進(jìn)各國(guó)人民之間的友誼和世界和平有著十分重要的作用。在信息化高速發(fā)展的今天，如何做好醫(yī)院外事檔案工作是一項(xiàng)重大的挑戰(zhàn)，我們要掌握醫(yī)院外事工作的特點(diǎn)、吸取傳統(tǒng)工作方式的優(yōu)點(diǎn)，結(jié)合信息時(shí)代發(fā)展出一種能充分發(fā)揮外事檔案管理工作的積極性、主動(dòng)性及時(shí)效性的信息化管理體制和模式。

1 醫(yī)院外事檔案的特點(diǎn)

結(jié)合我國(guó)的外事政策，醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的外事活動(dòng)在時(shí)間上主要有長(zhǎng)期及短期兩種方式。長(zhǎng)期外事活動(dòng)主要是指持相關(guān)有效護(hù)照出國(guó)（境）進(jìn)修和學(xué)習(xí)3個(gè)月以上的對(duì)外交流活動(dòng)，短期則指持相關(guān)有效護(hù)照出國(guó)（境）訪問(wèn)、考察、交流、短期培訓(xùn)及參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議等對(duì)外交流活動(dòng)。而從形式上來(lái)說(shuō)，主要有醫(yī)護(hù)人員出訪及外籍人員來(lái)訪等兩種形式。

1.1 醫(yī)院外事檔案數(shù)量的日益增多性及內(nèi)容的多樣性、專(zhuān)業(yè)性

醫(yī)院外事檔案是真實(shí)記錄醫(yī)院在與外國(guó)政府、組織以及個(gè)人進(jìn)行友好往來(lái)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的圖表、文字和錄像，是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，不止客觀、真實(shí)地記錄了醫(yī)院在對(duì)外交流上的所有發(fā)展過(guò)程，也給醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。

衛(wèi)生系統(tǒng)對(duì)外合作與交流范圍的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院外事活動(dòng)日益增多，外事檔案的內(nèi)容也呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，主要有國(guó)際政府及組織人員來(lái)訪、醫(yī)護(hù)人員出國(guó)進(jìn)修學(xué)習(xí)、參觀考察、學(xué)術(shù)交流、參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議，國(guó)際合作項(xiàng)目的管理、港澳臺(tái)人員往來(lái)、外籍專(zhuān)家的聘請(qǐng)及管理等。而醫(yī)療行業(yè)的專(zhuān)業(yè)性也加強(qiáng)了醫(yī)院外事檔案內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性及特殊性。

1.2 醫(yī)院外事檔案載體的多元性

醫(yī)院外事活動(dòng)的增加、內(nèi)容的多樣性使外事檔案的載體逐步多元化，由原始的紙質(zhì)材料及榮譽(yù)證書(shū)、禮品等實(shí)物逐漸發(fā)展出光盤(pán)、照片、錄音帶、錄像帶、電子文件等。而現(xiàn)今時(shí)代，信息的大面積輻射也帶來(lái)了更多形式的外事檔案，因此，我們要更好地使所有載體的外事檔案能夠及時(shí)、完整、齊全地收集，醫(yī)院的外事活動(dòng)能夠保持歷史性，更好地促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療資源的不斷豐富。

1.3 醫(yī)院外事檔案來(lái)源日益復(fù)雜性

醫(yī)院在對(duì)外交流活動(dòng)中，醫(yī)護(hù)人員因其工作性質(zhì)的特殊性，有許多與外單位的合作項(xiàng)目或活動(dòng)，因此，從這一方面而言，醫(yī)院外事檔案來(lái)源除了本單位的外事部門(mén)外，還包括衛(wèi)生系統(tǒng)中上級(jí)外事主管部門(mén)及其他系統(tǒng)的外事部門(mén)。這就容易引起醫(yī)院外事檔案在整理過(guò)程中出現(xiàn)疏漏的現(xiàn)象，從而影響檔案的完整性。

2 醫(yī)院外事檔案工作的管理現(xiàn)狀

醫(yī)院外事檔案的管理隨著時(shí)代的發(fā)展也實(shí)現(xiàn)了跨越式的進(jìn)步，然而，由于其數(shù)量的日益增多性、內(nèi)容多樣性、載體多元性及來(lái)源復(fù)雜性，仍然存在許多管理上的問(wèn)題。

2.1 醫(yī)院外事檔案管理制度不夠健全

外事檔案管理制度的不健全，直接導(dǎo)致外事檔案管理上的理論方面的空白，無(wú)法形成一個(gè)較為完整的檔案管理系統(tǒng)，只能去借鑒其他檔案，譬如人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等部門(mén)檔案的制度進(jìn)行管理。

2.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的醫(yī)院外事檔案管理人員

醫(yī)院外事檔案管理人員大多是由醫(yī)院外事部門(mén)的專(zhuān)辦員兼任，這種檔案人員挑選方式是一把“雙刃刀”。醫(yī)院外事專(zhuān)辦員在辦理外事工作中，對(duì)外事檔案的熟悉有利于醫(yī)院外事檔案的整理和歸集。然而，從另外一方面而言，外事專(zhuān)辦員大多數(shù)未參加過(guò)正規(guī)的外事檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，無(wú)法進(jìn)行正規(guī)的檔案管理工作，對(duì)文件目錄、歸檔號(hào)、保管期限、案卷目錄等檔案專(zhuān)業(yè)工作無(wú)法進(jìn)行操作，容易造成外事檔案丟失或收集不完整的想象，對(duì)今后的檔案查詢(xún)及醫(yī)院發(fā)展造成一定的影響。

2.3 醫(yī)院外事檔案管理方式落后

目前，大多數(shù)醫(yī)院仍采用收集、整理、保管的傳統(tǒng)模式來(lái)進(jìn)行外事檔案管理。大部分的外事檔案的查閱仍依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的查找方式，外事檔案的信息化建設(shè)和管理處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)。這就導(dǎo)致信息的滯后，與其他信息工程的脫節(jié)，極大地制約了外事資源為醫(yī)院及其醫(yī)護(hù)人員提供科研、教學(xué)等各方面的服務(wù)便捷性。

3 醫(yī)院外事檔案管理的信息化

為了更好地做好醫(yī)院外事檔案管理工作，除了建立健全醫(yī)院外事檔案管理制度、加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)，在現(xiàn)今的信息化時(shí)代，更重要的是做好醫(yī)院外事檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展，讓外事檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)有機(jī)結(jié)合，可使外事檔案管理工作走上良性的發(fā)展道路，達(dá)到更好的效果。

3.1 構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

醫(yī)院外事檔案管理工作是加強(qiáng)醫(yī)院與國(guó)內(nèi)外醫(yī)院聯(lián)系的平臺(tái)，也是科研與教學(xué)不斷拓寬的基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的交流與溝通日益頻繁，構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已然成為醫(yī)院外事檔案工作的一個(gè)必然選擇，也是實(shí)現(xiàn)外事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的第一步。構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將分散的外事檔案信息資源連接起來(lái)，開(kāi)發(fā)利用豐富的醫(yī)院外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時(shí)地與國(guó)內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作，了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動(dòng)態(tài)，為醫(yī)護(hù)人員提供更好的工作和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療資源的豐富、醫(yī)護(hù)人員的培養(yǎng)產(chǎn)生積極的作用。

3.2 完整無(wú)缺地錄入醫(yī)院外事檔案相關(guān)信息

一份完整的醫(yī)院外事檔案，包括外事人員的具體個(gè)人信息、邀請(qǐng)函、上級(jí)外事主管部門(mén)的批件、具體行程安排及外事心得等部分。我們需將這些每次外事活動(dòng)所獲得的具體內(nèi)容錄入醫(yī)院的外事檔案管理系統(tǒng)，建立外事活動(dòng)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置外事人員姓名、國(guó)籍、護(hù)照號(hào)碼、活動(dòng)時(shí)間、出訪國(guó)別、活動(dòng)行程等詳細(xì)信息輸入欄，將所有信息無(wú)一缺漏地進(jìn)行錄入，再按具體外事活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行文件目錄、歸檔號(hào)、保管期限、案卷目錄等的編輯。這是建立醫(yī)院外事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)極為重要的一個(gè)步驟，任何一個(gè)信息的缺失都將導(dǎo)致今后查詢(xún)的不便。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是在傳統(tǒng)外事檔案管理的模式上衍生出的一種新的管理模式，我們依靠傳統(tǒng)模式的外事檔案管理方式，借鑒紙質(zhì)檔案的歸檔方式，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了外事檔案的信息化建設(shè)。

3.3 建立好醫(yī)院外事檔案信息搜索平臺(tái)

醫(yī)護(hù)人員由于職業(yè)的專(zhuān)業(yè)性，需要及時(shí)與國(guó)內(nèi)外先進(jìn)醫(yī)療技術(shù)進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，因此，參加的外事活動(dòng)較為頻繁。為了更好地為醫(yī)護(hù)人員提供外事檔案查詢(xún)功能，醫(yī)院外事檔案信息平臺(tái)需不斷升級(jí)搜索功能，以便為醫(yī)護(hù)人員提供更好的服務(wù)。鑒于醫(yī)院外事檔案的特殊性，可設(shè)置中英文搜索、模糊搜索及高級(jí)搜索等功能，按科室、日期、外事人員姓名、國(guó)別、活動(dòng)行程、護(hù)照號(hào)碼等內(nèi)容設(shè)置搜索欄，滿(mǎn)足各種搜索需求，方便醫(yī)護(hù)人員在第一時(shí)間獲得相關(guān)外事檔案資料。這就從根本上改變了傳統(tǒng)的外事檔案管理模式，用高科技的信息化功能傳承了傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢(xún)功能。

3.4 建立健全醫(yī)院外事檔案信息化管理制度、加強(qiáng)保密原則

醫(yī)院在構(gòu)建外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的同時(shí)，需建立健全醫(yī)院外事檔案的信息化管理制度。醫(yī)院要根據(jù)外事工作的特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理的規(guī)章制度，制定完善的外事檔案信息化管理辦法及歸檔范圍等相關(guān)規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行，才能使外事檔案的信息化管理有章可循，這是外事檔案信息化管理的重點(diǎn)所在。醫(yī)院外事檔案相較其他檔案而言，更具特殊性和保密性，因此在進(jìn)行醫(yī)院外事檔案信息化管理中，需不斷加強(qiáng)保密性的原則，需對(duì)外事檔案工作人員進(jìn)行信息化權(quán)限設(shè)置，對(duì)具有密級(jí)的外事檔案要進(jìn)行信息化加鎖管理，對(duì)開(kāi)放利用范圍要進(jìn)行信息化設(shè)置，嚴(yán)格把握可查詢(xún)范圍，使醫(yī)院外事檔案能更好地保存。

醫(yī)院外事檔案的管理和利用對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著重要的作用，隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院外事檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。只有做好醫(yī)院外事檔案的信息化管理，才能實(shí)現(xiàn)便捷、快速、時(shí)效、準(zhǔn)確、多方位的信息服務(wù)，才能有效地節(jié)約資源、實(shí)現(xiàn)資源最大利用化，才能滿(mǎn)足新形勢(shì)下醫(yī)院外事工作的需要，從而進(jìn)一步滿(mǎn)足醫(yī)院在外事活動(dòng)中不斷發(fā)展和進(jìn)步的需要。