彭金　王君智

摘 要：如何做好水庫單位的檔案工作，為水庫管理、建設(shè)等方面健康發(fā)展保駕護航，是水庫單位檔案工作者的重要使命。如何做好水庫企業(yè)檔案工作，必須從以下幾方面著手：將檔案工作與各項工作同步進行；加強檔案信息化建設(shè)，使檔案資源共享；加強合作水庫單位檔案工作及信息化管理水平等等。

關(guān)鍵詞：水庫單位；檔案工作；資源共享

檔案是人類社會活動的原始記錄，是最為可靠的固化依據(jù)，最為重要的信息資源。水庫單位檔案是庫區(qū)建設(shè)的真實記錄和反映，是不可再生的寶貴的歷史資源，它能完整、全面地反映庫區(qū)建設(shè)變化工作的過程。水庫單位是公益性的服務行業(yè)，涉及到國計民生，與每個普通百姓的切身利益息息相關(guān)。因此，如何做好水庫單位的檔案工作，為水庫管理、建設(shè)等方面健康發(fā)展保駕護航，是水庫單位檔案工作者的重要使命。如何做好水庫企業(yè)檔案工作，必須從以下幾方面著手：

一是要抓好水庫單位工程檔案與工程建設(shè)三同步管理制度，即工程準備與檔案材料收集同步；工程施工過程與檔案材料形成同步；工程竣工驗收與工程檔案驗收同步。將檔案管理貫穿到施工的全過程。在制定建設(shè)項目計劃、協(xié)議、合同時，將其應列入檔案工作環(huán)節(jié)中；在檢查建設(shè)項目進度質(zhì)量時，應同時檢查檔案監(jiān)督是否到位；在竣工驗收時，應同時驗收工程檔案是否齊全完整和整理規(guī)范。要規(guī)范項目檔案驗收工作，重點檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制。對建設(shè)周期長的工程分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正錯誤。加強對檔案的驗收工作 ，以確保檔案材料的完整與準確。完善水庫單位檔案室的硬、軟件建設(shè)，切實做好各類檔案材料的征集管理，對文件合理分類，準確編號，有序排列，構(gòu)建手工和機檢相結(jié)合的現(xiàn)行文件資料檢索體系，完善文件材料陳列、目錄檢閱覽咨詢等功能，提高服務質(zhì)量。

二是進要加強水庫單位基層檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及水庫供水進社區(qū)服務檔案工作。要拓展檔案網(wǎng)絡(luò)，加強基層單位檔案管理，做到基層點、部門、科室都有檔案管理人員和檔案管理制度，全面收集工程項目、施工準備、產(chǎn)品銷售、機電設(shè)備、對外發(fā)展等重點工作及活動中形成的檔案材料。綜合檔案部門要切實加強對各基層單位檔案工作的指導，供水檔案要同企業(yè)主要生產(chǎn)經(jīng)營部門密切配合，齊抓共管，共同建立起完善的供水企業(yè)檔案服務工作體系，為廣大用戶提供全方位的檔案服務。

三是要加強合作水庫單位檔案工作及信息化管理水平。隨著形勢的發(fā)展，水庫領(lǐng)域不斷延伸，合資建設(shè)了一批水庫企業(yè)，有關(guān)部門要根據(jù)企業(yè)檔案規(guī)范管理有關(guān)規(guī)定，切實增強合資企業(yè)檔案意識，建立和完善檔案管理各項制度，重點加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)，積極引導合資企業(yè)開展檔案收集、管理、利用，維護水庫企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營檔案科研技術(shù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案的安全與完整。針對水庫工程施工道路工程圖紙多、文件多的特點，積極探索縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案在施工中的有效途徑。借鑒先進的管理方法，采用先進技術(shù)，把照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體，不斷提高水庫工程檔案的信息化管理水平。

四、是要建立水庫單位檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務及水庫信息在線服務。隨著檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上傳各項數(shù)據(jù)信息用，使檔案管理服務體系聯(lián)上單位網(wǎng)站，實現(xiàn)信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。目前，國內(nèi)許多水庫單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為水庫單位為社會提供檔案利用服務的一種重要形式。水庫檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務形式，讓利用者利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象的咨詢，提供在線檔案查詢。

五、是要實現(xiàn)水庫信息資源共享。水庫檔案服務要建立一個完整的檔案信息系統(tǒng)，實體化管理，應建立“電子文檔數(shù)據(jù)管理”體系，并與信息管理部門密切配合，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，按照統(tǒng)一的規(guī)范化標準，依據(jù)電子系統(tǒng)工程的處理方法分若干子系統(tǒng)，逐次利用各子系統(tǒng)的勞動成果，可以在網(wǎng)上提供限制限制性或非保密水庫電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息共享，達到檔案信息在網(wǎng)上共享，尤其是水庫管網(wǎng)檔案產(chǎn)生與城市供水規(guī)劃、建設(shè)、管理中心中，是在自來水的生產(chǎn)、經(jīng)營、挖潛、改造等活動中形成的具有保存價值的各種圖、圖表、文字材料、計算材料、照片、聲像等科技文件材料，與城市的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)濟發(fā)展、人民生活有著十分密切的關(guān)系。所以實現(xiàn)資源共享，通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，使水庫單位與其它各文獻部門充分挖掘資源能力，實現(xiàn)檔案資源互補，提供水庫檔案室藏利用率，避免不必要的重負浪費，更好的滿足社會多方面的需要。

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