蘇衛(wèi)芳

企業(yè)檔案是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)信息和主要依據(jù)，是無形資產(chǎn)的重要體現(xiàn)形式，在一定條件下影響企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，而企業(yè)檔案利用工作又是企業(yè)檔案管理重要一環(huán)。因此，檔案部門要更新觀念，采取有效措施，積極做好企業(yè)檔案利用工作。

1 企業(yè)檔案利用工作的重要性

企業(yè)檔案部門不同于公共檔案館和專業(yè)檔案館，雖然一定程度上具有這些檔案館的某些共同特性，如存史功能等，但是作為企業(yè)檔案部門，其生存的根本動力主要體現(xiàn)在它對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本保障力和積極推動力。

1、為企業(yè)管理的決策提供可靠依據(jù)。在一切工作中，決策正確是其成功的根本保證，要做到這一點(diǎn)，必須掌握大量的科學(xué)依據(jù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以通過檔案了解企業(yè)一系列重大事件，了解企業(yè)的歷史與現(xiàn)狀，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，遵循發(fā)展規(guī)律，揚(yáng)長避短，掌握當(dāng)前企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨向，指定出符合市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的企業(yè)發(fā)展政策與措施，使企業(yè)適應(yīng)新時期的發(fā)展少走彎路。

2、是提升企業(yè)核心競爭力的重要保障。企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。從近兩年一些企業(yè)檔案利用效果抽樣數(shù)據(jù)來看，檔案部門主要圍繞企業(yè)的招標(biāo)、投標(biāo)、聯(lián)營以及科技開發(fā)、專利申請、成果轉(zhuǎn)讓、設(shè)施改造等外向型經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行企業(yè)檔案的挖掘和開發(fā)利用。檔案信息在傳遞過程中所發(fā)揮出的資質(zhì)信譽(yù)作用、知識載體作用、化解危機(jī)作用、產(chǎn)品服務(wù)作用等事例顯著增多，從“質(zhì)”的層面上逐步揭示著檔案與企業(yè)科技要素、經(jīng)營管理要素、生產(chǎn)要素直接結(jié)合的資本作用取向。由此可見，檔案利用作用的供需視點(diǎn)正在由傳統(tǒng)的輔助參與、史料借鑒方面向參與經(jīng)營、價值交換方面轉(zhuǎn)變。

3、為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)。企業(yè)檔案不僅是一種信息資源，也是一種文化資源，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的管理思想、經(jīng)營理念、行為規(guī)范和企業(yè)精神的綜合，是企業(yè)寶貴的無形資產(chǎn)，滲透于企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營管理活動中。企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)，是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，對企業(yè)文化建設(shè)起著宣傳推廣和支撐作用。

4、為科學(xué)研究服務(wù)。由于種種原因，我國各級國家綜合檔案館保存的檔案絕大多數(shù)是黨政管理檔案。一些專業(yè)、專門檔案館保存了一些科技檔案和專門檔案，雖然這些館藏中不乏反映國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)劃、政策、法規(guī)等宏觀信息，但是反映我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的很多生動的、豐富的微觀信息卻大量地、分散地保存在各類企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)中。一些學(xué)者、新聞媒體或感興趣的公民對獲得反映經(jīng)濟(jì)活動的檔案抱有一定的期望。這種情況在國外也很常見。我們從維也納第15屆國際檔案大會國際檔案理事會企業(yè)與勞工檔案委員會提交的研究報(bào)告中可以看到類似的需求。如德國一些地區(qū)設(shè)立了區(qū)域性經(jīng)濟(jì)檔案館，將本區(qū)域企業(yè)檔案集中在一起進(jìn)行專業(yè)化方式管理，有效保存區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史，同時為利用這些檔案提供了便利。

2 目前企業(yè)檔案利用中存在的問題

1、某些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足、重視不夠。由于檔案意識較為薄弱，使得企業(yè)的檔案管理工作很多還依然停留在建檔、管檔、看家守?cái)?、你查我找的較低水平，忽視了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用工作。一些企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營管理重大決策時，決策層甚至沒有想到要去查一查文件、檔案，分析和研究過去企業(yè)在遇到類似問題時是怎樣決策和處理的。一些企業(yè)無視已有的知識寶庫，不吸取前人和他人的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，走了很多冤枉路，浪費(fèi)了寶貴的時間，甚至造成了重大的經(jīng)濟(jì)損失。許多珍貴的、有很高利用價值的檔案資源被常年閑置，無法發(fā)揮它們應(yīng)有的職能和作用。

2、某些企業(yè)館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)較為單一，內(nèi)容不夠豐富多樣。由于企業(yè)檔案人員管理工作的不科學(xué)、不規(guī)范，歸檔制度不夠健全以及缺乏“以用戶為中心”的服務(wù)理念，企業(yè)檔案人員普遍對黨政部門和財(cái)務(wù)會計(jì)部門形成的檔案收集的較為齊全，而對于生產(chǎn)科研部門形成的科研和技術(shù)檔案等卻收集不完整，使得某些具有較高保存價值的檔案信息未能及時收集和歸檔，影響了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用。

3、檔案信息管理模式實(shí)效不高。有不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)根本目的沒有長遠(yuǎn)的認(rèn)識，甚至認(rèn)為只要把文件目錄庫、全文庫建立起來，就是數(shù)字檔案館。忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，造成檔案信息化效益低下，投入大量的人力、設(shè)備后，只帶來了由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募@個改變而已，企業(yè)檔案的深層次加工工作較為滯后，使企業(yè)檔案的作用無法正常發(fā)揮，進(jìn)而影響到企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案利用工作的對策

1、明確利用工作地位，建立健全利用工作制度。企業(yè)分管檔案工作的各級領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)高度重視企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用工作。要在人力、物力、財(cái)力等方面向檔案開發(fā)和利用工作傾斜和支持。企業(yè)檔案工作者，應(yīng)立足本職勇于創(chuàng)新和改革，破除“重管理、輕利用”的思想，克服“無所作為”、“不求進(jìn)取”的消極認(rèn)識，從而真正為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到引導(dǎo)和服務(wù)的作用。企業(yè)檔案部門要建立檔案信息利用的預(yù)測制度。通過對企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用可行性的預(yù)測和分析，掌握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對企業(yè)檔案信息資源的需求和動向，建立需求信息預(yù)測網(wǎng)絡(luò)，有針對性地進(jìn)行企業(yè)檔案信息的收集、匯總和分析。同時，也應(yīng)經(jīng)常對企業(yè)檔案的利用信息反饋，明確企業(yè)檔案工作每一個階段的利用重點(diǎn)，有針對性開展工作。

2、采取現(xiàn)代科學(xué)手段，最大限度滿足企業(yè)對檔案信息資源的需求。一是通過信息檢索，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的利用。企業(yè)檔案部門可根據(jù)館（室）藏情況及用戶需要，編制不同的檢索工具，準(zhǔn)確揭示企業(yè)館（室）藏檔案的內(nèi)容，用戶可利用檢索工具方便、快捷地查找有關(guān)的企業(yè)檔案信息。二是建立信息交流平臺，及時準(zhǔn)確地傳遞信息?？衫眯畔⒕W(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)檔案信息及時交流傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案 資源共享。但要注意在嚴(yán)格保守企業(yè)機(jī)密的情況下，確保信息交流的適度性。三是開展信息咨詢。以企業(yè)檔案信息為基礎(chǔ)，向利用者推薦使用并解答相關(guān)問題。

3、要深層次開發(fā)和利用檔案信息資源。傳統(tǒng)檔案服務(wù)的目的是為用戶提供檔案，提供解決問題所需信息。而要深層次利用檔案信息，服務(wù)目的需從為用戶提供檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闉橛脩籼峁┲R?？梢岳矛F(xiàn)代信息技術(shù)將分散、雜亂的原始信息進(jìn)行處理，抽取知識單元，將其編成集中而有序的信息，并準(zhǔn)備隨時為利用者輸出；可以建立健全企業(yè)檔案信息的宣傳報(bào)道體系，將館（室）藏檔案信息的內(nèi)容特征、形勢特征及其他情況告之于利用者，促進(jìn)和指導(dǎo)利用者更加充分和有效地利用企業(yè)檔案信息；可以采用定性與定量相結(jié)合的方法，對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行歸納整理、分析，作出綜合敘述、評價建議，以此來預(yù)測企業(yè)發(fā)展的動向和趨勢的開發(fā)活動。

4、加強(qiáng)橫向交流。企業(yè)檔案部門之間的業(yè)務(wù)交流相對較少，企業(yè)檔案利用開發(fā)好的經(jīng)驗(yàn)與做法缺乏共享的平臺。從國外檔案界看，目前歐洲國家不僅國內(nèi)企業(yè)檔案工作者協(xié)會的活動很活躍，而且許多企業(yè)檔案館負(fù)責(zé)人還活躍在國際檔案組織舞臺上。建議檔案行政管理部門在這方面加大引導(dǎo)力度，同時幫助建立和發(fā)展企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、人員培訓(xùn)與業(yè)務(wù)交流活動。

總而言之，做好企業(yè)檔案利用工作，對利用檔案挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力、提高企業(yè)生產(chǎn)、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)、增強(qiáng)企業(yè)科技創(chuàng)新能力和現(xiàn)代化管理水平、調(diào)動企業(yè)職工的積極性和創(chuàng)造性都具有十分重要意義。我們一定要把企業(yè)的檔案利用工作作為一項(xiàng)主要業(yè)務(wù)工作，化大力氣盡全力做好它，只用這樣才能使企業(yè)檔案工作長盛不衰。