李榮晶

摘 要：國家對(duì)檔案工作的發(fā)展越來越重視重視，檔案人才的發(fā)展必將成為未來中國社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速發(fā)展的關(guān)鍵。檔案部門要以人為本，大力提高信息化水平，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和檔案合理利用及高效服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)和諧健康發(fā)展，貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：檔案；開發(fā)；服務(wù)

1 拓展檔案的服務(wù)功能，建設(shè)檔案利用體系

檔案資源建設(shè)是主體，檔案利用體系建設(shè)是歸屬。人才隊(duì)伍是一切事業(yè)的根基，因此，檔案人員工作隊(duì)伍的建設(shè)是三個(gè)體系的檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。如何建設(shè)好覆蓋人民群眾的利用體系，那就是要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，擴(kuò)大利用覆蓋面，完善檔案利用體系。

1.1 創(chuàng)造一個(gè)有利于新時(shí)期檔案管理與利用的社會(huì)環(huán)境

檔案館提供檔案，便于社會(huì)各方面的利用，是檔案工作的根本目的與歸宿。檔案的收集、保管等工作都是圍繞這個(gè)根本目的來進(jìn)行的。合作市檔案館要在現(xiàn)有檔案藏資源情況下做好形勢下的檔案服務(wù)工作，必須拓展檔案服務(wù)功能。那就是從體制上調(diào)整部門綜合檔案室與檔案館的關(guān)系，在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的體制下，打破檔案資源部門分割的局面，將各機(jī)關(guān)單位檔案室作為為檔案館的分室，建立檔案目錄信息共享平臺(tái)，提供資源共享服務(wù)。

具體做法：以檔案館的目錄中心為中心，將各單位暫未進(jìn)館檔案的目錄，特別是機(jī)讀目錄，集中整理到檔案館的目錄中心，利用者只需要到檔案館查詢目錄，摘抄相關(guān)目錄資料后到文件所在單位查閱即可。這樣做一方面能拓展檔案館的服務(wù)范圍；另一方面也提高了服務(wù)的能力和效率，有效的節(jié)省檔案利用者的時(shí)間和精力；又在一定程度上解決檔案館“等米下鍋”的工作狀態(tài)；也全方位地發(fā)揮綜合檔案館的輻射作用，使區(qū)域內(nèi)的所有檔案資源真正成為人民群眾的和全社會(huì)的共享信息。

1.2 大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

拓展檔案利用服務(wù)功能，檔案信息化建設(shè)是手段。檔案館要以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

具體做法：一是進(jìn)一步完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫和重要檔案全文數(shù)據(jù)庫和局域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。本著“利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，先是各單位檔案室建成檔案目錄中心，再通過局域信息網(wǎng)絡(luò)建立起區(qū)域內(nèi)、多層次、分布式、規(guī)范化的各類檔案數(shù)據(jù)庫群，最后實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；二是提升檔案網(wǎng)站服務(wù)功能，建成自己的檔案網(wǎng)站，配合已公開現(xiàn)行文件中心的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)已開放檔案的微機(jī)檢索，逐步做到各單位檔案室實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔，檔案館實(shí)現(xiàn)電子檔案的接收保管和利用。

1.3 夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，開發(fā)檔案信息資源

做好檔案的收集、整理、分類、檢索等基礎(chǔ)工作，是保證檔案資源開發(fā)利用的前提，做好挖掘館藏檔案信息資源搶救、加工、編研工作是發(fā)展檔案事業(yè)的根基。隨著社會(huì)飛速發(fā)展，信息的來源和傳播渠道更加多樣化，綜合化，多角度地反映同一問題的信息情況，可能有分析性的、有預(yù)測性的、有建議性的，因而高層次信息加工編研成果將會(huì)越來越受利用者歡迎。檔案館應(yīng)根據(jù)館藏檔案特點(diǎn)，積極整理加工搞好編研工作，努力寫出高層次的檔案資料編研成果，以滿足黨和政府各項(xiàng)工作及廣大人民群眾對(duì)檔案信息的需求。

1.4 以需求為導(dǎo)向，建立數(shù)字化利用方法

構(gòu)建檔案利用體系的目的，就是最大限度地滿足利用者的需求。利用體系的諸環(huán)節(jié)都要圍繞滿足需求展開。比如我們開始對(duì)數(shù)量龐大的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，首先遇到的就是先對(duì)哪些檔案進(jìn)行數(shù)字化的問題。若以全宗為單位逐一進(jìn)行數(shù)字化，由于周期很長，勢必出現(xiàn)急用的檔案沒有數(shù)字化、已數(shù)字化的檔案又無人利用的情況。按照各全宗檔案的利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類排隊(duì)，選擇利用頻率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，盡早、盡快地滿足利用者需求。

1.5 以方便為切入點(diǎn)，構(gòu)建合設(shè)接待利用大廳

“方便“是檔案館提供利用服務(wù)工作的尺子，如果僅是滿腔熱情接待利用者，但查找取證卻耗時(shí)費(fèi)力，這種服務(wù)再熱情、再周到，利用者也不會(huì)滿意。所以應(yīng)在“方便”上做文章。比如，和有關(guān)部門協(xié)議，將館藏檔案信息、現(xiàn)行文件中心和政府公開信息合設(shè)在一個(gè)閱覽大廳接待利用，用網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工檢索，數(shù)字檔案替代紙質(zhì)檔案，對(duì)利用者來說，他們無論查詢哪一種信息都可以在一個(gè)窗口得到答復(fù)，同時(shí)，如果用網(wǎng)絡(luò)打印替代原件復(fù)印，使檔案原件不出庫的情況下，利用者幾分鐘內(nèi)即可拿到需要的材料。這種服務(wù)模式對(duì)于各個(gè)層次的利用者都是最大的方便。

2 加強(qiáng)檔案干部培養(yǎng)，提高工作人員的綜合素質(zhì)

沒有哪一項(xiàng)工作與人無關(guān)。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是項(xiàng)管理服務(wù)性工作。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，都要求從事檔案工作的專兼職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各種門類檔案、各種載體檔案的管理方法，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。檔案部門要真正有效地造就一批檔案專業(yè)人才，必須強(qiáng)化自我造血功能，結(jié)合檔案工作的實(shí)踐需要，不斷保持檔案人員上崗后的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)與培訓(xùn)（尤其是專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)），不斷地更新知識(shí)與觀念，使其在知識(shí)結(jié)構(gòu)上能夠適應(yīng)時(shí)代的需要，在自身素質(zhì)上符合知識(shí)創(chuàng)新的需要，更好地為檔案事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

3 注重檔案干部隊(duì)伍穩(wěn)定性

保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定和工作上的連續(xù)性，一是有利于發(fā)揮檔案工作人員職業(yè)優(yōu)勢；二是可以充實(shí)檔案技術(shù)人才，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的工作，提高檔案管理工作水平；三是有利于檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案人員相應(yīng)穩(wěn)定性和連續(xù)性可以消除檔案管理人員的臨時(shí)思想，激發(fā)檔案員干事創(chuàng)業(yè)的主人翁精神。有利于歸檔文件材料的整理和利用。一名檔案員從上崗培訓(xùn)到熟悉業(yè)務(wù)，需要較長的時(shí)間，只有保持相對(duì)穩(wěn)定，才能有效地發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于部門工作和社會(huì)大眾；四是有利于檔案的安全和保密。檔案人員在崗時(shí)間越長，他的保密意識(shí)就強(qiáng)，能以較強(qiáng)的原則性處理檔案涉密工作；五是有利于檔案人員新老更替。注重檔案管理人員的年齡層次，以老帶新，即便出現(xiàn)人員的變動(dòng)，可保持工作上的連續(xù)性。然而，在實(shí)際工作中，由于社會(huì)檔案意識(shí)的淡薄，檔案崗位地位沒有得到應(yīng)有的重視，檔案工作人員在社會(huì)價(jià)值和個(gè)人價(jià)值實(shí)現(xiàn)上有著明顯的失落感，要求上進(jìn)的人都不愿意連年干下去。另外，各單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作且不懂檔案工作要求，覺得管理檔案是一件簡單的事，誰都能干，所以好多部門的檔案人員幾乎隨意換人，這些都是檔案人員不穩(wěn)定的原因。這樣的隨意換人使各機(jī)關(guān)單位檔案管理時(shí)好時(shí)壞。為了機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范管理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員建議對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)將檔案員盡量保持穩(wěn)定以利于工作，遭遇到這種情況：對(duì)方說 “誰愿意長期管檔案，管檔案能進(jìn)步嗎？”這句話很現(xiàn)實(shí)，檔案崗位的人員就是進(jìn)步不了，想進(jìn)步的都跳槽了，默默奉獻(xiàn)于蘭臺(tái)的，很少得到任用交流，福利津貼難以落實(shí)，這也是檔案人才流失的原因之一。

4 完善工作人員激勵(lì)機(jī)制，建立檔案工作用人制度

4.1 完善工作人員激勵(lì)機(jī)制

在物質(zhì)條件上，應(yīng)勇于面對(duì)檔案部門物質(zhì)待遇較差的現(xiàn)實(shí)，想方設(shè)法通過各種辦法和途徑不斷改善檔案人員的生活條件。要力求對(duì)所有工作人員在物質(zhì)待遇、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、工作安排、升遷晉級(jí)等各個(gè)方面都做到公平公正，在崗位安排上，把不同人員的素質(zhì)特點(diǎn)和崗位特點(diǎn)相結(jié)合，抑制消極的因素，建立和諧的人際關(guān)系。

4.2 用人環(huán)境上，黨政領(lǐng)導(dǎo)要重視，部門領(lǐng)導(dǎo)要合理規(guī)劃

通過用人制度改革，做到按需引人、競爭上崗。眼下，合作市檔案館到了大量接收到期檔案進(jìn)館的時(shí)期，面對(duì)大量進(jìn)館的檔案資料，具體從事檔案鑒定、整理、著錄、數(shù)字化、利用服務(wù)、搶救保護(hù)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的專業(yè)人員太少，嚴(yán)重影響檔案管理基礎(chǔ)工作及現(xiàn)代化工作的快速開展，甚至出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。作為領(lǐng)導(dǎo)者必須要有足夠的重視和大力的支持，要制定各項(xiàng)政策、創(chuàng)造良好的環(huán)境，積極引進(jìn)檔案人才。

4.3 建立檔案人才任用機(jī)制

如，對(duì)工作業(yè)績突出、貢獻(xiàn)大的人員要適時(shí)予以提拔任用；明確檔案工作人員任期制，檔案工作人員一經(jīng)任用，任期起碼在三年或四年以上；可對(duì)檔案工作敷衍塞責(zé)的人員進(jìn)行處罰等手段，使檔案工作人員煥發(fā)工作熱情、樹立工作使命感和責(zé)任心。

總之，黨和國家越來越重視檔案工作的發(fā)展，檔案人才的發(fā)展必將成為未來中國社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速發(fā)展的關(guān)鍵。檔案部門要以人為本，大力提高信息化水平，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和檔案合理利用及高效服務(wù)，以保障人民群眾的切身利益，促進(jìn)全市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和諧健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)的突破和跨越式發(fā)展。