摘 要：闡述了現(xiàn)行人事檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應(yīng)的諸多問題，分析了企業(yè)及從業(yè)人員對人事檔案的模糊認(rèn)識，提出了加強人事檔案管理的幾點建議。

關(guān)鍵詞：排水企業(yè)；人事檔案；檔案保存

職工人事檔案是職工基本情況及德、能、勤、績、廉的綜合記錄，是組織人事部門科學(xué)合理選拔、使用人才的重要依據(jù)。職工人事檔案是記錄職工個人學(xué)習(xí)、工作、參加各項保險、工作變動等情況的原始資料，是證明個人工作年限、文化程度、學(xué)識水平、技術(shù)狀況、功過獎懲和用人單位評判的重要依據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益，也是職工接續(xù)保險、享受各項福利待遇的重要依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，用人形式的多元化，職工檔案存在著一些不容忽視的問題。利用范圍局限于人事部門導(dǎo)致檔案長期不整理、不裝訂，材料不全、填寫前后不一，影響檔案完整率。因此，本人對職工人事檔案歸檔完整率低這個問題開展研究和提出一些建議。

1 人事檔案管理中存在的問題現(xiàn)狀

在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》頒布后，如何更好的利用職工人事檔案為城市排水工作服務(wù)是一個全新的課題，目前，公司的職工人事檔案管理方法，局限于“看攤式”的管理，重管理、輕服務(wù)、方法繁瑣、利用面窄，已成為無人問津的死檔。

1、檔案內(nèi)容陳舊貧泛，不能及時反映個人學(xué)歷、職稱等方面的變化和工作業(yè)績。

2、利用面窄，利用查閱手續(xù)繁瑣。特別是歸檔材料不完整，因為，企業(yè)職工檔案的內(nèi)容包括十大類（一）履歷材料；（二）自傳材料；（三）鑒定、考核、考察材料；（四）評定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的成績，審批等材料）；（五）政審材料；（六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；（七）獎勵材料；（八）處分材料；（九）招用、勞動合同、調(diào)動聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；（十）其他可供組織參考的材料，當(dāng)然職工人事檔案的形成不是一天兩天形成的，它是職工一生中全部歷史的反映。如果這些材料收集不齊全，會影響職工檔案的質(zhì)量。本人通過調(diào)查，加強管理，健全完善各項制度，特別是通過去年的整理，按照公司制定的方針目標(biāo)，重新規(guī)范，經(jīng)過一年多的努力，提高了職工人事檔案的質(zhì)量和歸檔完整率。

3、一些職工調(diào)動單位比較多，用人單位與人事管理部門工作脫節(jié)，形成一些歸檔材料收集不完整，如：是黨員的缺少入黨材料，工作后取得學(xué)歷無學(xué)籍材料、受表彰無獎勵材料，特別是正常的工資材料，年度考核材料等均不能及時歸入本人檔案。本人對綜合檔案室保存的職工檔案589卷，按入廠時間的年齡段進(jìn)行調(diào)查、統(tǒng)計，然后抽取2005年至2009年入廠人員共152人進(jìn)行歸檔完整率的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)152人的檔案歸檔很不完整。

2 制定職工檔案歸檔完整率目標(biāo)

根據(jù)公司質(zhì)量管理的方針目標(biāo)，公司給本科室的目標(biāo)要求職工檔案歸檔完整率達(dá)100%為確定目標(biāo)值。通過分析、研究、確定，把提高職工檔案歸檔完整率達(dá)98%定為本年度公司考核目標(biāo)。

3 加強企業(yè)人事檔案的對策

（一）針對目前職工檔案管理方式落后，不夠科學(xué)，采取如下措施：首先改進(jìn)管理方法，實行計算機管理。將全司職工檔案目錄輸入計算機，進(jìn)行目錄管理和查閱，實現(xiàn)管理規(guī)范化、信息化。要適應(yīng)時代的發(fā)展和新時期人事工作的需要，更新觀念，實行科學(xué)化管理。

1.同時為提高檔案管理水平，采用計算機管理人事檔案信息，逐步研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)，運行職工檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于職工檔案的保密和安全。

2.對全司職工每人發(fā)一份職工履歷表，認(rèn)真填寫，然后交到公司人事科。

3.將存放在人事科幾年的專業(yè)技術(shù)人員考核表交到檔案室整理歸到個人檔案。

4.將檢查出一些職工是黨員的缺少入黨材料補上，工作后取得學(xué)歷無學(xué)籍材料的，受到表彰無獎勵材料，特別是正常的工資材料，年度考核材料等均收集歸入本人檔案。

5.做到廣泛收集材料，及時補充職稱評定、職務(wù)升降、工作變動等方面的檔案內(nèi)容。收集工作質(zhì)量的高低，在相當(dāng)大的程度上影響著人事檔案工作中其它各項工作的開展，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)工作情況和材料情況定期向檔案管理部門移交，使職工檔案材料的收集工作做到制度化、正?；?/p>

（二）針對歸檔的材料質(zhì)量差，采取如下措施：

根據(jù)我們對職工檔案的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，職工在填寫個人履歷表時前后不一，特別是“三齡”的填寫比較混亂，由于在不同的歷史發(fā)展階段，一些職工根據(jù)自己某種實際需要量填寫“三齡”時作了不實際的填寫，給我們工作帶來不便，我們與勞動保障的人員一起核定最后以最早填寫的時間為準(zhǔn)，并印發(fā)確認(rèn)表發(fā)到全司職工，以本人簽字認(rèn)可為準(zhǔn)。

1.嚴(yán)把材料歸檔關(guān)，對一些歸檔材料不符合要求進(jìn)行篩選，

履行嚴(yán)格的審查手續(xù)，特別是對涉及到有關(guān)的時間、學(xué)歷等。由人事科逐一與檔案進(jìn)行核對，檢查歸檔材料本身真實無誤、完整、準(zhǔn)確、體式合格，才能歸檔，否則不得歸入檔案。

2.與公司領(lǐng)導(dǎo)申請購買職工檔案夾及盒，整理裝訂，使每個職工檔案基本情況反映德、能、勤、績、廉的綜合記錄。

3.公司的職工人事檔案管理工作上了一個新臺階。而主要影響職工檔案歸檔率低的1類履歷表及9類工資，問題得到了有效的控制，不再是影響歸檔完整率的主要原因，為公司改革改制提供堅實的基礎(chǔ)。

4.按照國家頒發(fā)的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》要求，公司制訂修改職工人事檔案管理一系列的規(guī)章制度，使公司職工人事檔案做到有章可循，管理工作制度化、規(guī)范化。

5.提高了利用率，受到上級部門及公司各部門的好評。特別是受到市勞動局派員到公司核實職工的工齡，高度評價公司職工檔案高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，使市勞動局的工作人員在很短時間內(nèi)準(zhǔn)確無誤核好工齡。

6.通過努力發(fā)現(xiàn)主要影響職工檔案材料歸檔完整率低的履歷材料、工資材料得到了補充，完整率從原來的66.76%上升到99.1%。

4 制訂以下鞏固措施

為了使公司的人事檔案完整、準(zhǔn)確，制定了一系列鞏固措施，并納入公司標(biāo)準(zhǔn)化制度化管理。

1.提高領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工對職工人事檔案管理重要性的認(rèn)識。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)和質(zhì)量意識，加強了工作責(zé)任心。

3.加強質(zhì)量教育，牢固樹立“質(zhì)量第一”的思想。

5 存在問題和努力方向

1.通過調(diào)查研究，職工人事檔案材料歸檔完整率由原來的67.76%提高到99.1%，達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)，，但隨著市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，企業(yè)改制等與此相關(guān)的職工檔案工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下職工人事檔案管理的新模式。

2.在今后的工作和學(xué)習(xí)中，我們將繼續(xù)加強全面質(zhì)量管理知識的學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)新知識，將學(xué)到的東西運用到管理工作中去。

3.堅持“質(zhì)量第一”的宗旨，加強完善各種管理制度，提高檔案的歸檔率和質(zhì)量，在工作中一如既往的運用TQC的方法發(fā)現(xiàn)問題分析問題，解決問題。

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作者簡介

劉小燕（1964-），女，1988年7月畢業(yè)于廣西廣播電視大學(xué)圖書館學(xué)專業(yè)，館員，梧州粵海環(huán)保發(fā)展有限公司檔案員。從事企業(yè)綜合檔案保存、整理工作，研究企業(yè)檔案入檔、建檔工作。